公文写作之道：没有规矩不能成方圆文件撰写标准化.ppt

流程图绘制 例二：流程图将执行项目、负责人及使用的记录分开注明，易看易懂，也是制作流程图的常用方法之一。 总之，使用流程图的目的就是清晰、一目了然，如果有些工作太过繁杂和繁琐，当制成流程图时或许不容易看明白，所以应注意流程图使用的时机。 文件的审查、批准 一般规模较小的公司，文件制作完成后交回其部门主管或总经理审核后即可颁布使用，但是对于规模较大的公司，这种做法欠妥当，因为部门专业化的一些文件由本部门自行审批可能没有问题，但是非部门专业化涉及诸多部门工作内容的由制作部门核准使用，掩盖了其它部门的要求的意见，在使用中难免会对其它部门造成困挠，甚至引起磨擦，所以对于文件的审查和核准，许多公司规定了不同审查和核准方式，例： ? 文件的审查、批准 X企业有限公司公司文件审查、核准 文件类别 审 查 核 准 规定/手册 各部门主管 董事长 程序 各部门主管 总经理 工作指导书 部门主管 经理 图纸 工程部主管 ? 一般来说结合相关部门主管审查文件最主要的作用是提出适合于其部门的意见，并加以修订补充，以使文件的内容更完善和具操作性。 文件审批 文 件 类 别 拟 制 会 审 机 构 审 核 批 准 备注 手册类/规定类 主管职能中心总监 各中心总监 管理者代表或行政总监 总经理 办法类/程序文件 各部门经理 各中心总监 行政总监 总经理 管理指引 部门主管/ 一般人员 行政总监 部门经理 主管职能总监 标准 一般人员 不要求 主管 、 经理 表单记录 依文件批准层级 公共性管理指引，由制定单位召开相关主管进行说明。 标准化文件撰写 没有规矩 ——不成方圆！ 目录 文件的目的与意义 文件架构 文件编写方法 文件管理 文件实施与跟进 标准化文件体系在各种体系建立和运行的过程中扮演着相当重要的角色： （1）符合标准要求 在ISO9001和ISO14001的条文中，均要求组织 “建立并保持书面的体系，以全面满足此标准的要求”。 （2）工作的依据 建立文件体系最重要的作用即是所有的工作有所依循，保持 一致和稳定的工作方式，以避免不同的人在操作相同的工作 时出现不一致的工作方式和标准，或者由于口头交待沟通工 作的方式和方法欠明确和清楚。 文件的目的和意义 （3）?提升管理技术水平的基础 当所有的工作要求都文件化后，公司即可在此基础通过日 常工作，不断地完善管理和技术的要求。 （4）?防止经验的流失 书面化的运行体系亦可避免由于人员的流失而导致经验的 流失，从而造成动作上的因难。（5）改善人际关系 由于工作的依据全部在书面上有明确的指令，在执行上大大减少了口头式的命令和沟通，同时降低了同事之间的磨擦的机会。 （6）员工的责任心和荣誉感 执行工作人员透过文件知道自己的工作权责和内容，明确了自己的工作范围从而提升了工作的责任心和荣誉感。  文件的目的和意义 文件的架构 （一）目前建立的文件体系，一般企业均将文件架构分为四个层次，即： 一阶文件：规定/手册 二阶文件：制度/办法/程序 三阶文件；工作指导书 四阶文件：表单或表格 但是，并不是每家企业都必须建立上述架构的体系文件，许多 规模较小制程简单的公司往往将文件的结构划分为3个层次，即： 一阶文件：手册 二阶文件：制度/程序/工作指导书 三阶文件：表单 文件结构的划分完全取决于一间公司的规模、人员的数量同时 亦需考虑公司未来的扩充和发展等。 文件的分类 按管制方式分： 受控文件：对发行/使用/保管/