《国与际商务英语函电》课件-unit 1 信函写作1.pptVIP

lesson one basics of business letters商务信函基础;Learning Objectives; I. Business Letter-Writing;2.Principles of Business Letter-Writing;What are the functions of all business letters?;Elements of Business Letters and Their Positions in the Letter:;Full Block Format: 齐头式;Indented Format: 缩行式; The Structure and Layout of a Letter;1）Heading or Letterhead (信头) 信头对于任何信件来说都是重要的组成部分，商业信函和官方公函尤其如此。 一般社交信函的信头包括发信人的姓名、地址、邮政编码、电话号码、电传及传真号码以及e-mail地址等，置于信笺右上角。 大多数商业信函和官方公函的信头一般采用社交信函的信头，多数是专业设计的，且是已事先印制好的信头（printed heading）,进行联系时最好使用印有本公司或单位信头的信笺，; 这样做出于三个目的：美观（appearance）、高效(efficiency)、标准化(standardization)。信笺上没有印上本公司或单位信头时，则需要将上述内容打在信笺中上方或上方。 2）Reference Number (参考编号) 参考编号常用在商业信函中。一家公司在致函另一家公司时，会使用参考编号，便于归类存档。参考编号在缩行式打印的信函中常放在低于信头一至两格处，与写信日期同行；在齐头式打印的信函中常置于写信日期之上，也可置于左下角低于署名两行处。;Your ref. : 345SCB/bxc Our ref. : 532ZXY/mzs 注1. 345 为存档编号， SCB为署名人首写字母，bxc为打字员姓名首写字母。 注2. 532 为存档编号，ZXY 为署名人首写字母，mzs 为打字员姓名首写字母。 3）Date (日期) 每封信必须标明日期，日期常写在信头下方2行处，一般置于信笺的右上角，但当信函采用全齐头式时则置于左上角。;May 4 (th) , 1998 美国式 4 (th) May, 1998 英国式 写日期时务必注意以下各点： （1）年份必须用阿拉伯数字写全，不能用02代替2002。 （2）月份要用英文拼写，可全拼也可采用标准的简写。May, June, July 不能简写。 （3）日期可用基数词(cardinal numbers)也可用序数词(ordinal numbers)。 ;（4）在年份前面必须用逗号隔开，但在月份和日期之间不能用逗号隔开。 May 20, 2003 （5）写信日期（Date）不能全部用数字表示，如 5/4/2003，这样写容易引起误解。 4）Inside Address (封内地址) 封内地址是收信人的姓名或商行名，与信封地址相同，一般在写信日期以下2-4行靠左书写。封内地址内容及顺序如下：;（1）收信人姓名（或商行名）； （2）收信人头衔、职务或职称； （3）公司（或所属单位、组织、学校）名称； （4）邮政地址（mailing/postal address）和街道地址（street address）, 即门牌和路名； （5）城市、邮编、省名或州名、国名。;封内地址可采用齐头式（block style），也可采用缩进式（indented style）,齐头式较为普遍，但采用缩进式时，信函的其他部分也必须都采用缩进式。 缩进式 Mrs. Miriam Schwarts 1280 Coleman Avenue Omaha, Nebraska, U.S.A. 68014 如果信函时写给公司而不是个人的话，则应先写公司名称，后写公司地址，门牌等。如： ; EASTERN TEXTILES IMP. EXP. CO.,LTD. 72 Flint Street SYDNEY Australia ▲如果不知道收信人姓名时，信函常寄给与讨论的问题有关的部门。该部门头衔一般被认为可以处理有关问题。如：; The Manager Barminster Bank Ltd London EC2 5BP England 5) Attention Line (经办人) 商务和官方信函虽然写给公司或政府机构，但常常由