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自考商务秘书学 第八章 中外文书撰似与处理比较 第一节 文书撰拟的异同 一、相同之处 1、任务性质相似 在中国，秘书被称为“秀才”、“笔杆子”，为组织领导者草拟各类文书是其最基本的工作任务之一。草拟文书的基本性质不是秘书个人意图或情绪的表达，而且作为组织和领导代表，表达的是组织和领导意图。 2、文书撰拟基本要求有相似之外 在秘书文书撰拟中，要求秘书要忠实地表达领导和组织意图。要通过法定的程序，运用规范的体式和程序，准确地进行表达。 在美国，除了要求秘书文件撰拟在内容上要准确外，也对运用正确的文书信涵格式、写作规范、表达语言、写作技巧上提出了较高的要求。 在英国，对秘书撰拟常用文书也提出了系统的要求，特别对草拟信函时，要对上司的指示作简明的笔记，要对表达的信息或要表达的、提出的问题做到心中有数。 在日本，要求秘书必须掌握草拟文本的知识和技能，具备熟练起草各类文书信函的本领。 3、文书撰似的基本程序有相似之处 美国秘书在撰拟文本的过程中，也十分强调动笔前的准备工作，要由领导者交待文书的内容和行文的目的；最后要有领导者的认可和签署。可见，中国与西方秘书撰拟文书信函的过程中，都有领导者授意，领导者是决定者、立意人和最后审定人；秘书是服从者、表达领导意图者和写作过程的具体操作者。 二、文书撰拟不同之处 1、文书撰拟的传统影响的差异 特定用途和专门体式要求的文种，在行文规则上既有隶属关系间的沟通，又更多的是非隶属关系的横向沟通，具有一定的变通性。 2、文书撰拟的文体模式的差异 在美国，常用的文书类型有公务信函，英国常用的文书种类与美国大体相似，其中公务信函、各类报告、备忘录是经常和大量使用的文体。法国与德国等西方国家文书种类也大体与美英相似，以公务信函、报告书、备忘录等为经常大量使用的文种。 3、西方国家各国的文书语言风格也有差异，但总体来看，有诸多共同之处。特别在企业文书的语言风格上，除了强调简洁、明快外，十分注重在商务公共关系、联络感情、宣传效果、心理需要等方面的促销作用。一般具有感情色彩、委婉、幽默、风趣，以求取得读者的好感。 4、文书撰拟中领导与秘书配合方式的差异。 第二节 文书运行处理的异同 一、收文处理的异同 1、中国收文处理 收文指收进外部送达本机关、单位的公务文书和材料，包括文件、电报、信函、内部刊物、资料，其他文字资料。 中国收文处理程序：①接收。②签收。③拆封。④清点。⑤分类。⑥收文登记。⑦摘要。⑧提要。⑨拟办。负责文件处理的秘书对收来文件提出初步的处理建议，供领导人在批办时参考。需要拟办的文件，一般是上级机关主送本机关并需要贯彻落实的文件；本机关所属部门或下级机关主送本机关的请示性文件；平级机关或不相隶属机关主送本机关需要答复的文件；重要的机密文件等。⑩批抄。⑾批办。⑿传阅。⒀催办。⒁承办。⒂办复。需要办理的文件在办理完毕后，对来文机关做出答复。它体现收文处理的最终结果。可用复函的方式。⒃办结。 2、美国收文处理程序： ①进行初步分拣。②邮件拆封。③注明收件的日期和钟点。④进一步分拣。⑤阅读来件。⑥在登记簿上登记来件。 3、英国收文处理程序：分拣、拆开、将信封内的信函展开，将附件与信函订在一起，将收到的每份公函上盖上日戳，对挂号信函和汇款单要输签名盖章手续，私人信件或机密件，应交给收信人本人及有关人士，按来文登记制度，用登记簿或登记卡将收到的公文逐一登记。 4、日本收文处理程序： ①分清邮件的种类。②开封要精细。③来件一定要登记在收信簿上。④要妥善处理来信的损毁问题。⑤注意必须回复的来件的处理。⑥要根据来件提供的有关信息，把要事记入行事表内。 中西方国家收文处理异同分析 相同相似之处，一是收文处理都有系统有序的程序，每一程序的每个环节都规定了操作内容和要领；二是都有拆封、分类、登记、送领导者阅办等主要环节；三是收文处理中，秘书对封皮上标明“亲启”或“机密”的来件，在未经授权的情况下，都应交给收信人拆封；四是对拆封的来件，秘书都要阅读，以便进一步处理；五是中国负责办文的秘书要提出拟办的意见，美国秘书要在来件上标明重点和提请领导人注意人之处并准备阅办参考资料，日本秘书要在来件上作重点记号或对长文写出摘要等，可见中外秘书在收文处理中既要办理收文事务，又要对领导人阅办处理文件起到参谋辅助作用。六是秘书收文处理都建立了有关制度，都十分重视防止出现差错等等。 不同之处，一是在范围上存在差异。二是收文处理包含的内容上存在的差异。三是收文处理中秘书参谋辅助程序上的差异。四是领导者参与收文处理的程度不同。五是收文处理要求上存在差异。在上述差别，一是因为秘书工作的传统和体制不同；二是因为领导者对秘书工作的要求不同；三是对收文处理范围的划定方式不同。 存在差别的原因：一是秘书工作的传