浅谈如何加强电力建设项目科技文件材料管理..doc

浅谈如何加强电力建设项目科技文件材料管理 　　【摘 要】基本建设项目档案是一项以项目管理为中心内容的专业性和服务性的工作，是实现工程建设科学管理的技术基础工作和技术保障性工作，它具有系统性、完整性、准确性的特点。电力建设项目文件材料的过程管理与控制决定着竣工档案的案卷质量，档案的有效利用以及最终项目档案的整体移交与验收工作，其在整个工程建设中处于重要位置，必须下大力气做好电力工程科技文件材料的过程管控工作。 【关键词】加强；科技文件材料；管理 一、引言 随着我国经济的快速发展，基础设施建设在全国各地如火如荼地进行，众多新建、扩建的电力建设项目应运而生。做为施工单位在电力建设节奏快，施工任务繁重的情况下，工程档案如何从项目开工至工程竣工移交，管理好建设项目档案摆在施工单位面前的一个重要课题。本文就如何做好电力建设项目过程文件材料管理及竣工档案组卷工作，对竣工档案规范化、制度化、信息化管理进行粗浅的探讨。 二、当前电力建设项目竣工文件形成过程中存在的主要问题 1、过程文件记录格式、编码明确迟或过程中反复变更 工程初期，往往由于建设单位缺乏专业基建项目档案管理人员、对竣工档案规范性缺乏重视、对竣工档案工作量巨大缺乏意识，与监理单位一起汇编工程文件管理制度时套用了某个工程的管理文件即先发布使用起来，未仔细研究档案相关规范要求、其隶属的发电集团有关特殊要求、创优工程（行优或国优）的特殊要求、本工程的实际特点（标段的划分、单位工程的划分等）考虑周密、成熟后对工程文件的记录格式、编码进行统一、明确地规定。在施工过程中，各标段施工单位可能根据现有管理制度并结合其单位传统的格式、编码逐步形成大量工程文件，随着对工程认识逐步清晰、上级单位新下达的管理要求，建设单位会发现原来的工程文件管理制度有很多遗漏、不明确或考虑不周，往往多次发布新指令要求施工单位对工程文件格式、编码等进行整改，导致施工单位技术、质控、档案人员大量的返工工作。有些施工单位根据这种经验，往往主动将工程记录文件推迟形成，等到工程后期，建设单位对这些文件的格式、编码等明确了，不太会变了，再动手形成书面文件，这就使工程文件形成滞后很多。 2、过程文件材料形成严重滞后于工程建设 由于施工单位的管理、技术人员档案意识淡薄，以及对档案管理工作的轻视，导致基建档案基础资料，特别是质量验收记录、施工记录、工程照片等在现场完成施工后没有及时形成文件记录或及时拍摄。 由于施工单位考虑人力成本因素，技术、质量管理人员配置不足，往往由于进度紧、工程忙，技术、质量人员忙于应付现场施工管理，疏于过程记录文件编制，监理、业主那里现场见证完或口头确认后即进行后续工序施工，日积月累，拖欠了大量的过程记录文件更难以消化了。 由于施工单位的人员流动快，技术人员在过程文件未做完即被调离项目，致使无人完成前期过程记录文件，或调离时未交接清楚，使之后接替人员无法补全前期的过程记录文件，最终使竣工档案组卷移交工作迟迟无法进行。 由于拖欠第三方试验室费用等原因，在施工过程中试验室出具试验报告不及时，甚至推迟到工程结束时，还未解决相关费用问题，造成很多土建单位工程工程竣工后无法及时归档组卷。 3、过程记录文件数据与实际不符 由于施工单位技术、质量人员、监理、建设单位工程管理人员对过程记录文件数据重要性缺乏认识，无论是事先编制好的过程记录文件还是后期补做的记录文件，施工单位技术、质量人员往往随意填报了一批符合规范要求的数据应付了事，使过程记录文件丧失真实性，缺乏参考性。 4、竣工图编制与实际不符 施工过程中，往往会产生大量设计变更或变更设计，设计变更一般由设计院提出，以设计变更单或设计联络单形式发布；其他变更包括由制造厂、监理、业主、施工单位、调试单位等提出来的一些变更统称为变更设计，体现的形式较多，但过程中数量浩大的工程技术联系单、设备缺陷通知单、设计联络单往往被人忽视，使得大量的变更未编入竣工图内，使得建设单位得到的整套竣工图与实际相差较多，给后期运行、维修带来很多麻烦。 三、加强电力建设项目过程文件材料管理的有效措施 首先在工程前期充分建立、完善电力工程项目档案各项管理制度。建立项目档案管理模式以及各级项目档案管理网络，明确档案管理职责，将管理职责层层落实与分解。健全科技文件材料的形成、收集、整理要求，将归档范围纳入各单位及部门归档责任制，要做好科技文件材料的归档工作，各单位对各自形成的项目工程档案的完整性、系统性、准确性负责。 建立项目档案管理工作考核机制，做好档案管理制度、管理知识、管理经验的培训工作，将档案培训工作列入年度培训计划，组织各单位部门及工区分多次进行培训，充分提高专职及兼职档案管理人员的业务素质及技术管理人员的档案意识、档案基本理论知识