电子文件(档案)长期安全保存有效方法.doc

电子档案的整理与保护工作初探 发布-bianjibu | 查看- | 发表时间-2008-8-11 转播到腾讯微博 （四川省内江医科学校 四川 内江 641000） ? [摘 要]根据电子档案的特性及其所涉及到有关载体的理化性能和技术设备不断更新的实际情况，建立科学的整理与保护的管理制度。 [关键词]电子档案 整理 保护 中图分类号：G27 　 文献标识码：A 文章编号：1002—6908（2007）0520 ? 随着档案载体从纸质发展为全面录入的数字化电子文件，电子文件逐渐成为档案工作的主要管理对象，而电子文件的管理、存储、利用也成为档案信息化建设的主要内容。 电子档案是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等。 与纸质文件比较，电子文件有以下几个特点： 1．电子文件不再是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读利用； 2．电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递； 3．电子文件的利用是可共享的，也不再受时间和距离的影响； 4．电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。 那么，电子文件如何归档，归档后的电子档案又如何管理？ 我认为，电子文件归档及电子档案管理需要有相应的技术和设备。根据电子档案的特性及其所涉及到有关载体的理化性能和技术设备不断更新的实际情况，可以说电子档案的生命周期是由电子档案内容决定的，而保证电子档案生命周期的存在，取决于载体的寿命、电子计算机软硬件的生存周期和载体所载档案与电子计算机软硬件平台的一致性。所以说，电子档案管理是一项极其复杂的技术工程，从这个意义上说，也可把电子档案管理称为“电子档案技术工程”。因此，我们要在认真研究不断实践的基础上，积极探索电子档案及其管理方法和技术、管理标准、制度，进一步发挥档案服务于社会事业的作用。 一、电子档案的整理 目前，电子文件归档的类型有磁盘、光盘、磁带，为了做好这项工作，应按档案种类分别整理组盘。 （一）电子文书档案整理。一是内部文件以年度、组织机构、保管期限进行组盘。第一要按不同年代、组织机构、保管期限进行组盘；第二要将不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管，便于按不同年代、不同期限定期拷贝，以延长归档电子文件的保管寿命。一是要将同一归档部门的文件集中在同一盘上方便利用。为了确保文书电子文件组盘统一规范，应由档案部门在接收归档文件时集中完成，组盘后，档案人员应以统一的数据库结构和规范命题，并建立文书档案盘内文件目录，便于计算机对盘内文件查找；二是外来文件要通过处理，扫描成影像文件进入网络，各类公文的传递、批办、督办均在网上操作。三是电子文件的归档工作由业务部门掌握。处理完毕的文件由承办部门根据文件的重要性，确定密级和保管期限，按要求转入档案部门。档案人员审查后，加上档案管理信息，如：分类号、档号等，然后进入档案数据库。如要查询，则可通过各个网络终端在其权限范围内进行查询。 （二）科技电子文件归档。科技电子文件档案种类较多，可以按照基建、设备、科研、房地产、声像档案分类管理，然后再按项目归档。 1．基建档案。基建档案的形成一般是利用计算机打印使用规范的纸张输出的，所以，数据信息整理时就按档案管理要求进行输入，对纸质文件的实体进行扫描，并按案卷号、图号、序号连接起来，使终端用户直接检索到每一张图纸资料。 2．设备档案。单位引进技术和购置各种设备时，供货商提供资料、图纸的载体形式逐渐向电子文件方向发展 。所以，在购进设备时必须在合同中明确提出电子文件的必要条件，如：系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等等。在移交电子文件软盘、光盘或其他载体的同时，应该附上电子文件内容说明和注意事项。 （三）会计电子文件整理 1．工资单。工资以光盘形式归档时，应附有纸质的每月工资汇总表，并列出单位、名称、代码、人数、明细工资等，同时还应附移交清单，作为财务和档案部门双方交接时的凭证。 2．账簿。企业会计账簿内容已进入计算机管理系统，现在看到的实物实际上是计算机的打印件，计算机账簿的格式比较统一，其内容也可以光盘形式保存。但光盘归档时必须启用账簿交接表，填明机构全称、账簿名称、编号、账簿页数、启用日期，负责人、主管会计、审核、记账等人员必须签名，以增强账簿的真实性和凭证作用。 二、电子档案载体特性及其影响的因素 电子档案载体常见的有二大类：磁性载体和光盘。磁性载体由聚酯底基、粘合剂和磁粉组成。光盘是利用激光进行信息存取的，它呈圆盘状，由盘基、记录介质和保护层等部分组成。目前光盘常用的记录介质主要有碲、碲合金、硒、碳铝化合物以及一些在激光热效应作用下易