高校基层部门如何开展档案管理工作.pptVIP

四、高校档案的收集与整理 3、整理档案的方法 3.1.2问题分类法 归类时，应按照文件的主要内容来归类，对于一些不易归类的文件材料，应制定一个统一的规定来妥善解决其归类问题，以防因人而异，各行其是，不便利用。 31 四、高校档案的收集与整理 3、整理档案的方法 3.2. 卷内文件的排列顺序 (1) 卷内文件材料按文号顺序、重要程度或时间顺序排列； (2) 同一件文件材料，按正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；结论、决定、判决性材料在前，依据性材料在后排列； (3) 同一年度、同一问题的请示与批复排列在一起，批复在前，请示在后，批复与其请示不在同一年度的，可分别归档，但须在备注栏注明参见号； 32 四、高校档案的收集与整理 3、整理档案的方法 3.3卷内文件的编号 卷内文件排定后，就要统一编号来固定其物理位置 编号分为：（1）编件号 （2）编页（张）号卷。内文件应逐件加盖档号章; 并填写档号章的各个项目，编制件号;档号章的位置在每件文件首页的右上角、卷内文件的件数、一般以每份文件单独计算为一件;请示与批复，来文与复文一般应分别计算件数;正本、定稿、历次修改稿应分别计算件数;正件与附件，按一件计算。 （如图） 33 34 四、高校档案的收集与整理 3.4、档号的编制 档号:是存取档案的代号,排架的依据。它必须反映档案的分类体系和物理位置。 档号编制的原则:必须符合唯一性、合理性、稳定性的要求，即同一档案部门内的档案不得重号；方便插卷，使其有充分的扩展余地；不能随意变动；能使用计算机管理的需要，发挥排架、检索的双向功能。 35 四、高校档案的收集与整理 3.4、档号的编制 档号的标识：采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。全宗号、年度号、分类号、案卷号件号之间，用连接符号“一”连接。例如：1990年内容是学籍管理的第23号卷的档案，可标为：1990一JX14一23。 36 四、高校档案的收集与整理 3.4、档号的编制 党群类档案档号 = 年度号 十 党群档案分类号 十 案卷号、档号的标识。采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。 全宗号、年度号、分类号、案卷号、件号之间，用连接符号“一”连结。例如:1990年内容是党群管理DQ综合11第1-n号卷的 档案，可标为:1990一DQ11一1-n。年度号+分类+案卷号 37 其模式如下: 38 39 四、高校档案的收集与整理 3.5检查案卷质量 整齐、完整、不漏、不散、不重复、不混等 3.6装订 文件规格、除去金属物等、三点一线等 3.7填写卷内文件目录 卷内文件目录的项目依次有顺序号、文号、责任者、题名、日期、页数、备注 40 * * 装订用三孔一线 * * 不装订的可以用缝纫机 照片档案的归档范围 1、反映本单位主要职能活动和工作成果的照片档案。2?、领导人和著名人物参加与本单位有关的重大公务活动的照片档案。3、?记录本校召开的国际、国内学术会议等各类重要会议、庆典等重要活动、重大事件的照片资料 4?、历届毕业生集体合影，民主党派、无党派人士、海内外校友活动，博士、硕士论文答辩，学生重要社团活动，历届运动会、军训等的照片资料。 5、记录本单位、本部门重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片。 6、其他具有保存价值的照片档案。 43 照片档案的归档要求 文字说明的成分包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素。 a.?事由：照片影像所反映事件，事物的情由；　　b.?时间：事件发生或事物变化、产生的时间和拍摄时间；　　c.?地点：被摄物所在的具体地点；　　d.?人物：照片影像上主要人物的姓名、身份；　　e.?背景：对揭示照片影像主题具有一定作用的背景；　　f.?摄影者：照片的拍摄单位和拍摄人。 44 照片档案文字说明的编写要求 综合运用上述文字说明六个要素，概括地揭示照片影像反映全部信息。 b.?文字简洁、语言通顺。一般不超过200字；　　c.?用阿拉伯数字表示时间。年、月、日用“.”表示　　例；1953年3月22日写作1953.3.22.或1953322 45 四、高校档案的收集与整理 3.8将文件条目录入计算机 归档文件目录统一用计算机档案管理软件编制，按盒打印一式两份，每盒内装一份，另一份按期限、年度装订，附上目录封面。 3.9填写案卷标题和封面 案卷标题：要求结构完整、确切、书写工整清晰，案卷