收文管理课件.ppt

收文 外部送达本机关单位的公务文书和材料，包括文件电报、信函、内部刊物、资料等其他文字材料。主要分内部收文和外部收文。 收文的流程 签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复 收文流程 收受分流：签收，内外收文登记，登记摘编，初审，分办 办理收文：承办，拟办，批办，注办 传阅催办查办：组织传阅，催办，查办 收文处置：归档，暂存，销毁，清退 秘书的收文办理 1、来文 2、秘书机构签收，登记，初审，分流，递交相关领导 3、领导批示 4、秘书机构组织传阅 5、秘书机构递呈交由相关部门承办 6、秘书机构或其他监督机构催办查办 7、交还给秘书机构，秘书机构向领导汇报工作后将其入档 签收 严格履行签收手续。秘书科每周定期派人到市委收发室签收机要件、信件。签收信件、机要文件、挂号时，要看清信件是否属于本部；检查封口是否破坏，密封是否完好；核对实际信件数、信封号码与登记情况是否相符。准确无误后方可签收。急件应注明签收的具体时间。文件或信件统一由专人处理，不得擅自拆封。 登记 启封、摘编、记录入册 注意： 收文与发文，平件、密件与急件一般应分别进行；分清轻重缓急，急件随到随登，平件分批登，但也应当日到当日登；登记序号应不留空号，不出重号；字迹工整、不滥用简称；所有登录项目都应完整准确；对于无标题文件应代为拟出简明、确切的标题。 登记方式 登记方式：簿册式、联单式、卡片式 联単式：1、随文运转 2、收发保存 3、催办 4、入档 登记信息 要素：收件时间、编号、来文单位、来文类型级别、签收信息及签收时间、摘编及附件信息 来文去向、承办签收、初审意见、处理结果。。。。。 初审 主要针对下级来文： 归类，审查，筛选纠错，拟办 分办 拟办：初步办理，文件分流，部分文件直接批示 批办：领导审阅 承办：具体部门具体执行办理 注办：由承办人在公文尾角或文书处理单上简要注记公文的处理情况（如是否办理，复文字号和日期等），以备日后查考。简单的说是由承办人签注公文承办情况，以备忘待查。 传阅 传阅一般由秘书机构负责，要求： 1、保障确认传阅到位 2、适当分流，比如加人手，保存副本 3、丰富传阅手段 4、及时传阅，反馈领导 5、建立合理传阅顺序及程序 6、登记掌握文件去向，建立登记手续 并由秘书协调进行次于监督机构直接催查的催办，要求做事的方式方法 催办 明确对象与对承办工作的要求（时限、方式、原则等）；将有效进行催办工作所需要的情况以《文件催办单》等形式记录在案，作为催办依据；定期或随时向承办部门或人员催询、检查承办工作进展情况；及时协助制订和实施解决问题的方法、措施，保证公文迅速有效地运转；验收办毕公文，综合反映承办工作实际情况与结果，注销已办结公文。 查办 文查办与催办都是带有监督性质的管理活动，但两者的区别也是比较明显的：①催办是对承办公文过程的监督控制，重点在于使公文按“时”办毕，查办则不仅要监控承办过程，还要管公文产生实效的全部过程，按时、按质、按量地将有关事务办毕；②催办一般是以一份具体公文为单位展开，查办则是以一件“事情”为单位进行，在若干份公文反映同一“事情”的情况下，查办往往就围绕这样一组公文而展开。 查办工作的一般过程是： 立案，即确定查办对象；交办，向有关部门布置查办任务；向承办部门催询办理情况；反馈，由查办人将查办情况和结果反映给领导者；销办，注销已获结果的承办事项，对办毕公文做出处理。 收文处置 答复：及时，准确，具体告知来文单位处理情况 入档：处置期间借用的文件归还，办理过程中的记 录按规定销毁或整理存档，存档按类别和机密级别归档 销毁：不需记录以及特殊需要销毁的内容 暂存：未处理完毕但告一段落或有争议的文件 清退：将有关办毕的收文按期返归原发文机构或由其指定的有关单位。 * *