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浅谈高校系教学秘书的工作 覃淑青 摘要： 高校教学秘书有着一般秘书工作的共性，也有着自身工作的个性，由于工作方向、目标的差异，使得系级教学秘书工作在遵循一般秘书职责的基础上要联系自身实际、着眼本系发展。教学秘书是教务、教师、学生三者之间的纽带和桥梁，，，，，，， 教学秘书 ／　　　　＼ （教师）　　　（学生） 　　　　 图１ 教学秘书，其工作性质应定位于既是教学工作管理者，，， 院系领导通常肩负教学管理和教学双重任务，工作千头万绪，不可能事事都考虑得很周全，这样就需要教学秘书及时拾遗补缺，提醒领导在什么时间完成什么工作等。教学秘书一方面要辅助教务处与系领导完成各项任务外，还要把教务处的文件精神及时传达给教师和学生，并及时做好及时沟通与协调。以便教学工作得以更好的进行。 2.2服务性 高校的管理工作服务于教学，教学秘书的工作对象为教务处、院系领导、教师和学生，其工作目标是尽可能为领导、教师和学生提供一切可能的帮助。使得教师能更好地教书育人，学生能更好地学习成长。如把教务处的有关通知、要求传达给教师和学生，执行教务部门和院系领导的工作指令，为院系领导提供教学数据，为教师调换课程，为学生安排考试等。高校教学秘书的工作，从根本上讲，管理就是服务，服务即是管理。只有服务性得到很好地体现，你才能得到学生和教师地信任，才能得到学生和教师地配合，高校教学秘书的工作才能做好；只要服务性得到很好地体现，高校教学秘书的工作，其过程会更轻松，效果会更好。 2.3阶段性 阶段性教学构成了高校的整个教学过程，具体实施教学管理的教学秘书工作自然而然地具有较为明显的阶段性。教学管理工作时间主要集中在学期的开始、期中、期末三个阶段。学期初要提前将新学期的上课时间、地点通知给教师和学生，将学生的成绩进行汇总，在此基础上安排补考和重修、辅修等事项，做好新学年的一切准备工作。期中阶段时间相对宽松，主要是按照教务处的要求，完成期中教学检查的各项工作，如召开学生座谈会，将学生对教师的看法，教师听课情况，对教学的要求等及时反馈给院系领导和教务处；期末主要是完成与考试有关的一系列工作，如安排考场、安排监考、分装试卷、登录考试成绩等。对所有教学环节进行收尾和总结，还要重新制定或修改教学计划，排定课表，为下学期的工作做好铺垫。 2.4专业性 教学秘书工作专业性很强，教学秘书必须要了解本院系培养目标，熟悉本院系所开课程的教学大纲、教学计划、课程设置、教材征订以及学分、学时分配、教室的分配等。在学期进行中还要负责教师调课、停课、临时使用教室等事宜。同时还要了解各年级、各专业的学生基本情况，了解教师授课情况。 2.5繁杂性 教学秘书的繁杂性主要表现在工作难度大，既有常规性日常管理工作要做，又有突发性的教学情况要处理，工作重，责任大。工作内容包括教学管理中的专业、课程、课时、师资、学生、班级、试题、成绩、实习、毕业等方方面面，头绪多，工作量大，许多工作都牵涉到具体人和物，甚至涉及教师和学生的切身利益。教学秘书如果有一件事做不好，就有可能影响到部门甚至整个学校教学工作的正常运行，甚至还会造成教学事故。 2.6积累性和档案性 院系实施教学活动、教学研究、教学文件等是不可缺少的重要历史记录，极具保存价值，是学院改革发展的见证，也是促进教学创新、提高教学质量、教学过程的重要信息来源，教学秘书对有保存价值的文档，如教学日历、教学大纲、教案、讲稿、学生的毕业论文、教师的工作量统计和学生成绩登记册等等要进行归档保存。 3、教学秘书的工作职责 3.1严格执行教学计划 教学计划是学校培养人才和组织教学过程的主要依据，它体现了学校培养人才的模式和质量要求，是组织教学过程、安排教学任务、确定教学编制的基本依据。由教研室主任提交教学计划，教学秘书要严格执行教学计划，以确保达到教学计划中培养目标的质量要求。其次，在执行教学计划的过程中，可能会遇到现有教学计划不能满足当前行业发展对专业人才要求的情况，应及时将情况反映给教研室主任，或提出进一步修改、完善教学计划的想法和思路，以便可以更好的改进。 3.2 日常教学管理 3.2.1 教务安排方面涵盖:课程安排、教室安排、调课、各种数据统计积累、考试安排、协调监考教师和考场，， ， ， ， ， ， :教学日历、教室日志、教学计划、授课计划、课程大纲收纳整理、教学工作量记录核实，教师的工作量汇总、组织教师填写教学日历、调整教学秩序等，另外还有教材征订工作。 3.2.3 学籍管理:教学秘书要将新生入学花名册、学生登记表、学生成绩登记表、学生成绩汇总表、毕业生花名册等整理归档。每年每学期进行学期、学年学生学籍的统计和处理，，， 3.2.4 整理教学档案:教学秘书还要做好教学管理中统计报表、基本数据的整理工作、收发教学管理文件、资料归档、保存工作。本系各个专业教学计划、重要