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第三章 文件的整理与归档 【教学目标】 学习 《归档文件整理规则》, 理解立卷改革的目的, 了解立卷工作程序及方 法,掌握归档文件的整理方法和步骤,学会简易立卷的方法。 2000 年 12 月6 日, 国家档案局、中央档案馆发布了中华人民共和国档案行业标准 《归档 文件整理规则》, 已于2001 年 1 月 1 日起正式实施。这是我国档案工作改革的一项重大举措。 作为档案工作基础性法规标准的一次重大改革,它提出了完全不同于传统立卷方法的 “文件 级” 整理方法。新的整理方法带来的不只是操作方式上的变化,更是一次观念上的突破。 《归 档文件整理规则》 充分适应了现实工作的需要,体现了应有的超前性和导向性,为立卷改革提 供了一个富有生命力的解决方案。 第一节 文件的归档范围 一、机关文件材料的归档与不归档范围 机关在工作活动中形成的文件材料内容广泛、形式多样、数量巨大, 但并非所有的文件材料都具有保存价值,在机关文件材料的立卷归档过程 典谟训诰,宝 中应注意 “分清玉石”、 “去粗存精”,不能 “有文必档”。在具体区分机关 之无佚, 只字片 文件材料的归档与不归档范围时,往往由于个人的观点、认识水平、判断 言,亦所珍惜。 ——— 董必武 能力不同,影响对文件材料去留的确定。因此,有必要规定较为客观、科 学和统一的机关文件材料归档与不归档范围的规范和标准。1987 年 12 月, 国家档案局在充分总结经验和调查研究的基础上,制定并发布了 《机关文件材料归档和不归档 的范围》,作为我国现行机关文件材料归档和不归档的原则和依据。各级机关应在同级档案行 政管理部门的监督和指导下,根据国家档案局发布的 《机关文件材料归档和不归档的范围》 的 有关规定和精神,结合本机关文件材料形成的实际情况,制定本机关、本系统文件材料归档和 不归档的具体范围。 (一)机关文件材料归档范围 《机关文件材料归档和不归档的范围》 中规定:凡是反映本机关工作活动、具有查考利用 价值的文件材料均属归档范围。 1 . 上级机关文件材料的归档范围。上级机关文件材料是指本机关收到、保存的上级机关 的发文及其进行的与本机关有关的活动中形成的文件材料。上级机关的文件材料的归档范围主 要包括以下几个方面: (1)上级机关召开的会议中需要贯彻执行的主要文件材料; (2)上级机关颁发的属于本机关主管业务并要执行的文件材料; (3 )上级机关普发的、非本机关主管业务但需要贯彻执行的法规性文件; 54 文书与档案管理基础 (4)党和国家领导人、 人民代表和上级机关领导等视 察、检查本机关工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有 我们能够设想一个国家可以没 特殊保存价值的录音、录像等文件材料; 有海军,然而却不可能设想一个国 (5)本机关代上级机关草拟并被采用的文件的最后草拟 家会没有货币,没有宝藏,没有基 金和没有档案。这些东西构成了国 稿的底稿、 印本和上级机关的发文; 家财产的一部分,而且是最基本、 (6)上级机关转发本机关的文件 (包括报纸、刊物以及 最广泛的一部分——— 以致可以这样 网上转载的文件材料)。 认为,它们是国家政权存在的直接 2 . 本机关文件材料的归档范围。本机关文件材料是指 起源。 本机关在工作活动中形成的所有文件材料。本机关的文件材 ——— 埃文斯 料的归档范围主要包括以下几个方面: