巧用EXCEL管理学生学籍信息.doc

巧用EXCEL管理学生学籍信息 周爱民 倪慧 黄阳 湖南中医药高等专科学校 湖南株洲 412012 AiMin Zhou NiHui Yang Huang HuNan Traditional Chinese Medical college ZhouZhou HuNan 412012 摘要：本文介绍了Excel在学籍管理中的一些技巧，包括如何用Excel进行照片的管理和批量更名，如何根据身份证号计算出生年月和性别等学籍管理工作中经常碰到的问题。 关键字：Excel 学籍管理 Using EXCEL to manage student enrollment information AiMin Zhou NiHui Yang Huang HuNan Traditional Chinese Medical college ZhouZhou HuNan 412012 Abstract: This article introduced the Excel in the management of some skills, including how to use the Excel photo management and batch renaming, according to ID card number, date of birth and gender and calculation of student management work often encounter problems. Keyword: Excel enrollment management Excel是Office办公软件的最重要的成员之一，在数据填充和统计方面有非常强大的功能，如果掌握它的一些使用技巧，能很好的为我们服务，下面是本人在学籍管理过程中发掘出的几点Excel的使用技巧。 一、用EXCEL批量更改照片的名字 随着办公无纸化、信息网络化的兴起，学生的学籍管理也与时俱进，所有教务管理系统几乎全部要用到电子照片。学生照片用数码相机很快就可搞定，可照完后却发现文件名的设定可是个问题。数码相机照出的相片不可能自动以姓名或身份证号命名，而是以DSCN0001．JPG之类为首文件名来依次命名的。可是要存入学籍管理软件的电子相片文件名要求以学生的身份证号为相应文件名。要是全部逐一改名的话，那麻烦可大了。经过几番测试，笔者发现将EXCEL软件中的自动填充功能和REN命令，以及.BAT批处理命令结合起来，可以轻而易举地实现这一改名需要。【1】 ?　　1、准备照片。 ?　　事前按照学籍顺序将学生排好序列，然后逐一拍照，完成后将相片文件拷到电脑上备用，如存放在“D：\photo”文件夹内。 ? 　 2、巧用EXCEL填充柄，批量建立改名命令行。 ?　　第一步：打开EXCEL软件。在A列中输入照片原文件名“DSCN0001．JPG”，然后用填充柄向下拖动，一直到合适的数字为止。然后，在B列中以学生的身份证信息输入JPG”并用填充柄向下拖动直到合适的位置停止。 ?　　第二步：在C2单元格中输入“.jpg”，然后在D列中输入公式：“=B2C2”，然后用填充柄拖动到适当位置，在D列中生成以身份证命名的照片的所有文件名。然后再”在E2单元格中输入以下内容“=ren A2 D2”（注意：外侧双引号不用输入，内部双引号必需是在英文状态下输入）后按下回车键，拖动填充柄到适当位置，这里的REN其实就是DOS中的重命名命令，本例中这句命令的意思是将A列中的名字重命名为D列中对应的名字，这条命令在EXCEL中无法使用，仅用来以备后用。 ? ?3、建立“重命名”批处理命令。 ?　　在D：\photo文件夹下单击鼠标右键，选择新建“文本文档”命令。然后将该文件名改为“重命名．BAT”。右击该文件，选择“编辑”命令，进入该批处理文件的编辑状态。在编辑空白区右击，选择“粘贴”，将刚才EXCEL文件中C列中的内容复制到这里。然后存盘并退出。 ? 4、运行“重命名．BAT”进行批量更名。 ?　　回到“D：\photo”文件夹后，直接双击运行“重命名．BAT”。这时，你会发现所有的相片文件名都已经整整齐齐地更改为我们需要的文件名了。原来的照片是用姓名或报名号命名的情况，只要有与之对应的身份证信息，同样适用本方法。 二、用EXCEL完善学生学籍的照片管理 学生照片信息室学生学籍最重要的信息之一，但在EXCEL的单元格里没办法插入图片，通过Word来处理又缺乏EXCEL那么强大的填充功能。笔者曾试过用VFP的通用字段来插入照片，但通用字段只支持.bmp格式的图片【2】，而目前大部分系统都需要.jpg格式的照片。最后还是决定用EX