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2014湖南事业单位文秘专业知识（二） 一、秘书工作的组织形式与工作方式 　　（一）秘书工作的组织形式 　　根据机关的性质和规模的不同，秘书工作的组织形式主要分为集中形式与分工形式两种类型。所谓集中形式是指将秘书工作的全部内容集中到办公室来进行。此种工作形式适合于规模较小的机关或基层组织。而分工形式则是将秘书工作的内容根据工作环节和工作性质的不同划分为若干部分，并将其分别交给相关部门完成。此种形式适合于层次高、规模大、秘书工作任务繁重、人员编制充足、分工细致的大机关。当然，这两种工作形式并不是绝对独立的，有时会根据具体的工作需要而交叉进行。 　　（二）秘书工作的方式 　　常规的秘书工作方式主要分为以下四种： 　　1.值班制 　　所谓值班制就是把每天的时间划分为若干个阶段，将秘书人员分成若干班轮流进行值班，确保秘书工作全天的正常运转。通常党政机关基本采用这种工作方式。 　　2.专项分工制 　　专项分工制是将秘书工作根据业务性质的不同分成若干个项目或专业，秘书人员各司其职。一般大机关采用这种方式。 　　3.专项分工与值班混合制 　　这种工作方式是将业务分工和时间分工结合起来的工作方式。因为党政高层领导机关的秘书工作任务较为繁重，因此需要按照专项分工，循环轮流值班，确保机关工作和谐稳定地运转。通常我国县级以上党政机关的秘书工作基本上采用这种工作方式。 　　4.临时交办制度 　　这种工作方式是指由于突发性的工作使得领导人将秘书工作采用临时现场分配的方法交给秘书人员办理，并保证在不影响正常工作秩序的前提下，使得各项工作正常运转。 　　二、秘书工作的管理措施与制度要求 　　（一）秘书工作的管理措施 　　由于秘书工作事关领导工作活动的正常开展，对领导工作影响很大，并且在新时期下各级领导机关面临着日渐繁重的工作任务，因此对秘书人员提出了更高的要求，所以机关领导人必须从宏观和微观两方面加强对秘书工作的领导与指导，确保秘书工作真正按照领导工作的目标运行，并采取必要的管理措施，以便秘书人员能高质量、高效率地为领导工作服务。 　　对秘书工作的宏观方面的领导，首先是确保秘书人员坚持正确的政治方向，在思想上、政治上确保其与党中央保持高度的一致。加强其对马克思主义的基本原理，党的路线、方针和政策，文化科学和业务知识的学习，使其不断提高自己的思想政治水平和业务能力，学会用正确的立场、观点、方法，研究改革过程中出现的新情况、新问题，努力做好领导机关与领导人的参谋和助手。其次是要严格要求秘书人员遵守工作纪律，全心全意为人民服务，使其做到行为端正、廉洁奉公，不假借领导机关和领导人的名义，徇私舞弊，谋取私利，能及时地、实事求是地为领导人提供信息和建议。最后要树立秘书工作人员谦虚谨慎的优良作风。由于秘书工作代表着领导机关的工作形象，其工作作风能直接影响到党的威信。所以秘书工作人员必须严格要求自己，做到处理问题时态度诚恳，耐心细致，和蔼谦虚，讲究礼貌，以优良的思想作风和工作作风，保证各项工作的完成。 　　对秘书工作的微观方面的领导，首先要实行严格的岗位责任制。即将秘书工作任务以及完成任务的有关规定、要求和注意事项等具体落实到每一个岗位和工作人员，做到人人有事做，事事有人管，确保激发秘书人员工作的积极性，以便于操作、监督、考核和管理。其次要严格实行交接班制度。要求秘书人员做好值班日记，交接班时前一班要向后一班交代工作情况、已办和未办事项等，避免秘书工作运转过程中出现前后脱节的情况。 　　（二）秘书工作的管理制度 　　所谓秘书工作的管理制度，是对秘书人员应当遵守的所有的行为规范和工作准则的统称。这是确保秘书工作正常进行不可缺少的条件。新中国成立后，随着我国秘书工作制度的逐步规范化和科学化，我国秘书工作的管理制度可以划分为以下几类： 　　(1)具有强制执行性质的法规。具体如《中国共产党机关公文处理条例》《国家行政机关公文处理办法》《中华人民共和国档案法》等以及信访、印章管理方面的规章制度。 　　(2)岗位责任制度。如：《秘书处处长职责》《保密室工作守则》等。 　　(3)工作标准类的规章制度。如：《打字员工作标准》等。 　　(4)工作程序性质的规章制度。如：《打字员工作程序》等。 　　(5)工作环节操作规范。如：《收发文登记制度》《文件校对制度》《传阅登记制度》等。 　　(6)奖惩类的制度。如：省委办公厅的《机要通信人员奖惩制度》等。 　　秘书工作的管理规章制度是确保秘书工作正常运转和科学化管理的前提条件，有助于提高秘书工作质量的效率，减少工作的随意性和盲目性。 　　总之，秘书工作的组织与领导决定了秘书工作自身的运转机制，关系到秘书工作的稳定运行。因此，必须从系统科学的角度加强对秘书工作的领导和管理，不断改进和完善秘书工作系统，最大限度地发挥秘书工作在领导活动中的辅助服务功能，