如何按列给数据清单排序.doc

数据清单的排序 新建数据清单时，它的数据排列顺序是按照记录输入的先后排列的，没有什么规律。利用Excel的“排序”功能，我们可以根据某个特定列的内容来重排数据清单中的行。对数据排序时，Excel会遵循以下的原则： 如果我们按一列进行排序，那么在该列上有完全相同项的将保持它们的原始次序。在排序列中有空白单元格的行会被放置在排序的数据清单的最后。 如果我们按一列以上进行排序，主要列中有完全相同项的行会根据指定的第二列进行排序。第二列中有完全相同的行会根据指定的第三列进行排序。 提示：排序操作不仅仅适用于数据清单中，对于在工作表中的任意选定区域，也可执行排序操作。 一、按一列排序 按照某一选定列排序的操作步骤如下： 在要排序的数据清单中选定任意一个单元格，如图1所示. 图1要排序的数据清单 选择“资料”菜单中的“排序”命令，出现如图2所示的“排序”对话框。 在“主要关键字”下拉列表框中，选定我们重排数据清单的主要列，选中“递增”或“递减”单选按钮以指定该列的排序次序。 如果在数据清单中的第一行包含列标记，在“当前数据清单”框内选中“有标题行”单选按钮以使该行排除在排序之外，或者选中“无标题行”单选按钮，使该行也被排序。 图2“排序”对话框 单击“确定”按钮。如图3所示，以“年龄”为关键字按升序排序后的结果。 图3排序后的结果 提示：单击工具栏中的“升序”按钮，从低到高的次序对数据清单进行排序。单击工具栏中的“降序”按钮，按照从高到低的次序对数据清单进行排序。 二、按多列排序 有时，对“年龄”进行排序后，会发现有许多相同的数据，这时可以继续对“工龄”进行排序。具体操作步骤如下： 选定数据清单中的任意一个单元格。 选择“资料”菜单中的“排序”命令，出现如图2所示的“排序”对话框。 在“主要关键字”下拉列表框中，选定我们重排数据清单的主要列，选中“递增”或“递减”单选按钮以指定该列的排序次序。 在“次要关键字”和“第三关键字”区中选择所需的字段和指定排序方向。当根据多个字段进行排序时，“主要关键字”具有第一优先权，其次是“次要关键字”和“第三关键字”。 设置完成后，单击“确定”按钮。 技巧：如果需要根据多于三列的内容排序，则可以对数据清单执行两次排序，在排序的过程中，首先按照最次要的列排序，然后再次执行排序过程。