费用报销及银行付款规定SOP02版.doc

1 目的 为了规范合全药业现金报销和银行付款原则，特制定本规定。 2 范围 上海合全药业有限公司 3 定义 无 4 职责 财务部负责公司一切费用报销和银行付款等事项。 5 内容 5.1 基本流程： 经办人——部门经理——执行副总（——总裁）——财务经理——出纳 5.2 付款批准授权级别，详见附件1“付款批准授权级别表” 5.3 报销及请款时间 5.3.1 现金报销时间为周二和周四2：30PM以前。 5.3.2 采购部银行请款时间为周一至周五1：00PM----2：30PM。 5.3.3 其余部门银行请款时间为周二和周四1：00PM----2：30PM。 5.3.4 其他时间无特殊原因不报销。对于个别需要经常性零星采购的部门，可申请适当备用金。 5.35 时间若有变动，财务部将另行通知。 5.4 特别说明 5.4.1 所有的费用必须及时报销，当月费用当月报销，超过两个月的财务将不予受理。 5.4.2 所有的费用报销必须真实、合理、符合规定的审批程序，需取得相应的原始证并写清用途。若实际支出小于发票金额，请按实际支出报销。 5.4.3 个人费用的报销必须至少取得直接上级主管的批准,即自己无权批准自己的费用，不得让下属填单、自己批准。部门主管的报销必须取得执行副总的批准。 5.4.4 差旅费的报销参照人事部《员工出差管理办法》及《金山职务体系》执行。 5.4.5 手机费的报销参照人事部《通讯费管理办法》执行，每月凭票报销。根据工作性质，可以申请额外补贴，经执行副总审批后，到人事部和财务部备案。 5.4.6 招待餐费及礼品支出，及单张超过50元的出租车票，除符合批准权限外，还应报执行副总审批。 5.4.7 现有报销制度中未规定的费用项目，实行例外管理原则，按权限签字后并报执行副总批准。 5.4.8 所有支出的审批权限严格按照附件1的《付款批准授权级别表》执行，必须根据金额逐级审批。除采购生产物资以外的各项支出，超过部门主管权限的，必须经执行副总的审批。 5.4.9 实行大额请款预约制度。现金报销1000元以上的，需提前一天预约；银行付款20万元以上的，需提前两天预约。 6 参考文件 6.1 GMP-QA-001 “质量文件规范” 7 附件索引 附件1：“付款批准授权级别表” 版本历史 版本： 02 替代版本： 01 日期： 03/17/2005 文件编号： GMP-FD-201 变更原因： 根据实际运行情况，进一步完善制度 付款批准授权级别表 All currency is in RMB 类 别 Items 批 准 程 序 Approval Process 批准权限 Authority Level 申请人 Initiator 批 准 Approved/checked by Dep. Mgr. Segment VP 执行副总 Executive VP 总裁CEO 固定资产购置Capital Expenditure 部门经理 总裁+财务总监 2.0M 基建项目 Construction and Facility Maintenance Construction基建项目 Facility Maintenance设施维护 工程部经理 工程部经理 执行副总+CFO 执行副总+财务经理 预算内 500K 超预算30万 1.0M 采购-生产资料Purchase order for Material 非项目试剂 项目试剂 玻璃仪器和实验工具 经办职员 授权经理+财务经理 1,000 1,000 1,000 20,000 100,000 20,000 100,000 300,000 100,000 2M 2M 2M 采购-非生产资料Non-material purchase 经办职员 授权经理+财务经理 500 50,000(对于有合同的定期支付不受此限,如租金、水电费等) 50,000 现金报销 Petty cash claim 经办职员 授权经理+财务经理 500 50,000 1M 支票或现金预借Check/cash advance request 经办职员 授权经理+财务经理 500 50,000 1M Transfer of Funds between banks资金内部调拔 财务经理 财务总监 No limit 上 海 合 全 药 业 有 限 公 司