第一太平戴维斯行政部手册(住宅,别墅).doc

行政部运作手册 住宅 ( 别墅 ) 二零零八年五月 第一太平戴维斯物业顾问(成都)有限公司 目 录 会议制度 2 办公用品管理规定 3 合同管理规定 5 服务标识管理规定 9 名片、图书、工作证管理规定 12 文书管理规定 15 档案、资料管理制度 21 档案管理操作规程 22 档案、资料借阅制度 27 常用办公设备的使用管理规定 28 员工宿舍管理规定 31 宿舍十不准 34 车辆管理规定 35 会议制度 会议是传达、贯彻上级精神、总结经验、表彰先进、批评谬误和统一思想、部署工作的活动。会议要求精练，议题要集中、明确，时间要简短，会议要有准备，讲究效能。 一、例会：包括部门工作会议、部门领导办公会议、员工会议及年度工作会议四种形式。 1．部门工作会议：以部门为单位召开的员工会议。每星期一次（逢星期一上午），由部门经理主持召开。主要检查上周工作，进行工作讲评，研究部署本周工作。 2．部门领导办公会议：由部门经理以上人员参加的公司工作会议。每月一次，由总经理主持召开。主要检查、总结一个月的工作情况，研究、统一下一阶段的工作目标和方向，明确、布置下一个月的工作任务和工作重点。 3．员工会议：由公司本部员工参加的会议。每季度一次，由总经理主持召开。主要进行季度工作小结，分析季度工作形势，表扬好人好事，指出存在问题，部署下一部总体规划、任务和工作措施，以及传达上级的有关精神等。 4．年度工作会议：分半年和全年工作会议，以公司全体员工参加的工作会议。由总经理和有关部门作出会议的安排，提出要求，一般先在部门活动，再由总经理召集部门领导活动，最后召开员工大会。会议主要进行年度工作总结、分析形势、表彰先进，找出经验教训，作出新年度的规划安排和开展年度工作的措施、要求。 二、临时性会议：临时性会议是根据工作需要而不定期召开有关人员参加的会议。根据情况各部门、各级都有权力以各种形式召开会议。临时性会议要议题明确、内容简要、效果明显。 三、会议均包括会前准备、会中组织与会后落实工作。行政部具体负责会的记录和会议精神的落实检查工作。 办公用品管理规定 为加强办公用品的管理合理化，特制定本规定。 一、本规定所称办公用品为消耗品、管理消耗品及管理品三种。 消耗品：铅笔、刀片、胶水、胶带、浆糊、大头针、图钉、曲别针、橡皮筋、笔记本、复写纸、卷宗、标签、便条纸、信纸、橡皮擦、夹、水蜡、打印油、圆珠笔、钉书针……等。 管理消耗品：签字笔、白板笔、笔式擦、萤光笔、涂改液、打印台、电池……等。 管理品：剪刀、美工刀、钉书机、打孔机、大型削笔器、钢笔、打码机、姓名章、日期章、日期戳、计算器、印泥……等。 二、办公用品分为个人领用与部门领用两种。“个人领用”系个人使用保管用品，如圆珠笔、橡皮擦……。“部门领用”系本单位共同使用的用品，如：打孔机、大型钉书机、打码机……等。 三、消耗品可依据历史记录（如以过去半年耗用平均数），经验法则（估计消耗时间）设定领用管理基准（如圆珠笔每月每人发放一支），并可随部门或人员的工作状况调整发放时间。 四、管理消耗品文具应限定人员使用，自第三次发放起，必须以旧品替换新品，但纯消耗品不在此限。 五、管理性文具列入移交，如有故障或损坏，应以旧品换新品，如遗失应由个人或部门赔偿或自购。 六、办公用品的申请应于每月二十五日由各部门提出“办公用品申请单”（附表1）交综合部统一采购，次月一日发放。但管理性文具的请领不受上述时间限制。 七、每人及每单位设立“办公用品领用记录卡”（附表面化）一张，由综合部统一保管，于办公用品领用时分别登记，并控制办公用品领用状况。 八、办公用品严禁带回家私用。 九、综合部可向文具批发商采购，其必需品、采购不易或耗用量大者应酌量库存，特殊文具无法采购时，可以经综合部同意授权各单位自行采购。 十、新进人员到职时，由用人单位提出办公用品申请单向综合部请领办公用品，并列入领用卡，人员离职时，应将剩余办公用品缴交综合部。 十一、印刷品（如信纸、信封、表格……）除使用部门有特殊需要外，其印刷、保管均由综合部统一购买。 合同管理规定 一、目的：规范合同的评审、签署、履约跟进、归档管理工作程序，确保公司利益、信誉得到保障。 二、本规定适用于物业服务分公司所有合同的管理工作。 三、合同管理的范围：包括对外提供服务的合同和对外委托服务的合同。 （一）对外提供服务的合同，包括以下几类： 1．开发/建设单位或业主委员会委托进行物业服务的合同； 2．对外租赁合同； 3．公司承诺提供的常规服务和管理； 4．顾客（业主、住户或其他委托方）委托公司进行采购、安装、修缮、装修、贮存、检修、保养、清洁、搬运及其他有偿服务的合同； 5．公司车库、车棚、车位使用或泊车合同； 6．其他对外提供服务的合同。 （二）对外委托服务的合