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档案数字化建设探究及探析 　　摘要：我国档案管理事业的不断进步与发展，要求我国档案管理工作将现代科学技术作为发展核心，并且通过现代科学技术，有效实现对信息与知识的高度整合，从而加强对信息资源的科学化管理。实现对档案的数字化管理，不仅改变了传统纸质档案的管理弊端，更有效提高了档案的利用效率，真正实现了档案信息高效利用与资源共享的目的。所以，对档案进行数字化建设与管理，是未来发展过程中势在必行的举动。本文就档案数字化建设进行了探讨 关键词：档案；数字化建设；问题；措施 1 引言 随着信息时代的发展，信息查询速度和数量不断提高，档案信息工作不断深入和推进，为使馆藏档案得到更好的利用，档案部门迎来了馆藏档案数字化的浪潮。传统的纸质档案在检索和查阅上都较为复杂，保存效果也较差，不利于档案的开发利用，数字档案存储空间小、利用便捷，所以将纸质档案数字化成为档案工作的主流趋势，为了节约人力、物力资源，控制成本，数字化走上舞台 2 档案数字化建设的必要性 对档案管理进行数字化建设与改进，实际上对我国社会发展以及对各行各业的发展都有一定的帮助和意义，同时也可以满足人们对于资源高效利用的要求 2.1 档案数字化建设可以满足社会发展的需要 当今时代是信息化时代，整个社会的发展都是向着信息化、科技化方向转变。因此为了使得更多的百姓和群众可以得到高校的社会服务，档案实行数字化管理势在必行。封闭的传统档案管理无法适应当前的社会发展要求，同时也不能对档案资源信息实现合理配置 2.2 是加??档案管理工作的重要方法 一般而言，传统的档案管理需要对档案原件进行翻阅，长此以往很容易导致档案本身受到磨损。而利用数字化进行档案管理则可以避免这些现象的出现，还可以有效避免档案丢失现象，在一定程度上促进了我国的档案管理水平提升 2.3 是提升档案管理服务水平的需要 实行档案管理，可以使得档案的管理者利用计算机进行相应的档案信息管理。既满足足不出户的要求，也使得档案信息提供水平逐渐提升 3 档案数字化建设过程中存在的问题 3.1 缺乏统一的档案信息管理标准 我国较多单位都处于新旧档案管理模式交替过程中，在进行档案数据库建设时由于经验不足存在着名目繁多且杂乱无章等现象。首先，各个单位的文化理念和领域分工不同，而有些单位的大部分档案仍然以纸张形式存在，无法对单位内档案进行统一模式管理；其次，在建立单位数字化档案管理时很难借鉴其他单位的档案管理方案来进行规划，而我国大部分单位数字化档案正处于不断建设中，从单位内部人员处获得重要的意见和建议相对来说较少。因此在单位中无法设定统一的档案信息管理标准，这对我国单位发展数字化档案建设增加了难度 3.2 部分人员无法进行数字化操作 许多单位中的档案管理人员和录入人员年龄偏大，思想观念相对来说比较保守，他们对于智能化数字化技术的接受能力比较慢，甚至有些工作人员从未接受过智能系统方面的训练，连相关知识也是一知半解，因此在进行档案管理新旧模式更替的时候增加了难度，不利于单位档案管理部门顺利开展工作。目前，由于缺乏对档案信息化和数字化的整体规划，档案管理信息系统效率较低，这严重阻碍了信息系统功能和效用的发挥，信息化和数字化对档案信息的支撑作用有限，无法实现档案的科学管理，部分档案信息系统由于缺乏规范化和标准化的管理和维护，系统时常出现宕机现象，这在一定程度上也限制了档案数字化建设步伐 4 加强档案数字化建设的措施 4.1 把档案的标准化和规范化作为推进档案数字化的基础 现在，档案信息数字化还存在很多问题。比如，档案信息数字化不标准；档案信息方面没有使用统一的软件等，这些问题都严重影响了信息化技术的提高。因此，档案信息的标准化和规范化是档案管理工作的基础。当这些工作达到标准化和规范化的时候，档案数字化也就取得了一定的发展。因此，这两者是互相依存的、不可分割的 4.2 整体水平的提高关系着数字化建设的发展 对目前的档案数字化建设来讲，应该把工作的重点放到整个系统的建设方面。努力使系统走向正规化。并经过网络把各个节点连接在一起，发挥出系统和数字化的整体优势。另一方面，某些节点因为各种原因会成为系统连接的障碍，在一定程度上妨碍了系统的连通性。因此，要实现所有的节点装备水平与应用能力齐头并进的目标对目前水平来说是不可能的，要绕过一些障碍节点，不要在某区域进行齐步并进的战略。要不断鼓励和支持某些先进单位逐步提升水平，也可以在某些单位实施高水平的数字化建设试点，这样能够获得经验和解决问题的策略，对档案数字化系统建设非常有好处 4.3 加强数据库建设和管理 数字化信息技术的发展促进档案管理工作不断取得新的成绩，但是，还有一部分工作做得不到位，那就是