会议管理与邮件管理.ppt

会议管理和邮件沟通Meeting Management and Email Communication 课程内容 Your top five pains in meeting？ 会议的重要性 据调查，经理级和专业人员每周约花1/4的时间在开会上。 美国权威机构的统计表明， 1996年美国企业因不当的会议管理导致的损失高达60亿美圆。 另一项调查表明，企业80%的员工提升来源于其在会议上的表现引起上司的注意和赏识。 为何开会 传达信息 解决问题 进行决策 团队建设/营造氛围 这样的会议可以不开 没有明确主题 没有充分准备 重要人士未出席 可以有替代方案 会而不议 议而不决 如果想开好会议 KISS Keep it simple and short ! 练习#1：大客户联谊会 背景 时间安排 每人5分钟 每组15分钟 请找出一位主席主持会议 请共同找出团队答案 会议管理 如何开会 会议之前 这次会议打算实现什么目的？ 为什么要开会? 邀请谁参加? 何时?在哪里召开最好? 应该先准备哪些资料给参加开会的人参考? 是否要求开会者事先准备某些特定资料? 安排会议日程 确定会议的目的，方式，时间，场地 确定需要参加会议的合适人选 制定议程表 避免使会议日程表过于简单或是模棱两可 确定议题是“用来传递信息”、“用来讨论”，还是“用来决策”的 就有关信息和议事日程提请参与会议者注意 议题的顺序/时间安排 如果可能的话，尽量将会议控制在两个小时之内 会议日程表上标上开始和结束时间 为了避免会议超时，可以将其结束时间安排在午餐前或是一天的工作结束之前 将所有的议题都事先考虑一遍 会议日程表应该包括 用一句话来阐述会议的主题的标题 对会议要达到的目的进行阐述的一句标题 对会议所需时间的估计 参加会议的合适人选 会议的开始和结束时间 会议地点 会议日程表简单范例 目的：针对销售人员配备汽车的问题进行讨论。 目标：决定是让销售人员租用、购买公司的还是他们按行驶里程付费。 所需时间：60分钟 到会人员：财务经理、销售经理、行政经理 、销售副总裁 时间/地点：上午 9:00-10:00 ；董事会办公室 日程安排： 练习#2 公司拟发展XYZ公司做为明年的战略性客户，并争取到了邀请他们要来工厂参观，他们此行的目的是来做第一次的供应商评估，以筛选出可以考虑的生产工厂，你们是负责此次工作的人，你们会如何召开准备会议？ 请发出会议邀请通知 请做出会议前准备工作清单 时间：20分钟 Guideline for Meeting Management 会议主持人的角色 Engagement Relevancy Prepare Safety So what can we do? Engagement Relevancy Prepare Safety So what can we do? Engagement Relevancy Prepare Safety So what can we do? So what can we do? 如何开会（续） 会议进行时 确保所有的人员能够理解这个议题，以及他们为何要对此进行讨论 控制讨论标题与进度 针对要点做阶段性总结 在协议已经达成一致时应该及时结束讨论 在结束每个议程项目的讨论时，主席应对已达成的一致意见做出简洁明了的总结 会议主席的八大职责 营造和谐气氛 照议程主持会议 正确总结会议讨论内容 引导发言者解释令人困惑的发言 帮助与会者理清不假思索的想法 尊重少数人的意见，避免发生一面倒情形 减少与议题无关的争辩与讨论 保持中立态度 会议主持人的相关技能 如何做好会议上的发言 做好发言前准备 果断陈述主要问题 有效控制发言时间 抓住沟通重点 333原则（30秒，3分钟，3小时） 做好发言前准备 与人交谈 知道他们对具体问题的态度 争得他们的支持 分配使用人力资源 进行集中汇总，并确保这些事实不能相互矛盾或对你的论点不利 使同事保持对你的忠诚 果断陈述主要问题 不要人云亦云 用事实和数据来支持你的观点 把你的观点清楚地传达给大家 表明看法 阐明问题 分析可能性 提出建议 抓住沟通重点 知道对方的沟通需求 不要情绪化 赞扬别人的发言 先处理情绪，再谈事情 异中求同，寻求双赢 注意对方的肢体语言 会议主持人的相关技能 会议主持人的相关技能 常见的问题行为 阻碍 寻求权力 寻求确认 支配行为 扮小丑 闷不吭声 台下悄悄说 处理人的问题 准时开会 可把迟到（和早退）几分钟的人员名单列出来 巧妙的座位安排 控制喋喋不休 打破沉默 保护弱者 鼓励思想的碰撞 提防[建议—压制]反映 把资深高级成员放在最后发言 记录成果，结束会议 五种处理冲突的方式 处理困难情境(7A) 阶