构建档案网络平台 实现馆藏资源共享.doc

构建档案网络平台 实现馆藏资源共享 　　摘 要：本文论述了构建档案网络平台是信息社会档案事业的发展趋势，及资源共享网络环境下，档案馆馆藏资源建设的重要性，并对如何做好此项工作进行了认真研究和探讨 关键词：网络平台；资源共享 一直以来人们使用传统人工的方式管理档案，这种管理方式存在着许多缺点，如：档案利用者必须亲自到馆查阅，靠手工翻阅纸质检索目录，犹如大海捞针，检索效率慢而低下，等待时间长；纸质档案日积月累不断翻阅查找，给有害霉菌提供生长环境；经常性曝光复制档案提供利用，容易加速档案纸张脆化等等手段，对档案造成损害，极大地缩短档案的使用寿命 随着科学技术的不断提高，计算机技术日渐成熟，其强大的功能已为人所熟知，它已进入人类社会的各个领域并发挥着越来越重要的作用。作为计算机应用的一部分，使用计算机对档案信息进行网络化管理，具有手工管理所无法比拟的优点。例如：检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等，不用亲自到馆查阅，异地实现共享查询和提供利用。这些优点能够极大地提高贵溪冶炼厂档案管理和利用的效率 清华紫光企业档案管理软件是贵溪冶炼厂档案馆档案管理手段不可缺少的重要部分，它的内容对于贵溪冶炼厂的决策者和管理者来说都至关重要，所以档案管理系统必须为利用者提供海量的信息和快捷的查询手段 1 构建档案网络平台条件 ⒈档案网络平台硬件配置。近20年来，我国先后筑建起中国互联网、中国教育科研网、中国科技网和中国金桥网并均与国际互联网接轨。就全国建设单位来看，90年已有许多单位开始使用计算机制图，到2000年以后许多单位已普遍使用计算机，并纷纷着手建设局域网。贵溪冶炼厂已有建成使用的工厂FDDI主网，档案馆配置交换机、服务器、大小型扫描仪、计算机终端和各档案室和资料网点都配置计算机、打印机和复印机，为网络化平台构建提供了前所未有的硬件条件 ⒉档案网络平台体系组建。贵溪冶炼厂组建了以档案馆为中心纵向统一、横向协调的档案、资料管理网络体系。该体系由档案馆、档案分室、资料室和资料网点组成，既在多样化经营单位设立了档案分室，车间和一些部门设立了资料室，职能科室设立了资料网点。构建了全厂纵横交错，点与面相互结合，覆盖广的档案网络平台 ⒊档案局域网组建和维护。贵溪冶炼厂档案馆1999年引进了清华紫光企业档案管理软件，档案信息管理局域网组建成功并与工厂FDDI主网连通。1998年实现了“文档一体化”目标，2003年和2008年两次对该系统进行了升级。计算机管理系统成熟，已基本实现了整理、编目、检索、利用、信息采集等主要服务功能的自动化管理。自动化建设大大改善了档案馆的服务手段，提高了服务质量和工作效率，促进了各项标准的制定和完善 2 档案网络平台建成使用 1.统一规划和指导。 贵溪冶炼厂档案馆牵头，组织人力协调和指导，从行政和技术两个方面统一规划和指导贵溪冶炼厂档案网络平台建设，制定一系列有实际约束力的规范和标准，特别应该制定出档案网络平台发展各阶段的规划，既有近期又有远期的目标，对贵溪冶炼厂档案网络平台工作进行实质性领导，统一步伐，协同发展，破除那种传统的自成一体、条块分割、各自为政的局面 2.统一标准和操作。标准化是构建档案网络平台的前提。贵溪冶炼厂档案馆召集有关专家，共同酝酿制订档案的有关业务工作、技术方法以及设备等方面的统一原则和规范，并根据国际、国内标准及行业发展趋势，制定出网络平台使用过程中共同遵守的各项标准，如网络通讯及数据库方面的标准、?算机硬件及软件系统的标准等，这样可以在向资源共享过渡时少走弯路，避免人力、物力、财力的浪费。贵溪冶炼厂档案馆选用《清华紫光企业档案管理系统TH-AMS标准版》的高质量应用软件，在实现档案工作通用需求的同时，最大限度满足了用户个性化需求，以信息资源管理为发展方向，构建企业信息资源管理平台。清华紫光企业档案管理系统实现了传统实体档案管理上的档案信息数字化管理，通过密钥文件、图形图像处理、在线收集、字段权限控制、规则权限控制、批量挂接、全能浏览器、通用报表生成器、OCR汉字识别等多种信息处理技术，实现了从文件处理到自动组卷、档案整理、打印编目、借阅查询等档案工作全过程的标准化、智能化信息管理系统 ⒊打造数字化馆藏。数字化馆藏有两种模式：一种是数据库模式（适用于已购置数字档案检索条件的档案馆）；另一种是光盘模式（适用于未购置数字档案检索软件的档案室）。数字档案检索的级别主要有：案卷级检索、文件级检索、全文检索。贵溪冶炼厂打造的数字化馆藏属于数据库模式，数据库的建设以国家和企业标准为依据，因地制宜建成若干个标准化、通用性好的文件条目数据库、全文数据库、多媒体数据库。同时档案馆应扬长避短，充分利用馆藏档案信息资源的优势，建立有自己特色的数据库