第五讲Excel在财务管理中的高级应用.doc

在财务管理中的高级应用 5.1 Excel模板简介 5.1.1 Excel摸板功能及其创建 Excel摸板是一种用来生成其他工作簿的格式文件。由一个摸板文件生成的文件，可包括与摸板文件特征相同的布局、文件、数据公式、设置、样式、名称、宏、工作表控制以及Visual Basic模块表每一个由模板文件生成的工作簿是模板的复制品。模板在财会管理、制作报表的数据录入、支出账项以及保证个分支部门预算规范的一致性方面是十分有用的。 Excel模板与普通工作簿在形式上是完全一样的，但是功能上有如下两个基本区别。 工作簿是一次应用的，模板是多次应用的。打开一个模板时仅打开模板的复制件而不是模板本身。 模板文件的扩展名为.xlt 除此而外，工作簿模板与工作没有什么不同。 创建和存储工作簿模板 创建模板与创建工作簿文件完全一致。开始时，创建Excel的工作表、图表或其他文件，然后加人数据、格式的文件所需的其他信息，最后以模板文件类型存盘。 创建一个工作簿模板的实质是在通常的工作表编辑环境下，设计好一个工作簿的表样。设计的工作簿包含模板所需要的全部内容（如表格布局、数据、文本、格式、公式、以及控制等）。所谓创建模板就是它存为模板形式，步骤如下： 选取Excel文件“Excel另存为“命令； 输入模板名称，按通常方式选取存放模板的文件目录； 在Excel“另存为”对话框中选择保存类型为Excel“模板”，它自动将扩展名.xlt加到文件后，如图5-1-1所示； 单击Excel“保存”按钮。 注意：在Excel“文件名”文本框内，仅仅将文件扩展名改写成.xlt并不能将文件夹及模板格式存储，一定不能忽略上面的第4步。 自动模板 要改变Excel的缺省、（默认）字体、格式、保护状况等工作属性，最好生成一个自动模板。例 如，可以生成一张工作簿的自动模板，它包括用户名字或当前日期作为脚注。如果将一个模板文件以名字BOOK存入目录C：\MYDOCUMENTS\HY下，该模板文件称为自动模板，它为用户所建的一切新工作簿赋予模板式样，实际上它控制所有新工作簿的样式和内容。生成自动模板的步骤如下： 打开或创建一个用所有新工作簿样式的工作簿，如必须的数据、公式以及所需要的格式； 选取“文件”“另存为”命令； 在“文件名”文本框键入Book，如图5-1-2所示； 在“保存位置”处选取C:\MYDOCUMENTS\HY; 从“保存类型“列表框内选取”模板“，它将扩展名.xlt加到文件后； 单击“保存”按钮。 在生成自动模板后，每当打开一个新工作表（例如选取命令“文件”“新建”，或凌晨击常用工具栏的“新建”按钮），新工作表自动命名为BOOK的模板样式。因为利用模板创建的新文件都以模板名加一个整数的形式命名，所以模板名不宜过长，以不超过6个字符为宜。 维护和使用模板 创建、存储工作模板是为了使用模板。为了更好地使用模板，还应对模板进行一定的维护。 从模板创建工作表 打开一个模板将生成一个以模板为基础的新工作表文件，但模板本身并不改变，新文 件使用临时文件名。例如，槿板文件为“工业企业财务报表.XLT”，新文件名则为“工业财务报表1.XLS、工业企业财务报表2.XLS等。 根据模板创建的不同形式，从模板创建工作表的方式有所不同。但有一个共同点是，要用模板创建工作表，该模板一定不能以模板文件本身打开。 如果创建模板未存放在目录C:\MYDOCMENTS\HY下，则只能使用“文件”“打开”命令，在“打开”对话框中直接选择模板文件打开。注意这时并非打开模板文件本身，而是一个与模板文件内容完全相同的工作表文件。 如果创建的模板存放在C:\MYDOCUMENTS\HY目录下，但名字不是BOOK.XLT（即非自动模板P，而且在该上目录下没有自动模板文件，则除了用“文件”“打开”命令外，使用“文件”“新建”命令将打开一个“新文件”对话框，该对话框内显示所有C:\MYDOCMENTS\HY目录下模板，用户可从吕选择一个模板用于创建自己的工作簿文件。 如果创建了一个自动模板，除了用“文件”“打开”命令外，也可以使用“文件”“新建”命令。这时不打开“新文件”对话框，而是直接按自动模板创建新文件，如图5-1-3所示。 如上所述，虽然可以打开一个存于任何一个下模板用“文件夹”“打开”命令，但只 有存于目录C:\MYDOCUMENTS\HY下的模板才能出现在“新文件”对话框内供调用。如果建立闻自动模板，又要使用他模板文件时，也只有使用“文件”“打开”命令。 在图5-1-3中单击“确定”按钮，则会出现图5-1-4所示资产负债表模板，它是在“工业企业财务报表.xlt ”文件下的。 如果要用“工业企业财务报表.XLT的其他模板，另创建一张完全相同的工作表文件，直接用“文件”“打开