教育部公文電子交換入口網站.doc

PAGE PAGE 126 教育部公文電子交換入口網站 操作手冊(文書人員) 敦陽科技 編製 入口網站建立綠由 就電子公文推行至今，所有電子公文交換相關訊息網站，如：QA網頁，收發填報 系統，等。及登入的帳號密碼過多，造成使用者遇到問題及使用時的不便，故藉由 此入口網頁來統一管理。 入口網站網址: HYPERLINK .tw/.tw/ 以下說明各項功能區塊，共可分為四大區塊 （請參考下圖所示） 1.系統登入及訊息區 （系統登入及系統相關訊息提供） 2.系統功能選單區 （入口網站的相關功能選單） 3.即時新聞區 （有關公文交換系統新聞及文書相關新聞提供，隨時出現在網頁區塊3部分，以捲動方式呈現，若需點選即請直接將滑鼠移到所需的標題上即可點選查詢細部資料） 4.公告區（期限內有關公文交換公告及相關配合事項公告） 區塊四又為系統功能顯示區，即所點選區塊二的系統功能會顯示於此區。 . 4. 3. 2. 1. 2.請輸入機關代碼、用戶代碼、存取密碼，按下登入即可進入入口網站。 （請參考貴校之交換系統相同之機關代碼以及帳號密碼，請輸入文書人員或權限3-6之帳號） 區塊1 3.登入系統之後會看到以下畫面 1. 1. 區塊1部分出現系統提示訊息 包含登入者名稱、系統問號語、常態問候語、以及最近登入中心時間、目前狀態以及收、發文待確認數量。若您需要登出此入口網站，亦請由此按下登出即會登出入口網站。 區塊2部分則出現符合登入者帳號所需之資源如下表所示： 3 6 收文人員 發文人員 4.以下開始介紹各項功能（點選後出現於區塊4） (1)共用功能：（即不需登入亦可以使用的功能） A.公告：此處會放置所有教育部有關公文電子交換系統的相關公告，如為登入系統時，則系統擇張貼期限內的公告呈現於網頁中區塊4部分，若需看所有的公告，則請點選區塊2公告選項即可分頁顯示。 或點選MORE看所有的公告 B.公文電子交換Q＆A：如尚未登入入口網站時，僅能作問題查詢以及不記名問題詢問，若您已經登入系統，此功能則可以根據貴校作問題追蹤與列管查詢。區塊4 常見問題 透過常見問題，可先查詢欲反應的問題是否可在此處找到答案 若可找到答案，可減少問題填寫一歩驟 問題填寫（點選後進入下面畫面） 可同時做多個檔案上傳，點選瀏覽後，將附件檔案如:java console、畫面圖檔jpg 或是公文附件pdf等，皆可提供客服人員進一步的資訊。 瀏覽後請點選確定之後，再點選確定 系統確認訊息，即可將此問題反映給客服中心處理。 問題清單 若想確認問題處理情形 則請按下問題清單，選擇所有問題或貴校問題 即可看到如下圖所示之清單列表及處理狀況： C.工具下載：提供公文電子交換相關程式下載。 此處程式會不定期新增或是更新，若有需要直接點選即可開始下載。 D.機關群組全銜查詢：提供機關正確名稱、簡稱以及群組查詢。 請輸入相關字串即可（如：需查『桃園縣政府』的機關全銜及其群組則可輸入桃園縣政府之後勾選要查機關全銜、簡稱、群組之後，再按下查詢，即可查到相關的資料。 查詢後資料如下： （建議儘量準確的輸入關鍵字，查詢系統能提供更精簡更正確的資訊。） E.教育部電子公佈欄 提供電子公佈欄之公告查詢功能，可依據登載日期作查詢或輸入主旨關鍵字作相關公告之搜尋。 F.相關網站 提供公文電子交換相關網站連結，點選後即可開啟另外視窗查詢相關資訊。 F.回入口首頁 若需返回首頁請點選回入口首頁即可。 5.公文電子交換系統 （收、發文人員以及資訊人員皆可使用） 點選之後即可進入貴校所使用之公文交換網頁：即可進行收發文相關作業。 6.閘道收發文查詢（收、發文人員以及資訊人員皆可使用） 請先選擇需查發文或收文資料： A.如查詢發文資料 點選後請輸入機關代碼或全銜、發文文號、發文傳送日期在下面的輸入區內。 可查詢到本文號所有有關之受文者確認情況 B.如需查詢收文資料 點選後請輸入SID或RID在下面的輸入區內，可以從貴校的交換網頁得知該份受文者公文之SID及RID（則一輸入即可查詢到該份公文）。 小秘訣（0S00XXXX或是0R00XXXX是輸入數字0 不要打英文字”O”） 查詢到資料如下： 本份公文目前狀態800 (已經確認了) 相關的確認時間如下：（如果有機關跟您反應，貴機關沒收到他們的文，那您就從這資料告訴他們，我們學校已經在幾年幾月幾日幾時幾分幾秒回覆確認了，閘道確認時間是：幾年幾月幾日幾時幾分幾秒……….） 6.中心待收文量查詢（收文人員以及資訊人員皆可使用） 輸入機關代碼獲釋全銜後可以查到機關目前在中心仍有多少筆公文待收。 查詢後如下表： 顯示目前機關的狀態、最近登入中心的時間、發文待確認數、未收件數。 （小秘訣：在系統訊息區也會即時提供您機關的