Word自动化办公完全手册.docVIP

Word自动化办公完全手册 微软Office 产品专家 张迎新 来源：《电脑报》2005年合订本 　　为了帮助用户提高操作效率，Word内置了许多“自动化引擎”，以实现办公自动化。有效使用和管理它们是Word 高手的必备技能。 　　一　文档录入自动化 　　　　　　自动查找生僻字　　(2)自动插入特殊符号 　　例如，某篇文档需要输入“→”，无论使用输入法的软键盘还是“插入特殊符号”输入，都必须脱离键盘使用鼠标操作，无形中降低了输入效率。 　　单击“工具一自动更正选项”菜单命令，在打开对话框的“自动更正”选项卡中，在“替换”框中输入将被替换的字符（例如，-）） ，在“替换为”框中输入“→”，单击“添加”按钮即可。 　　在文档编辑过程中，只要输入“-）”字符，Word 便会自动把“-）”替换为“→”。 　　使用这种方法还可以用“*”替换“× ，用“。。。”替换“……”等等。 　　提示：如果输入的字符（例如，* ）不需要被替换，只要按退格键或Curl+Z组合键即可。　　（《图像与复印》编者按：使用此方法时，“替换为”无法用键盘直接输入一些特殊符号，也不能用鼠标点击“复制”→“粘贴”或“插入”等操作。必须用“Crtl+C”和“Crtl+V”将它们貼入。） 　　(3)自动插入常用词语 　　撰写商业信函等文档都需要在末尾处附上联系地址、电话等，这类常用语完全可以用自动更正功能自动插入。如果对联系地址的格式等有要求，你可以预先在空白文档中输入这些内容，然后全部选中这些内容，按下Ctrl+C 组合键，将它放入剪贴板中。单击“工具→自动更正选项”菜单命令，在打开对话框的“自动更正”选项卡中，在“替换”框中输入“联系地址”，将光标放入“替换为”框中并按下Ctrl+V组合键，单击“添加”按钮即可。 　　在文档编辑过程中，只要输入“联系地址”字符并回车（或敲空格键）, Word 便会自动把带有格式的地址信息插入文档。 　　(4自动记忆输入 　　除了“自动更正”以外，Word 还具有“记忆式键入”功能，它可以自动跟踪你的输入，然后从自动图文集中查找有无开头和输入内容相匹配的词条。如果有，且剩下的内容不少于三个字节，Word 就会显示一个提示条，按回车或Tab 键可将提示条中的内容插入文档，按ESC 键将关闭该提示条。 　　单击“工具→自动更正选项”菜单命令，在打开对话框的“自动图文集”选项卡中，选中“显示‘记忆式键入’建议”选项，输入诸如“地址：重庆市渝中区双钢路3号科协大厦”之类的词条，单击“添加”按钮即可。在文档编辑过程中，只要我们在文档中输入“地址”字符，就会显示含有“地址：重庆市渝中区双钢路3 号科协大厦（按Enter 插入）”的黄色提示条，按回车或Tab键将其插入文档，按ESC键将保留输入的“地址”字符同时关闭黄色提示条。 　　2．增删编号自动化 　　篇幅稍长的Word文档都有一定数量的标题和图片，手工对其编号非常不利于后期编辑。只要文档中增加或删除了一个编号，就要对所有的编号进行重新处理。因此，编号自动化是提高文档编辑效率的重要手段。 　　(l) 图片自动编号 　　例如，我们要给图片编制“图1”、“图2”这样的编号，由于Word没有提供这种标签（即编号前缀）样式，必须通过手工修改的方法满足要求。 　　单击“插入→引用→题注”菜单命令，在打开的对话框中，我们可以看到，其内置的“标签”仅有“表格”、“公式”和“图表”。假如我们需要的标签是“图”，可以单击“新建标签”按钮，在打开的对话框中输入“图”，单击“确定”按钮之后即可在“标签”列表中看到它。 　　如果图片编号（后缀）需要采用其他格式，例如，一、二、三之类，则可以单击“编号”按钮，在打开的对话框中“格式”列表中选择需要的样式。如果插入文档的图片编号需要包含章节号，只需选中“章节号”选项，然后在下面的列表中选择“章节起始样式”和分隔符样式即可。 　　当我们在Word 文档中插入图片（或其他对象）以后，它就会根据设置自动将图片编号插入指定位置。在应用该功能之前，我们需要启用它。打开“题注”对话框，单击“自动插入题注”按钮，在打开的对话框中选择需要自动插入文档的若干对象（例如，Microsoft Word 图片）。然后单击“使用标签”和“位置”列表，选择自动插入题注时使用的标签和题注位置，完成后单击“确定”按钮退出。 　　当我们启用了该功能以后，只要在文档中插入了图片或其他对象，Word 就会按照上面的设置将编号自动插入指定位置。再次插入图片以后，图片编号的前缀不变、后缀顺序递增，并按原来的设置自动插入文档。 　　提示：如果我们没有按上述方法设置“自动插入题注”，则可以在文档中找到插入图片编号的位置，然后打开“题注”对话框，选择好“标签”样式以后，图