会议发言讲义.doc

会议发言讲义 会议发言讲义 目的： 了解一般会议的形式，掌握一定的会议发言技巧。 通过一个案例，让学员了解沟通是无处不在的。 会议的形式 一、非正式会议 环境要求 非正式会议对环境布置没有严格的要求，会址一般选在小会议室、休息室等气氛相对轻松的场所，甚至也可以在走廊开非正式会议。 几种非正式会议的特点： 临时会议 1、不多于3-4人 2、小问题/紧急问题的解决 3、轻松的表情及肢体语言通过 4、迅速作出决定 小型会议 1、通过讨论来解决问题，提供反馈 2、讨论争议，多用大量鼓励性的目光接触，帮助你保持对会议的控制 头脑风暴会议 1、产生新想法 2、灵活的创意 3、事先说明会议的目的和时间限制 4、轮流发言 5、避免评论或批评 6、判断新想法的可行性 正式会议 董事会会议 召开条件：由公司董事们参加 特点： 董事会通常定期召开，也许一个月一次，讨论公司事务。会议通常在董事会的会议室举行这是设有一张大桌子的正式会议。 董事会会议由董事会主席主持，他是根据公司章程选举出来的。 常务委员会会议 召开条件：是公司董事会下属的小组 特点： 常务委员会定期召开会议来执行授权给它的任务。 公司董事会可以授权常务委员会代为采取行动。 常务委员会要向公司董事会报告，然后采取必要的行动 专门委员会会议 召开条件：公司董事会可以建立一个专门委员会，研究需要特别注意的问题 特点： 必要时专门委员会可以开会讨论专业性特别强的特殊问题，或详细分析复杂问题。 许多公司董事会发现难以在一个月内召开一次以上的会议，而专门委员会可以定期召开会议，而且涉及必要人员。 公众会议 召开条件：对任何人都开放。这种讨论会的形式可被地方政府或私人活动小组所采用，用来与公众讨论各类事项；或为公司所采用，以讨论未来的发展。特点： 所有的成员被邀请出席公众会议。通常事 先在当地社交中心、公共图书馆及地方报纸或杂志上通告。 公众会议的议程通常只有一项讨论的主要议题。 大会 召开条件：有些大会对公众开放，另一些只限某些人参加，如公司雇员。 特点： 这类会议适用于大量人员在短时期内交流信息。 虽然有时发言人会留有回答问题这段时间，但鉴于大会的规模，讨论和听众参与是很有限的。 外部会议 召开条件：一个外部会议包括某几个组织内的一群人，例如来访的行业工会代表。 特点： 在外部会议上，保守机密是一个重要问题。与会者应仔细考虑哪些信息必须保密；为了达到目的哪些信息可以在会上披露。 外部会议可以在中立地点进行。 年会(AGM) 召开条件：年会一年一次，常常是规定的，召集公司的董事与股东讨论过去一年的事务和未来的计划。 特点： 年会允许股东向公司董事提问，要求他们就公司的业绩作出解释。 董事们利用这个机会寻求年度决算的批准，重新任命审计师，并讨论未来的计划和策略。 临时股东大会(EGM) 召开条件：如果为了立刻采取行动而须获得股东的批准，则可召开临时股东大会。临时股东大会可以在两次年会之间的任何时候召开。 特点： 应提前一些时间向股东们发出临时股东大会的通知，提前多少时间则视具体情况而定。 临时股东大会的操作规则通常与年会一样。 变革中的会议 1)电话会议 在召开区域代理商会议的时候，采用电话会议的形式可以大大降低会议的成本，因为各代理商只要在当地就能参加会议，不需要集中到某一地。电话会议的设备操作简单，便于掌握，与会各方虽然身处各地，但同样能达到大家聚集在一块开会的效果。 2)视频会议 视频会议即通过互联网召开会议。通过互联网传输视频文件和音频文件，使与会各方能够看到彼此的形象，听到彼此的声音。 3)E-mail 如果习惯用E-mail方式进行交流，建议使用outlook2000，该软件能够监测到会议的效果及参与人，以及控制会议的进度。 4)QQ会议 5)手机会议 准备了数张图片，给学员讲解各种会议的形式。 会议发言的准备工作 环境准备 场地 选好会议的场所，布置好会议室 时间 会议时间必须包括起止时间 设备 视听设备准备好，音响效果是否到位。幻灯机、投射机与放映机所投射出来的文字或图形，应让全部与会者都能看清楚，而且它们应准备就绪以便随时启用。 物品 必须拥有充足的照明及通风设备。必须拥有包括桌椅在内的适当家具。文化用品的准备。 内容准备 主题 明确本次会议的主题 顺序 会议的相关内容根据主次，罗列好相应的顺序 重点 事先要了解本次会议的重点 目的 明确本次会议要达到什么样的目的 个人形象准备 仪容 注意个人的仪容修饰 仪表 注意会议的形式，参会者该如何着装 仪礼 礼节等各方面是否到位 心理准备 自信 应变 会议发言训练小游戏 荒岛余生 游戏背景： 私人飞机坠落在荒岛上，只有6人存活。这时逃生工具只有一个只能容纳一人的橡皮气球吊篮，