在PowerPoint2007内管理文件.docVIP

为了节省时间，可以在不退出PowerPoint?的前提下执行某些文件管理任务。任何使您能够选择文件来打开(比如打开对话框)或者保存文件(比如另存为对话框)的对话框都可用于复制、删除和重命名文件。 3.6.1 创建新文件夹保存文件时，可能希望创建一个新文件夹，将要保存的文件放在其中。要在Windows?Vista?风格的对话框中创建一个新文件夹，单击命令栏中的新建文件夹即可。如图3.19 所示。要在Windows XP?中创建一个新文件夹，在另存为对话框顶端按钮行中单击新建文件夹按钮即可。如图3.20 所示。 图3 . 19 从Windows Vista 风格的对话框中新建文件夹 图3.20 从Windows XP 风格的对话框中新建文件夹 3.6.2 复制演示文稿复制演示文稿的一种方法是打开它，然后以另外一个名称保存。(本章前面己经介绍了该方法。)下面介绍一种方法，在无需打开文件的前提下复制文件:1.在打开对话框中，选择希望复制的文件。(如果启用了浏览文件夹，可以查看文件列表，那么也可以使用另存为对话框。)2. 右键单击文件，并从弹出的快捷菜单中选择复制。3. 如果必要，更改到不同的驱动器和/或文件夹。4. 在文件列表中右键单击空白区域。5. 在弹出的快捷菜单中选择粘贴。文件即出现。如果将其粘贴到与原文件相同的文件夹中，那么新文件名开头处会带有麦佯的字样，以示区分。如果需要，可重命名此文件。6. 单击取消可关闭此对话框。 3.6.3 删除演示文稿与复制文件类似，也可以从Windows 本身中删除演示文稿文件，完全不必通过PowerPoint?。只需在Windows 资源管理器或我的电脑中选择一个文件，并按下Delete 键或将其拖动到Windows 桌面上的回收站中。 要在PowerPoint?内删除一个文件，从另存为或打开对话框中选中该文件，并按键盘上的Delete 键或右键单击该文件井选择删除0 (在Windows XP?风格的对话框中，可以单击工具栏上的删除按钮。)不能删除当前处于打开状态的文件。 注意:如果不小心删除了一个文件，如果使用的是Windows操作系统，要找回此文件;只需打开回收站将其拖回即可. 3.6.4 重命名演示文稿要在另存为或打开对话框中重命名一个文件，可以单击它，然后按F2 键;或右键单击并从弹出的快捷菜单中选择重命名气然后输入新名称，按Enter 键即可。 如果在Windows 中隐藏了己知文件类型的扩展名(默认设置)，在重命名文件时就不需要输入.pptx 扩展名。实际上，如果键入了这个扩展名，文件可能会带有两个扩展名，如myfile.pptx.pptx 。 另一方面，如果显示已知文件类型的扩展名，那么在重命名文件时就必须输入文件扩展名。 提示:要是改管理是否显示文件扩展名的设直，在Windows?Vista?中，打开计算机窗口，选择组织吟文件夹选项;在WindowsXP 中，打开我的电脑窗口，选择工具 - 文件夹选项飞然后单击查看选项卡，选中或清除隐藏已知文件类型的扩展名复选框. 3.6.5 映射网络驱动器这会为远程PC 上的文件夹分配一个驱动器号。如果经常保存到某个网络位置，而又不希望每次都要浏览多级文件夹来找到它，那么这种功能非常有用。(但也可以通过在网上邻居中创建一个快捷方式来实现这种功能。) 要将当前显示的文件夹映射为一个网络驱动器，从打开或另存为对话框中打开工具菜单，并选择映射网络驱动器。这将打开一个对话框，允许为该位置分配一个驱动器号。