浅谈如何做好独立学院办公室秘书工作..docVIP

浅谈如何做好独立学院办公室秘书工作 　　摘要： 随着经济社会的快速发展、我国教育改革的逐步深入，独立学院的办公室秘书工作在学院日常管理工作中的作用日益重要。本文结合笔者自身担任独立学院办公室秘书的工作经历，阐述秘书的工作职责和如何做好自身的本职工作 Abstract： With the rapid economic and social development and the gradual deepening of the education reform， office secretary of the independent institute is more important in day-to-day management of college. This paper expounds the duties of secretary and how to do their own work by combining with the author’s own work experience. 关键词： 独立学院；办公室秘书；工作职责 Key words： independent institute；office secretary；duties 中图分类号：G64 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2013）06-0248-02 0 引言 近年来，在扩大招生的大环境下，独立学院以其新型的办学模式发展迅速，成为我国高等教育发展的重要组成部分。独立学院办公室是学院的综合协调部门，具有上传下达、协调各部门的重要作用。办公室秘书作为办公室成员的重要组成部分，其素质、形象无形中直接反映了整个学院行政与教学管理的整体风貌，并在一定程度上直接影响到学院行政与教学工作的正常运行，所以如何做好独立学院办公室秘书工作对提高独立学院办学质量具有重要的现实意义。独立学院由于其独立办学的特殊性，使得办公室秘书要身兼行政管理与教学管理两项职责，具体包括以下几个方面： 1 行政管理工作 1.1 财务工作 主要是向上级主管部门申报分院已发生的费用，包括：差旅费、探亲费、交通费和集体活动等费用的报销手续。协助财务部门通知分院教师办理相关手续，并辅助分院院长上报2012年度财务预算给财务部门 1.2 人事工作 ①向人力资源部门上报每月的考勤。②统计教师每个学期的工作量和教师进修计划并上报人力资源部。③上传下达分院教师签订劳动合同，进行培训等通知。④汇总并上报分院教师的评职称情况 1.3 后勤工作 ①管理学院的固定资产购入登记、低值易耗品的购入登记、电脑、办公家具的领用和保管等相关事宜。②协助后勤保障部门登记校产、对校产进行清查。③为分院教师申请、分发和报修办公用品 1.4 工会工作 ①组织分院教师参加城市学院举办的运动会、排球赛、台球赛、打滚子比赛等多项活动。②组织分院教师参加工会组织的体检。③负责分院教师的结婚、生育等福利金的报销 1.5 办公室工作 ①负责接收、传达城市学院下发的各类文件、通知等。②组织分院的各种会议并做会议记录。③负责协助院长起草上报材料等。④负责管理学院新网站的建设工作，对网站的资料进行汇总、上传和更新。⑤负责统计每学期教师和学生获奖情况，并上报相关部门 2 教学辅助工作 ①协助分院副院长安排并上报每个学期的教学任务、教材选用计划和实践计划并核对下一学期的开课计划、上课清单 ②汇总分院教师每个学期的教学任务书、教学日历和进度表、多媒体教学申请表、教师的相关证件等，并上交教学管理部 ③核对分院教师及外聘教师每个学期的教学工作量和酬金 ④辅助分院副院长及教研室主任制定下一年度的学生培养计划和教学大纲 ⑤辅助分院副院长及各教研室主任对分院教师的教学工作进行自查，将检查结果进行汇总并上报教学测评部 ⑥配合教学管理部门完成各年级学生的选课、转专业、重修报名的统计整理工作 ⑦辅助副院长和各教研室主任报评城市学院精品课、实验室建设、申报课题项目等 ⑧负责组织分院学生及教师的考试与监考工作 ⑨负责学生参加普通话考试、英语四六级考试、计算机等级考试、大学生英语竞赛、NTC认证等考试的报名、收费、和相关证件的发放工作 ⑩协助其它部门组织学生进行各项测评工作 {11}负责履行教师调课审批手续等相关工作，领取并发《调课通知单》 {12}配合各部门做好迎新工作，组织每年的新生办理学生证和信息卡并对个人信息进行核对，统计新生报到和专业调整情况，组织学生进行新学期的注册工作 {13}协助导师为部分学生制定个性培养方案，并汇总每个学期的学籍异动表上报教学管理部门 {14}配合各教研室完成2011届毕业设计答辩日程安排工作及教