小型零售企业信息化体验报告.doc

小型零售企业信息化体验报告 2000工商管理 刘竖勇 [摘要]实现企业管理的信息化、网络化、现代化，是众多企业决策者的愿望。本文介绍作为中小型零售企业在引入现代信息技术过程中，对方案的可行性、必要性的论证和具体如何实施MIS等等问题进行了讨论，如何有效地降低成本、提高效益、加强管理和控制，尽可能地少走弯路，使企业顺利地走上信息化的道路。 管理信息系统(MIS，Management lnformation System)，是一个由人、计算机等组成的能进行信息的收集、传送、储存、维护和使用的系统。随着网络技术和电子技术的发展，商用电脑的价格一跌再跌和通用商品软件的成熟，使得信息管理系统不再是大型企业的专利，许多小型企业也开始走上信息化的路子，尤其是零售行业，步子迈得更快，本文是我实习过程中经历的一次小型零售企业信息化之后所作总结和分析，希望她能够给尚未实施信息化的企业一些借鉴意义。 一、讨论引进MIS的必要性、可行性 子商务(E-Business)、管理信息系统(MIS)是近年来兴起的热门话题，但并不是每个企业都需要MIS，并非每个企业都应该做电子商务，作为企业的决策者，应该实事求是，从企业目前实际情况和将来发展规划出发，来选择是否需要电脑化管理，以及什么时候开始实施电脑化管理。打个比方，一个个体户，从事商品零售业务，手下经营大约200个单品，像这样的经营规模，就完 全没有必要使用电脑采管理，至少他现在没有这个必要，因为采用手工来管理可能会更方便快捷。另外一个企业，他有一定的规模，但由于种种原因导致现阶段企业的效益不好，这个时候最好也不要急于实施MIS。因为，尽管在实施管理信息系统之后，确实会使企业工作效率提高，人员工资减少，销售总额增加，公司盈利增加，但是实施管理信息系统的过程并非是一帆风顺的，特别是在初始阶段需要投入大量的财力，人力和物力，消耗很大，这在—定程度上会影响到企业的现金流量，也可能影响到企业的正常营业活动，而且新旧系统之间的顺利过渡还需要消耗较长的一段时间，这称之为过渡时期。另外，要从手工状态过渡到信息管理系统，就意味着传统习惯的改变，即面临改革，企业自然要承担一定的风险，付出一定的代价；在这一过程当中，还经常有人抱怨(年龄大一 点的人反应较突出)，新系统耗费那么多的资金，结果还没有原始手工来得方便、省事。然而这个过程又是不可跨越的鸿沟，除非是一个新开业的企业，在营业之前就一部到位，实现整个企业的信息化管理；而作为经营多年的零售企业在信息化时；就必然面临系统中途的升级，新旧系统的并行、过渡和换代，这一过程还可能使一部分人失去原有的工作岗位，损害到他们的即得利益从而产生抵触情绪，所以在上新系统之前，一定要做好相应的调查分析工作。 作为企业的决策者；在企业信息化的进程中，切忌赶时髦，一拥而上，如果一旦决策失误，新系统不能达到自身的要求甚至系统中途崩溃无法继续运行，这时原有的手工系统已经不复存在了整个公司将陷入瘫痪状态，造成无法挽回的损失。企业在信息系统实施之前，可以就以下几个问题作一些了解： 1．技术层面的问题；比如公司管理信息系统中常用的局域网技术；远程网络技术现在发展现状如何?集中式网络架构和分布式网络架构实施难度如何，如果是分布式的网络架构，就还要讨论分部与分部之间的通讯方式，可以选择传统的拨号技术，近年来兴起的ASDN、ADSL或者是DDN等多种通讯方案，各种方式因其传输速率、安全性的差异而价格不同。因为只有技术发展成熟之后， 才能为企业信息化道路扫清技术上的障碍，进而减少企业在信息化过程中的不确定因素，降低风险。企业应该具有较专业的计算机人员站在公司的角度对这些技术问题做一些调查，做到心中有数。 2． 资金问题：在按照公司的要求实现新系统后，所要支付的全部费用对于公司来说是否可以承担，再者，在系统投入使用之后；后续的使用和维护费用(具体包括通讯费用、软件升级费用、系统维护人员工资等)企业是否可以按时支付。 3． 人员配备问题：首先，企业内部要配备一定数量既有计算机专业知识又熟悉企业内部业务的人员，他们是企业与电脑公司之间沟通的桥梁，又是将来软件系统管理人员，不可缺少，而且最好是选择公司里的老员工，公司对他们比较了解，他们也比新来的员工更稳定，不易流失。要防止系统还未完工，或刚走上路，系统管理人员就想辞职(学会技术就走人)的现象发生，这会影响到 整个系统的顺利实施，甚至半途而废，给企业的带来不必要的损失。其次，还应具有会电脑基本操作的人员，作为将来的系统操作人员． 4． 经验学习：在实施系统之前，可以去了解同行业中，是否有成功的经验可以借鉴，了解他们的系统是由哪家公司才承建的，总共耗费了多少资金，现在运行状况是否满意，服务商态度好不好，技术力量如何，在系