采购活动的关键控制点.docVIP

采购活动的关键控制点 采购与付款业务流程的起点是请购活动，这也是本业务的第一个关键控制点，从请购活动开始，采购活动的关键控制点主要有：请购活动授权审批控制、采购与付款制度规范控制、采购与付款实施过程控制、采购商品的验收入库控制、采购与付款合同订单控制、采购与付款有关记录控制和采购与付款业务的职务分离控制。(一)请购活动的授权审批控制请购商品和劳务是采购与付款业务的首要步骤，采购物料的使用部门或者仓库部门负责根据企业物料的需求和库存情况向采购部门提出来购申请，其他业务部门根据自身的商品需求情况编制请购单交给仓库或使用部门的请购人员，由他们进行集中请购。一般来说，企业对正常经营所需物资物料的采购都会进行一般授权。例如，仓库部门可以在现有库存量达到再订货临界点时就可以直接向采购部门提出来购申请，其他业务部门也可以对零星的物料需要或正常的维修工作和类似工作的需要，直接申请采购有关物料。企业请购权限的安排要视企业的具体情况而定，一般都是由经常发生采购业务并且采购商品价值和数量较大的部门进行集中控制。企业会不定期发生设备或价值量较大资产的采购，对于这类资本性支出和租赁合同的授权审批控制属于例外事项，企业的控制制度应该作特别授权，在一般情况下只允许指定专门人员提出来购申请。提出来购申请的过程中，最重要的控制环节是请购单凭证的控制，企业的请购单可以根据管理的需要采取计算机记录或文件记录的形式。企业的请购活动会频繁地发生，为了防止出现重复审批采购业务的现象，企业应该对请购单进行编号控制，由于采购申请的提出分散在各个部门，很难由企业统一进行编号，但是每个部门的业务授权人员都会进行请购单的审核，所以可以将编号的责任分配给各部门有审批权的负责人，这些负责人定期将编号簿交给内部审计部门进行检查。企业的各个业务部门应该力求使采购申请业务制度化，要使采购审批制度层次化，即建立系统性的完备的分级分类分业务性质的授权审批机制，明确不同类型、不同级别的请购业务审批流程，保证所有的采购申请业务都经过规定的审批程序。 (二)采购与付款制度规范控制采购与付款业务作为企业重要的业务环节，应该使此业务的控制活动规范化、制度化，所以企业应该制定有关采购与付款控制的规范和制度，作为采购与付款业务执行的行为准则，在企业各部门进行推广。在制度和规范中，至少应该包含以下内容：1．企业进行采购与付款业务活动的控制原则采购与付款业务是由企业各个部门共同完成的，企业的控制制度不可能形成单一的标准，这样就限制了各部门的创造性，脱离了实际。企业的规范和制度要体现内部会计控制的主要理念，应该把内部会计控制的相关原则列入其中，这样就能使各部门在制定自己控制规范和制度时可以把握正确的方向。2．企业采购与付款业务的人员权责安排企业的控制规范和制度应该说明有关人员和部门的责任和义务，这样既有利于采购与付款业务人员明确自身的责任，开展好本职工作，又有利于员工之间进行相互监督，形成竞争的氛围。企业的人员权责安排制度是分层次制定的，一般来说，重大的采购与付款业务，例如重大设备购买决策控制，是由企业的厂长或经理层制定权责分配，而各部门的采购与付款业务是由部门经理制定人员权限安排。3．企业采购与付款业务的一般程序采购与付款业务具有鲜明的程序化特征，如果业务活动能够按照标准流程进行，就会达到非常好的控制效果，而保证业务程序有效实施的前提是制定有效可行的业务程序规范和制度。企业在制定采购与付款业务制度、规范的过程中，应该注意的问题有：力求实现控制程序的完整，将所有的重要环节都包括在内；坚持用最少的资源解决最多的问题的原则，注重制度和规范的执行效率；制定过程要发挥民主决策的优势，充分征求各个级别管理者和普通员工的意见，这是保证制度规范有效实施和可行性的关键。4．企业采购与付款业务的修正和制度的调整机制企业的采购和付款业务受外界的影响较大，特别是供应商和市场供求关系，所以企业在规范和制度中列出的业务程序和有关规定应该随着外部条件的变化而进行必要的调整和修正。企业在有关的制度和规范中应该建立沟通条款，保证采购与付款业务程序始终有效并及时对规范和制度进行调整。 (三)采购与付款实施过程关键控制点采购与付款业务过程中的关键控制点主要有：采购物料的实物控制、供应商管理控制点、采购预算控制和采购业务中不相容职务分离控制。1．采购商品的实物控制采购与付款业务过程的实物控制主要有三个方面的控制点，第一，对于采购过程中重要物料的限制接近控制，企业的监督部门要随时检查采购人员的业务执行状况，并核对供货商的发货单和实际到货情况，防止货物在运输途中的丢失和损坏，在必要的情况下要对在途采购商品进行保险；第二，企业的仓库管理部门要加强库存采购商品的控制，对于接近来购商品的人员进行授权审批控制，任何未经授权的人员都