招商局物业之管理处主任培训教材行政公文写作doc.doc

管理处行政公文写作 第一部分 管理处常用公文文种介绍 管理处的行政公文写作一般以通知类公文和请示类公文见多，日常工作中经常用到的文种主要有：通知通报报告请示会议纪要函通知，适用于转发上级和不相隶属的公文；发布规章制度；传达要求各单位办理和员工需要周知或共同执行的事项；干部任免、职务评聘工作事宜。通报，适用于表扬先进，批评错误，概述一个时期的工作情况，分段叙述重要事情的过程。报告，适用于向上级汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级的询问。请示，适用于向上级请求指示、批准。要详细、准确地写明请示事由，明确提出本单位或个人对解决问题的意见，供上级参考，具体提供需要上级答复的事项。会议纪要，适用于记载和传达会议情况和决定事项。函，决定，适用于对重要事项或重大活动出安排和决策；，，2000年8月24日，国务院以 国发［2000］23号文件发布了《国家行政机关公文处理办法》(以下简称《办法》)，这次发布的办法是改革开放以来第四次修订发布的版本，《办法》将国家行政机关的公文种类规范为 13 种，不再分类。与原《办法》的12类13种相比，一是取消了“指示”，增加了“意见”。“ 指示”是上级对下级布置工作、阐明工作活动的指导原则时使用的公文。随着社会主义市场经济的建立，“指示”不再适用，因此被取消。“意见”适用于对重要问题提出见解和处理办法、建议。作为公文中的“意见”，不同于一般含义的意见，适用范围很广，就其行为主体而言，可以适用 于各级、各部门。就其内容而言，涉及工作方方面面。意见可以独立成文，也可以与别的文种搭配行文；既可以由某一个发文，也可以由几个部门联合发文；既可以作为下级向上报的建议性意见，也可作为上级向下发的指导性意见。 一、行文规则 写作公文之前，就要确定行文规则。从现实的公文写作情况来看，行文规则往往是人们遇到的一个普遍问题。而学习和把握行文规则，则必须首先了解行文关系、行文方向和行文方式。 （一）行文关系 行文关系是各单位之间的组织关系在公文运行中的体现。 各单位及其部门、单位之间的组织关系和行文关系有以下四种： 一是上下级关系，即领导和被领导关系，这是直接垂直的关系。单位或部门的上行文报告和请示都是面向上一级的单位或部门。 二是隶属关系，不论大小和级别，都在同一系列内。如招商海月花园管理处就可以说隶属招商局物业管理有限公司，而和招商局物业其他属下公司如北京招商局物业管理有限公司就不是录属关系。在这一关系之下，上级常用普发性下行公文。 三是平级关系，同样是在一个系列中的同等级别的单位或者部门、单位之间的关系。其代表性文种是平行文函。有的通知也可以使用。 四是非隶属关系，指不是同一系列不发生直接职能往来的单位及其部门、单位之间的关系，不论是相同级别还是不同级别，通过知照性行文如函进行协调，或联合行文共同办理。 （二）行文方向 行文方向是以发文单位为立足点向不同单位运行的去向。大致有四个： 上行，指公文向上级单位运行。行政公文的上行文有议案、报告和请示，但有的下行文如通知、通报等也可以在一定情况下上行。 下行，指公文向下级单位运行。下行的行政公文较多，如决定、指示、通知、通报以及批复等。 平行，指公文向同级或不相隶属的单位运行。函、通知等都可以平行。 泛行，指公文可以同时上行、下行或平行，并向社会公布。行政公文中公告和通告就是这样。 （三）行文方式 行文方式，指行文的方法和形式。 1、从行文对象分 （1）逐级行文：向直接的上级或下级行文。 （2）越级行文：越过自己的直接上级或下级行文。 （3）多级行文：向直接上级并呈非直接上级或者向直接下级并转非直接下级的一次性行文。 （4）普发行文：向所属各单位及其部门、单位一次性行文，主送单位使用泛称，这在招商局物业管理有限公司比较常见，如行文抬头是各属下公司。 （5）通行行文：向隶属单位和非隶属单位以及社会群体一次性泛向行文。 2、从发文单位分 （1）单独行文。 （2）联合行文。 3、从对象主次分 （1）主送。 （2）抄送。 （四）行文规则应注意的问题： 1、注重效用 公文不能随意发出， 一定要讲究实效，这才能保证发文单位的权威性。如果公务不大重要，不必要用公文反映，那么可以采取电话、谈话等方式来答复。公文要少而精。 2、行文根据 各单位的行文关系，应根据各自的隶属关系和职责范围确定，各单位在权限范围内可以自主行文； 党和企业的行文不能混淆，党和企业可以联合行文而不能互相行文。 3、部门行文 公司各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级单位的相关业务部门行文。 （1）公司各部门在职权范围内，可以互相行文，可以向下一级单位的有关业务部门行文。上下级业务部门之间，虽然没有隶属关系，但有业务指导关系。 （2）单位各部门向下一级单位行