分团委学生会工作流程条例.docVIP

湖南大学工商管理学院 分团委学生会工作流程条例 总则 为进一步加强团队建设，调动广大学生干部的工作积极性，充分履行湖南大学工商管理学院分团委学生会各部门职能，更加热情、真诚地为全院同学服务，更加有效、有序的开展学生活动，促使学生工作更上一个台阶。现特根据新一届分团委学生会章程，秉承学生会“管理学生，服务学生，增强学院凝聚力”的宗旨，针对学生会各部门，制定《湖南大学工商管理学院分团委学生会工作管理条例》。 一、秘书处 一、 通知发放要求 1、纸质通知 （1）通知的上交日期 部门如预备举办活动，需通知各年级各班，使同学们对活动做出回馈（如上交报名表、上交作品等），为确保秘书中心有充足的时间上传和传达，同学们有充分的时间反应，从而避免因时间仓促造成的缺憾，使活动圆满开展。请各部长发通知做到以下要求： ①提前三个工作日将策划或通知以电子稿形式发至秘书中心邮箱：mishuzhongxin@163.com ②以电话、短信等方式通知一位副秘书长负责通知。 （2）通知的内容要求 各部门如预备举办活动，需通知各年级各班，请预先拟定通知底稿。通知底稿的要求如下： ①活动目的 ②活动时间 ③活动地点 ④活动流程 ⑤评审方式 ⑥奖状设置 ⑦举办方联系人及联系方式 注：如需各年级各班做出回馈（如上交报名表、上交作品等）请注明上交作品的截止日期；上交作品的时间和地点。 格式详见附件1 2、飞信通知 部门如预备举办活动，需用飞信通知各年级各班，使同学们对活动做出回馈（如上交报名表、上交作品等），为确保秘书中心有充足的时间上传和传达，同学们有充分的时间反应，从而避免因时间仓促造成的缺憾，使活动圆满开展。现做如下要求： ①在飞信通知发放当天中午秘书中心值班时间（11:40-12:10）前将飞信通知的主要内容以短信形式发至副秘书长。 ②飞信内容要求语言精炼，信息准确，必要信息全面。 3、有关学生会人员会议与活动考勤、会议记录。 照片的内容要求 需要摄影： ①活动会场布置 ②举办方合影 ③参赛同学合照 ④锦旗 ⑤授奖 ⑥其他精彩亮点 四、 奖状发放要求 1、奖状当场发放准则 活动主办方在分团委学生会办公室（A1002/红楼105）手写填好《奖状签发表》（详见附录2），注明数量、奖项等信息； 秘书中心按照《奖状签发表》制作好奖状（已盖章、未打印获奖名单）；将《奖状签发表》盖好公章携至活动现场； 活动现场产生获奖名单后，手写将《奖状签发表》获奖名单栏目填写好，递交主席团审核； 主席团签字同意后，将获奖名单誊写至奖状上，现场颁奖；该活动的《奖状签发表》将放回秘书中心作为留底。 2、奖状活动后发放准则 活动主办方在分团委学生会办公室（A1002/红楼105）手写填好《奖状签发表》（详见附录2），注明数量、奖项、获奖名单等信息，交主席团审核； 主席团签字同意后，秘书中心按照《奖状签发表》的信息制作奖状，并加盖公章，派发奖状；该活动的《奖状签发表》放在秘书中心作为留底。 五、储物室使用要求 储物室中的物资作为我院的公共财产，各部在举办活动时需保管完好，不得损坏丢失，举办活动后需按时归还。 如需借用，务必事先请示主席团或相关负责人。领取、归还物品时，需有秘书中心人员在旁登记具体物品、数量、借用日期和归还日期，归还的物品需摆放整齐有序，以方便下次使用。 秘书中心将每周二作定期检查，若发现到期不还器材者，必须在接到催还通知的两个工作日内返还器材，否则秘书中心将把部门名单上报组织部，拖欠器材将作扣分处理。 六、办公室使用要求 各部部长副部以及干事进入分团委学生会办公室，态度需保持严肃端庄。 办公室内物品不得随意翻看摆动，更不得私自借用，如需借用学生会物品，务必事先请示主席团成员。 严禁将办公室电脑挪为私用，存放私人文件（如学习资料、电影、音乐等）。为了方便资料的系统管理，各部在电脑上存放部门资料时，需有秘书中心人员在旁协助。 秘书中心将每周二作定期检查，若发现以下情况将通告组织部进行扣分处理： 私自挪用学生会物品； 私自借用学生会公章； 私自翻阅学生会内部资料； 窃用学生会电脑并窃取电脑内资料； 在分团委学生会办公室内大声喧哗影响正常办公秩序。 七、报销处理办法 各部如需报销活动经费，需携带发票（或者收据），于周二中午11:40至12:00至秘书长处核对报销。 八、秘书中心对各类大型活动的配合 秘书中心将为各部门的大型活动进行全方位的支持与配合，响应新一届院团委学生会的“强势合并，增强认可度，打造大院品牌”口号，将主要的对外精力放在对大型精品活动的配合上。主要体现在以下几个方面： 通知等形式的宣传配合。各项大型活动我们都会根据主办方要求，在主席团授意下向各年级各班发放通知，但通知上不得出现广告性语言。希望主办方把策划提供给我们，我们将根据活动流程提供全方位的支持与配合。 场地的布置