电子会计档案管理与纸质会计档案管理的比较分析.pdfVIP

管理纵横 民营科技2017年第4期 电子会计档案管理与纸质会计档案管理的比较分析 梁静 (南宁轨道交通集团有限责任公司，广西南宁530000) 摘要：如今社会经济水平有了飞速的发展和进步，而且现代化信息技术也得到了非常广泛的实际应用。在会计行业当中，其档案 载体也从原有的单一纸质材料转变成了纸质和磁性介质(电子档案)并存的形式。这两种不同的载体在性能、材质以及保管、使用方式 上均存在极大的差异。对会计档案格式、存储形式、保护措施、接收以及成本维护等角度展开分析，对比电子会计档案以及纸质会计档 案之间的差异，并分析未来会计档案发展前景。 关键词：会计档案；电子；纸质 伴随着不断发展的科学技术手段，在档案的管理工作当中电子 件的内容进行任何形式的篡改或者是损坏，均有隐患会导致档案资料 技术也得到了非常普遍的实际应用，会计档案的管理工作方式以及工 无法继续进行阅读。 作模式也都有了新内容，电子档案的出现以及陕速发展也属于应运而 4移交以及接收上的差异 生的一种。在这样的环境下，财会工作人员的效率也在不断提升，劳动 在传统的移交方式当中，主要是将纸质的文件进行移交，通常需 强度也有了大幅度的降低。 要完成档案移交清册，而且还需要完成相关的移交手续。在档案移交 1格式匕存在的差异 的过程当中，必须要保证档案处于原卷封装的状态，接收人员则依照 在传统纸质版的会计档案上，其格式主要依靠纸张这一载体，其 档案移交清册来对纸质文件数量进行清点，明确档案完整性，之后接 物理结构、逻辑结构等都通过文字或者是图表的方式固化于书面形式 收并归档储存起来。而相对的，在电子档案的移交过程中，主要有电子 上，格式相对单一。比方说，会计凭证编号需要保证前后的一致陛，报 数据移交以及元数据移交，接收者需要对电子会计档案是否完整、准 告页面需要保证印刷的完整陛，格式以及信息上的变动都可能会留下 确、可用、安全，确定无异常之后可以接收。第一，电子版会计档案准确 一定的痕迹。所以，传统模式下其格式对用户而言比较透明化，格式完 性不能仅仅依靠^．工进行判别，需要借助电子会计档案本身具备的校 整性可以直接显示出信息完整性。与之相对的，电子形式的会计档案 验规则来进行准确的验证；第二，电子版会计档案所绝壁的完整|生虽 主要载体为磁盘或者光盘，用户是不能直接获得信息的。另外，电子档 然可以依靠移交清册的方式来使用人力进行确认，不过会计凭证以及 案在物理结构以及逻辑结构上是计算机读取数据结构，用户角度来看 一些账簿、报告数量相对比较大，因此，凭借会计凭证号码的连续f生和 并非透明，不借助外界工具的话就不能读取数据。就目前信息化程度 索引关系等方式来借助软件自动检测，就能够在较大程度上提升工作 来看，电子版资料格式主要有PDF、DBF、Tx详，大型的会计信息系统的整体效率；第三，电子版会计档案可用性需要依靠软件读取进行验 大多会将资料储存在一些大型数据库当中，所以会计档案的电子版格 证，档案如果能够被读取平台顺利打开，而且没有错误操作的情况下 式会相对复杂，还可能会有多种格式相互复合存在，会随着数据来源 才能够确定档案可用性；第四，电子版会计档案安全陛需要反复经过 变化出现变化。 病毒扫描软件进行检查，确定档案当中没有病毒以及木马等存在危害 2存储方式上存在的差异 的文件；第五，会计凭证上如果有电子签名，需要借助软件来确定其准 在传统模式下，会计档案存储大多是依托于纸张进行存储，由于 确性，确保其合法l生。 纸张对于存储环境的要求，需要保证其处于温度和湿度都比较适当的 5维护成本上的差异 对纸质版会计档案进行维护的成本主要是之资料在归档之后对 环境下(最佳数据为湿度50％～60％、温度14～20。C)，同时还需要拥有适 当的配套保护措施，例如防水、防火、避免潮湿霉变、防止虫咬、防止盗 其进行基本的维护所需要付出的一些经济上的支出，其中主要包括库 窃等。与之相比，电子版的会计档案对于存储载体进行物理保护的措 房管理费用以及人工消耗费用等，大部分隋况下维护的成本比较稳 施除了常规f生的防火防水