第五章公文的处理.ppt

第一节 行文制度 第二节 文书的处理程序 有步骤才能出效率。文书处理有其特 定的程序。 一、文书处理程序的含义 文书处理程序就是指文件在机关内部运 转处理所必须经过的一系列环节。任何一个 机关，在撰写对外发文、对内文件或处理收 来文件时，都必须经过一系列环节。 一般地说，机关文书处理工作通常可以 分为收文和发文、文件管理三个方面的运转 处理程序。 二、文书处理程序的特点 （一）确定性  文书处理的各个工作环节不可缺少而 且相对独立，每个环节都有特定的功能和内 容。文书处理过程中的所有环节都是一环 扣一环、相互制约、缺一不可的。 （二）连续性 文书处理程序具有连续性，我们一方面 应当尽可能地完善公文处理的环节，不要人 为地颠倒顺序或随意增删环节，以免影响文 书处理的质量；另一方面又不要搞绝对化、 一刀切，要允许从实际情况出发，使连续性 特点在不同类型的机关和不同性质内容的文 件中具有灵活性。 （三）规范性 文书处理的每个工作环节都必须遵循严 格的工作规范。规范是文书处理的质量要求。 文书处理的每一个环节不仅要及时、讲究效 率，而且要注重质量、避免差错。规范有效 是文书处理工作所追求的最终目标，贯穿文 书处理工作的始终。 三、文书的处理程序图 文书处理流程图只是对文书处理过程 依次经过各环节的线性运转的概要说明， 有利于对文书处理系统程序的掌握。但在 实际工作中，某些环节的作用并不止如图 所示这样简单，见图5-10。 三、文书的处理程序图 第三节 发文处理 第三节 发文处理 发文处理是指各种社会组织为制发公文 所进行的公文创制、处置与管理活动。具体 环节包括：草拟、审核、签发、复核、缮印、 用印、登记、分发等八个环节。 一、草拟 草拟即拟写文稿，它是整个发文处理过 程的第一个环节。拟稿的质量和时效是发文 处理工作能否顺利进行的关键。 草拟文稿包括这样几个步骤： （一）交拟 交拟是指机关单位的领导或文秘部门的 负责人向拟稿人交代撰拟任务的过程。 交拟的重点是行文目的、对象和指导思 想，行文意图、依据和具体要求。 交拟这一环节是由本机关、单位的领导 人和文秘部门的负责人负责实施的，是一种 领导的组织能力和指挥能力的体现。 （二）起草 ? 根据《办法》规定，起草文稿应当做到： 第一，符合国家的法律、法规及其他有关规定； 　　第二，情况确实，观点明确，表述准确，结构严 谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇 幅力求简短； 第三，公文文种应当根据行文目的、发文机关的 职权和与主送机关的行文关系确定； 第四，拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并 根据实际需要确定紧急程度； 第五，人名、地名、数字、引文准确。  第六，结构层次序数，第一层为“一”， 第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层 为“（1）”，见图5-11。  第七，应当使用国家法定计量单位； 第八，文内使用非规范化简称，应当先用 全称并注明简称； 第九，公文中的数字，除成文日期、部分 结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语 具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用 汉字外，应当使用阿拉伯数字。 二、审核 审核又称核稿，是指文稿在送交机关领 导签发之前，对文稿的内容、体式等进行全 面的检查审定。这是关系到发文质量的重要 程序，也是制文阶段和整个发文处理程序中 一个必经的关键环节。 三、签发 签发是机关单位主管领导对已经审核的 文稿进行最后的审定后，在发文稿纸上签署 批准发文意见，并签注自己的姓名和日期的 环节。 签发是发文处理过程中最重要的一个程 序。文稿一经签发即成定稿，办理人员无权 改动，一旦出错，文件发出后势必造成工作 的被动。 签发环节是领导人行使职权的一种表现， 签发人代表本机关单位对所发出的文件及文 件的文字表述负有完全的责任。因此各机关 单位对于签发文件的职能分工，应有明确的 原则规定。 四、复核 复核是指公文在正式印制前，文秘部门对其进行 复查审核，主要包括：审核处理程序、附件材料、文 件格式等方面，见图5-13。 五、缮印 缮印，是根据发文定稿制成文件正本过 程。现在的文件一般都是印制的，只有少数 情况，如某些通知、