对外接待管理办法范本.docVIP

营销总部日常接待管理规定????? 对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。 2.????? 本办法适用于全公司各部门。 一、目 的：为了确保公司科研成果、商业机密及财产的安全，维护公司正常的办公秩序；为了向嘉宾提供周到、便捷的访谈条件，展示公司良好的对外形象，特制定本规定。二、适用范围：联想集团有限公司京区各办公场所。三、名词解释：1、 接待区：指公司内接待大厅、产品展示厅、公共会议洽谈室，适用于接待各类嘉宾，且不作特别限制的区域。2、 办公区：指公司内除接待区外的所有办公场所。含一般办公区和设限区（设限区指具有较强保密性的工作场所。含：商务、研发、采购、财监、企划部门的办公场所）。办公区仅限获得公司批准的嘉宾进出。3、 陪同人员：代表公司或部门负责对嘉宾予以接洽、接待的人员（含：嘉宾的被访人；业务商谈人；会议活动的组织者；参观接待人员；工程牵头部门的负责人）。????? 本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。 2.????? 接待的对象分为内宾和外宾。 三.对外接待部门 1.????? 公司行政部为公司负责接待的职能部门。 2.????? 遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有关部门要积极主动配合。 五、 接待管理原则：1、 接待嘉宾进出办公区需接待人员全程陪同。并请嘉宾佩带来宾卡。 2、 各类嘉宾卡卡样需在行政后勤部保卫处备案。????? 平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。 2.????? 对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。 3.????? 节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。 4.????? 周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。 5.????? 保密原则。向不定期宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的部题。 四、 接待分类：以嘉宾来访所需活动区域为准，将接待工作划分为六类：1. 接待区接待：一般性嘉宾来访、仅需在接待区接待。2. 办公区接待：因业务需要，在办公区接待嘉宾。3. 参观接待：由公司参观接待专岗组织的参观团体的接待。4. 活动接待：有主办部门牵头组织的、在限定时间、区域开展活动的接待。5. 临时施工人员接待：在限定时间、场地进行施工人员的接待。6. 定期合作伙伴及劳务：在限定项目、时间、地点，临时外请的工作人员的接待。????? 高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。 2.????? 对等接待。适用于一般性接待活动。 3.????? 低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。 六、 相关职责：1、 人力资源部：负责制作、管理定期合作伙伴及劳务使用的临时卡；2、 行政后勤部：2.1、前台：1.2.1、 负责制作、管理一般嘉宾来访使用的嘉宾卡；负责向品推参观接待专岗一次性提供参观团成员使用的嘉宾卡；负责协助会议活动的主办部门制作会议证；1.2.2、 负责嘉宾来访登记；1.2.3、 负责统计嘉宾卡违规使用的事件与人员，并于月末统一汇总工薪室，从工薪内体现违规罚款。2.2、 警卫：2.2.1、负责制作、管理在限定时间、场地进行施工人员使用的施工证；2.2.2、负责检查进出办公区人员的胸卡，合理引导员工、嘉宾进出办公区；2.2.3、负责将办公区内无卡、无陪同人员的嘉宾引导到接待区，并通知嘉宾的陪同人员或接洽部门负责人妥善安排嘉宾；2.2.4、负责依据本规定要求记录违规事件与人员，并负责汇集到前台；2.2.5、收集、备案各类卡样。2.3、 接待陪同人员：负责登记领卡，全程陪同并将来宾送出后还卡。3、 参观接待部门（如：品推部、外联部、企业传讯部、大客户部门）：3.1、统一管理嘉宾卡，如数发放与回收；3.2、全程组织、陪同参观团成员。4、 会议、活动主办部门：全程组织、引导来宾正确使用物业环境。 5、 施工需求部门：申办《施工卡》，并负责现场陪同或委托警卫陪同施工人员。七、 来宾卡的使用：1、 办理：1.1、 接待区嘉宾卡：由陪同人员直接在前台登记领取。1.2、 办公区嘉宾卡：陪同人员提前填写《来宾进入办公区申请表》，经本部门经理以上人员审批后，交于前台领卡。1.3、 参观团体