庶务采购SOP课件.ppt

庶务采购SOP 1、庶务采购： 预申购项目→开具PR采购单→ PO订单生成传给厂商→厂商送货→收料扣帐→财务汇款 2、新人报道配合： ①新人进厂（F1）负责配合毕俊发放厂服及静电鞋； ②正常工作日劳保发放：上午10：10—10：20； （特殊情况在下午15：00—15：10、外厂于16：00发放） 3、清洁用品申购、发放和统计： ①每周五申购次周使用量（7+2）； ②工作日上午10：00发放； ③ 星期五统计本周使用量于次周星期一呈报上级； PR单的开立 PR单的开立 PR单的开立 PO单的分析 EC单的开立 EC单的开立 EC单的开立 EC单的开立 收料扣帐 材料退运 追踪事项 PR单开立前，所要采购项目的要求及规格、厂商提供的品质及报价 PR单开具后，签核流程的了解，是否有停留及原因 生成PO 单后，及时报给厂商备货，并跟踪PO签核流程 开具EC单时，向关务提交申请后，并及时跟踪审核流程 所有需要的单据备好后，追踪厂商备货、送货事宜 送货时间、地点确定后请需求部门准备收获（或总务代收） 收获时，收货人要验好货品数量及质量 收货后，及时把订单及报关单等送交仓库扣帐 扣帐后，请厂商开具发票（自动送交），提交给财务 关于新人报道配合与清洁用品发放——追踪未发放者，补齐劳保用品，线上维护；清洁用品送货；库房的整理和清点 * 达功：218（9200）CS20 F1/4/6/7/H1、NB1、NB3 达丰：268（9100）CS12 F2、Q-BUS、人资、管理部、经管组、清关中心、实验楼的研发、MRO、IE 资产类： 易耗类： DDP（完税后交货） 依报价单而定RMB or USD 常用的庶务类（如清洁用品、饮料、杯子等）和 IT类（如办公家具、办公设备、办公耗材等） 申购项目 F1选TCC F1 NB1 CS20 除突发性采购外都选预算内 申购项目理由及报价单查阅提示 输入厂商简称即可查询，带出厂商相关资料 根据报价单而定 代理报关：金航和新发展视报价单而定 MRO有建料号的可直接查询，未建料号的附件报价单 一般后推一周 根据实际情况或报价单 需求部门的部门代码 采购物品资料填完后点击 成本分摊后点击新增 选择 组长工号即加签 因有些费用需分摊各部门的要选中 最后点击新增 注意事项： 1、申请地址：http://qcibpm/bpmportal/ 2、明确申购物品的需求部门，以定厂商和Cost center; 3、庶务性采购要附件采购明细的附件单，MRO有建料号的可了附件； 4、在填写申购单细项前要先填写流程加签项； 5、查看报价单，以确定币别是人民币或美元，惠斯顿多用于美元； 6、带*（红星号）是必填项，厂商资料带不出或报价单未写明的信息可用***代替 7、在选择厂商代码时要选择贸易方式为DDP的选项； 8、成本分摊的部门代码一定要正确。 PO号中151（易耗类）和171（资料类）开头的是TCC（达功）；156开头的是TFC（达丰） 品名 数量 单价 总价 费用分摊部门 PO生成时间 公司别 厂商属性 厂商名称 代理报关厂商 付款方式 申请人 会计 关务 MRO议价人 PO号条码 厂商代码 币别 注意事项： 1、申请地址：0/FAEP/ ； 2、只有厂商属性是代理报关、放弃退税、自主报价的才会申请进区单，自主报价的EC单是厂商自已开立的； 3、EC帐号和密码从文档（厂商贸易资料GA）中查找，若此文档中查找不到可请MIS Bruce Zhang(张涛)，要提供 Recommend Vendor Code（厂商代码）。 输入厂商帐号和密码后选择 达功的PO是TCC F1（CS20）；达丰的PO是TFC F2（CS12） China 指定货代有代理报关； 非指定货代是自主报关； Others是放弃退税 代理报关厂商金航和新发展，根据PO来确定 视实际情况而定 不确定可选Others 选择厂商代码 实进货数量 描述 PO秀出厂商属性为放弃退税的要选中 注意事项： 1、资料OK后，点击SaveHeader Delivery AddNew PO 进货实数量 净重 毛重 箱号 板号 原产国 相关信息填好后Save 所有资料都OK后再Exit 注意事项： 1、进入此页面后输入PO号，点击Query，系统会自带出PO的相关信息； 2、在Ship Quantity栏中输入实际需进货数量； 3、在N.W和G.Ws栏中分别输入重量，该栏若不是以重量为单位，可自估重量； 4、要相关资料输完毕后要选中Check选项，然后再Save; 5、如同时需进同一份PO的物品时，可在相关资料填完后点击SaveAll按钮