探讨地勘单位科技档案管理问题与解决思路.pdfVIP

管理纵横 民营科技2017年第4期 探讨地勘单位科技档案管理问题与解决思路 何媛 (黑龙江省煤田地质物测队，黑龙江哈尔滨150000) 摘要：近年来国家对地勘工作的科研投入不断加大，形成了一大批新的科学技术成果。但在科研成果的转化利用中，由于存在着 科技档案管理制度不健全、信息化管理水平不高、档案管理人员职业能力欠缺等问题，使得一些技术成果在二次开发和调用过程中出 现了资料缺失、调用困难等问题。因此，为了适应信息时代对科技档案管理的新要求，必须转变管理理念，建立健全科技档案归档整理 制度，推进信息化管理改革，并有效提高管理人员的素养和能力，以满足地勘工作科技档案管理的现实要求。 关键词：地勘单位；科技档案；管理 科技档案，即科学技术档案，是档案资料中的一项重要门类。 3加强地勘单位科技档案管理的重要措施 与其他档案资料相比，科技档案的内容构成、形成方式和利用手 3．1健全科技档案的收集和整理制度。健全的科技档案管理制度 段都更加具有专业性和技术性。做好科技档案的管理工作，不仅 拥有完整的资料形成、积累、调用体系。在归档科技档案之前，要 有利于科研成果的转化和推广，也有利于档案管理工作的信息化 对科技文件进行鉴定，确保技术文件的完整和准确性；其后应当 和现代化改革。因此，要从当前科技档案管理工作的常见问题出 对科技资料进行组卷，遵照科技文件的形成规律和内在联系，如 发，挖掘信息资源、转变管理方式，提高地勘单位的科技实力和档 图样材料的排列、文字材料的时间逻辑顺序等，对已有的科技档 案资料管理水平。 案文件组合成为案卷；为了正确体现案卷的内容，还应当对案卷 1 科技档案管理的基本概念 进行编目，至此形成初步的档案资料案卷。其后，应当按照归档管 I．1科技档案管理工作的定义。科技档案管理，从名字可以看出 理要求，对案卷进行归档，首先确定归档范围，即科技档案案卷的 该工作做具有两方面特殊属性：科技性，即该T作有别于常见的 编目类别，并最好归档时间和手续的记录。 档案文书管理工作，是对科研、生产等活动的技术性记录；管理 3．2加强科技档案管理的信息化建设。要提高地勘单位的科技档 性，科技档案管理工作涉及到大量管理学理论的实际应用，因此 案信息化管理水平，可以从四个方面人手。首先要建立一个丰富、 又有别于一般的科学技术资料文件。相比较于一般的档案资料管 全面的地勘科技成果资料库，丰富科技档案的资源储备。实际上， 理工作，科技档案管理在内容上更加专业化、在种类上更加多元 随着近年来国家和单位自身对科研投入的不断加大，只要建立起 化、更具有现实应用意义和更加动态灵活。 科学的科技档案收集整理制度以后，结合国内外已有的科技档案 1．2科技档案管理工作的难点。因为科技档案管理工作的特殊管理经验，就可以较好地建立起地勘单位自己的科技档案资料 性，在实际工作中常遇到一些难点。首先，科技档案记录工作需要 库；同时，需要开发一套科学、全面的科技档案资料检索系统，在 记录、归档人员具有良好的预见性和判断力，即判断出哪些资料 传统的档案管理工作中，由于档案数据量较大，在调阅过程中造 是对技术利用有价值的，并对其进行归档。如果不具有很好的判 成了很大困难。而得益于信息化系统的方便快捷，只要开发出一 断能力，一方面会导致有价值信息的丢失，造成科技档案资料的 套全面的检索工具，对档案号、题名、作者、科技分类等信息进行 不完整，同时也可能造成档案库中无价值信息过剩；另外，信息保 索引，便能大大提高科技档案的检索效率；另外，为了促进科技资 密问题也是需要解决的一大难点，如何不造成泄密、侵权的前提 源的服务和共享，不同的科研单位、高校、企业间可以通过信息化 下实现信息的良好共享，是科技档案管理人员需要考虑的问题。 手段进行科研合作，提高科学技术的研发和使用效率，使得科技 2地勘单位科技档案管道的常见问题 更好地造福于生产、勘探工作。但需要注意的是，在信息化时代， 2．1科技档案收集、归档制度不健全。近年来，地勘单位等企事业 资料的知识产权和保密工作是一大重点工作，在进行科技档案的 科研单位在科技研发领域投入了大量的资金和人力，对一大批先 信息化建设时，为了保护自身的知识产权不受侵犯，同时不侵犯 进的科技成