完善会计档案管理内部控制制度策略探析.docVIP

完善会计档案管理内部控制制度策略分析 　　摘 要：当前，我国社会正处于转型的关键时期，在这个时期内，虽然给各大企业带来了很大的冲击力，但是也带来了前所未有的发展机遇，企业如何抓住这次发展机遇，实现质的飞跃，这就需要企业做好会计档案管理工作，制定出完善的内部控制制度，从而推动自身的发展。基于此，本文主要对完善会计档案管理内部控制制度的策略进行了探讨 关键词：会计；档案管理；内部控制 企业内部会计控制方法、控制手段等都发生了显著了变化，在这样的情况下，要求着各大企业要不断健全会计档案管理工作措施，构建起完善的内部会计制度，严格按照此制度执行会计档案管理工作，确保会计档案管理工作的顺利有序进行，同时提高档案管理人员的职业素养和业务水平，进而确保档案管理内部制度充分发挥作用，提高各大企业档案管理工作效率 1 会计档案管理的现状 1.单位领导会计档案管理意识淡薄 在日常工作过程中，单位领导和财务工作人员只重视会计记录，忽略了收集文件资料、整理文件等工作，致使会计业务与会计档案管理流程出现脱节情况，出现这一情况，究其原因在于档案管理制度的不完善、档案知识宣传力度不够，造成很多档案工作人员没有从根本上意识到档案管理的重要性 2.会计档案人员综合素质低 国内会计档案管理工作者工作素养低、业务能力低，甚至有的档案管理工作人员是兼职从事这份工作，导致在管理档案中出现很多问题。再加上档案管理者普遍缺乏档案工作基本技能，在工作中都是无序的、杂乱的堆积材料。具体表现在档案立卷中、目录不全面、档案封面内容不详细、分类不规范等，在保管会计档案中，一般都是由出纳工作者负责对会计档案进行保管，没有指定的档案室，经常出现违规操作的情况，上述这些问题的存在，无疑是阻碍档案管理工作有序进行的主要原因 3.会计档案信息化水平低 在形成、使用和保管会计档案中，体现出利用率高、专业性强等特征，在科学技术的快速发展下，要求着各大企业必须要不断创新、与时俱进，否则就会面临着淘汰。在传统会计档案管理中，采用的是人工管理方法，会计档案以纸质形式保存，既浪费了人力资源，同时工作效率也很低下，致使会计档案管理水平普遍低下。在信息时代的今天，科学技术的发展完善了传统档案管理中的不足。但从实际情况上而言，我国各大企业在管理档案中，并未充分利用信息技术，会计档案管理信息化水平较低，导致会计档案管理水平停滞不前 2 分析完善会计档案管理内部控制的对策 1.强化会计核算资料控制 对于企业发展而言，会计资料是机密的，一旦泄露，会给企业带来很大的经济损失，但磁性介质自身的可复制特征，导致会计资料很容易泄露，同时还不容易发现，会计电算化系统工作中，无论是输出磁性文件，还是在打印工作资料中，在输出后按照有关规定严格管理，避免被他人窃取。会计档案保管工作人员应专门负责保管磁性资料；在系统操作日常上，记录着打印资料的时间、文件页数等，并在第一时间内送达到有关工作者的手里；在签收中，要标明收件日期、收件人，便于日后查看和管理；保障会计软件与会计算数据的保密性、安全性，避免非法修改或者非法删除数据，在磁性介质中存储的数据应备份好。在修改或者升级会计核算软件中，要严格按照审批手续进行，确保实际会计数据的安全性、可靠性，由有关工作者全权监督和负责，避免出现问题 2.会计电子档案格式的不断升级 在财务软件选择中，既要选择功能完善的，也要选择信誉好、资金能力强的软件开发者。在此基础上，注重会计电子档案和选择财务软件版本的一致性，不断升级会计电子档案格式，确保电子档案的可兼容性、稳定性。另外，应明确的是，会计信息档案与普通会计电算化档案是有很大差异的，会计信息化档案中还包括运算和分析会计数据所获取的企业决策参考信息，所以，在保存会计信息化档案中，应明确这些信息和会计数据二者的关系，以便更好的管理 3.构建完善的会计档案管理制度 在会计档案的收集、立卷、保管、销毁等过程中，应制定出完善的管理制度。一是，构建归档制度。确保资料完善，第一时间内做好档案归档。开发和使用一整套的软件程序，注重会计档案的管理，结合档案类别、时间等，对机读会计数据、纸质会计档案版本等实施立卷归档。二是，建立健全的借阅手续制度。会计档案查阅中，应通过有关负责人的批准，结合有关具体规定进行档案借阅，其他部门的人员查阅本部门的会计档案必须要有单位介绍信，并通过财务部门负责人和有关领导的批准和签字，并及时做好查阅记录。三是，在保管期满后，应及时销毁电算化会计档案，通过批准后，编制相应的销毁手册，并在有关工作人员的监督下进行 4.加强会计档案人员素质素养 一是，不断完善和优化会计档案工作，建设出高素养、高水平的会计档案管理队伍，这是做好档案管理工作的前提。作为一名档