电子文件归档及管理规范.doc

《电子文件归档与管理规范》《电子公文归档管理暂行办法》（6号令）讲解 国家档案局科研所 邱晓威 1、背景 办公自动化、电子政务等技术的不断发展和普遍应用，电子文件已经和正在大量产生，并将进一步成为新产生文件的主体，做好电子文件归档与管理工作，已经成为新时期档案工作者面临的最大挑战和难题。 对电子文件的产生和运行特性，已经有了基本的认识；对电子文件的归档与管理，已经研究制定了一些管理法规和技术标准，一些地方和单位已经开始进行电子文件归档与管理的具体工作；专门用于电子文件归档与管理的软件系统已经投入使用。我国的国内、国外的多项研究有了多项成果。可以说，对于电子文件我们已经不再陌生，电子文件归档与管理已经成为许多档案室工作的重要组成部分 2、事例 缅典巴甘的3900个佛塔历经1000多年可根据档案恢复 原东德电子文件不能读取 1985年美国的李教授宣布：1949年“哈弗马克3”计算机中的电子文件不能恢复 1985年神户地震丢失部分电子文件 1998年南京法庭认定电子文件为复印件不能作为直接证据 1996年我国某部门OA系统中的电子邮件丢失 1996年加拿大调查委员会宣布因管理不善，该国索马里驻军的电子文件失去凭证作用 我国某银行每天将50万张单据电子化，但原件仍须保留只因每年有100余件法庭要求原件 1997年美国GRS20规定可不保留电子文件，引发司法纠纷 3、电子文件涉及的领域 从中央到地方甚至村镇 从内部办公到电子政务的窗口服务 从单位运转到个人生活 从行政管理到经济建设 4、电子文件形式变化 文字 图形(光栅、矢量、三维、图形更迭动画、矢量图动画) 音频 视频 多种媒体（网页、人员表格示例） 人员登记表 姓名:邱菲 性别:女 出生年月:1977.8 相貌 （ 照片 ） 健康状况：（ 影像 ） 文化程度：大学本科 专长： 软件制作 、 电脑美工 简历：。。。。。。。。 5、定义 国家标准《电子文件归档与管理规范》中，电子文件的定义为：“电子文件指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。” 6、电子文件定义及其包含的要素 数字设备要素、数码信息要素、信息载体要素、网络环境要素、文件属性要素等。这些要素基本概括了电子文件的属性，能比较好的为档案工作者理解和接受，同时也有利于以此为依据指导工作。 7、电子文件的基本特征 对硬件和软件的依赖性。 非直读性。 信息与载体的相对分离性。 结构复杂性、对背景信息和元数据的依赖性。 信息共享的便利性和安全维护的复杂性。 8、电子文件的产生和运行过程 发文的产生和运行过程一般为：起草文件→处室领导意见（修改）→报送部门领导签批（修改）→文秘部门、办公厅（室）登记、赋予发文号（文字或形式修改）→报主管领导审查→单位领导签发→文秘部门加电子印章下发文件→文件暂存→电子文件归档； 收文的产生和运行过程为：文秘部门接收文件、登记→报办公厅（室）领导→批转有关部门或主管领导→有关部门提出处理意见→报主管领导→报单位领导→根据领导签批意见办理→文件暂存→电子文件归档。 照片和图象信息的传递：分割成若干个小块，在不同的路径上传递。 特点：处理过程的连续性增强，信息本身在空间和时间上被分割。 电子文件在收、发过程中，有内容与模版（格式）分离的方式 例:发文方只发文件内容（文头、文尾）; 收文方预先存有模版（文头、文尾）; 收文后拼装成文件（文头、文尾） 9、电子文件从生成到归档存在管理方法和制度上存在着不少问题 管理不严，存在被删改的可能；电子文件处于文秘部门和档案部门分段管理状态，造成归档时背景信息不全；有的单位产生的电子文件不得不覆盖旧的电子文件，造成电子文件的不完整；有些部门的电子邮件形式的电子文件未明确收、发单位中谁负责归档，致使这类电子文件处于管理混乱的状态；有的电子文件存储过于分散，未实现集中脱机保管；还有的单位未考虑电子文件与纸质文件共同归档管理的适当办法；少数单位已采用了“无纸化”办公方式，对电子文件管理存在隐患；在部门内部的封闭网络中，电子文件的法律地位通常是处于被内部“默认”的状态，而一旦面向社会的法律效力仍难以被认可；载体随意；设备更新太快；信息格式混杂；身份识别漏洞；版本管理混乱；安全隐患多等。 10、保证电子文件真实性的措施 （1）保证电子文件的原始性。 （2）保证原始性的基础上，建立真实性的认定方法和手续。 （3）建立符合法律要求的电子文件真实性鉴定规则和程序。 （4）明确电子文件真实性鉴定的执行部门和责任者。 11、保证电子文件的完整性的