第四章·1秘书的组织管理.ppt

第四章 秘书的组织管理 第一节?? 秘书招聘应聘 第二节 考核晋升等组织管理和激励机制 第一节秘书招聘应聘与考核晋升 一、求职途径 1．学校推荐 2．结合实习，寻找契机 3．借助于人才市场 有形人才市场，无形（网上）人才市场 4 ．亲友介绍 5 ．留意招聘启事 行动必须迅速，争取第一印象深刻 6．直接求职 将自己的求职信、简历复印多份，分寄或分送相关单位，主动推销自己。 考评与晋升 涉外秘书在受聘后3-6个月内，一般属考察期，期满的考评，决定着是否正式录用。 此后，至少每年要经历一次考评，决定是否有资格加薪或晋级。 考评是企业评定员工工作优劣、决定是否继续聘用和晋级的途径，在“三资企业”中常称为“工作表现评估”。 （一）为考评、晋升积极准备 １．任职的第一个星期，了解工作职责，设计发展目标。 ２．提高业务技能--- 计算机操作、打字等办公自动化技术； 中英文商务函电写作； 商务贸易操作程序； 办公室业务和信息处理办法； 处理人际关系的技巧； 组织协调的能力 ３．充实自己 本单位所需的专业知识，如化工、海运等。 短期、非学历的培训班， 高校进修。 国际通用的秘书专业资格证书。 英语剑桥证书考试（BEC），是“三资企业”，尤其是外资企业招聘雇员，特别是招聘高、中级秘书时普遍承认的资格证书。 教材４５５页 （二）考评的陈述与工作日记 考评时，由涉外秘书填写自我评定表，同时，上司填写一份鉴定表。 双方填毕后，上司会进行面谈，如果双方填写的基本一致，上司会对你讲些鼓励的话；如果有较大差别，被考评者可以陈述自己的意见，向上司提问，进行讨论。 工作日记:日常工作，工作范围逐步扩展，工作量逐步增加，设法胜任日益增多的事务，突出贡献。 便于回顾发展历程、总结经验，将业务搞得更好，也能作为自我考评时的材料。 考评讨论时，上司常提出改进工作的建议，认真、虚心听取，在以后的考评中，可能会被要求就这些期望作出陈述。 所谓分理制，就是采用分部门办公的形式。这样，秘书机构就是整个机关中的一个部门。 中共中央、国务院实行的是分理制，办公厅是相当于部委一级的机构，下设局级机构，如秘书局、机要局、信访局、警卫局、机关事务管理局等。局以下还设处、室或科等。国家档案局是同属于党中央、国务院的机构。 国务院机构设置通知如下： ????一、国务院办公厅 ????二、国务院组成部门 外交部???国防部 教育部 商务部 文化部 卫生部 …… ????三、国务院直属特设机构 ????国务院国有资产监督管理委员会 ????四、国务院直属机构 ????海关总署 税务总局 ……?? ????五、国务院办事机构 ????侨办 港澳事务办 ????法制办…… ????六、国务院直属事业单位 ????新华通讯社 中国科学院 中国气象局 …… 所谓综理制，就是采用不分部门办公的形式，由秘书机构综合管理领导机关的一切日常工作。 全国人大常委会、中央军委、全国政协常委会实行的是综理制，由秘书长领导办公厅负责综合承办日常工作，办公厅下设若干局、处、室等。 二、秘书的组织管理 １．评价秘书工作的标准 秘书工作是管理工作的一部分，有效性是评价秘书工作的标准。它包括效益与效率（或效力）两部分。 秘书工作本身并不直接反映出效益，对其效益性，不可能直接从其活动结果上加以衡量或计算，而只能通过秘书部门所处的组织的整体目标的实现程度来衡量。 秘书工作主要是办事，秘书工作的效率主要体现在办事效率上。时间的控制则是提高效率的必要途径。 国家计委机电局在端正党风中自己检查，1995年审批的机械工业13个大中型项目，从国家计委机电局领导签字之日到文件批复发出，平均每个项目88天，其中技术改造项目94天。辽宁轴承工业公司项目用了181天，四川仪表厂项目是一位参加讲师团的同志出发前（1985年8月）办的，到这个同志即将完成讲师团任任务（时间一年），批文还没有结果。 ２．秘书的管理与激励 秘书工作管理包括两个方面，一是对秘书人员的管理，二是对秘书工作的管理，两者密不可分。 指导原则：四个转变（教材９４页） 三服务（教材８６页） 具体方法：微观管理（教材１２１页） 人的心理活动及行为的规律是从需要引发动机，由动机发动行为。此过程中，须有源源不绝的激励力量，主要的是来源于心理的激励。 马斯洛的需要层次理论把人的需要分成五种类型：生理、安全、社交、尊重、自我实现，结构如层级塔，是由低到高，有层次的组合，是由低到高的满足过程，分析了多种需要之间相互依赖的关系。 秘书工作动机的特点 1、以就业为目的 2、以职业兴趣为目的 3、以成就需要为目的