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商务交往中商务信函类型及其写作的注意事项 篇一：商务与社交信函写作 商务与社交信函写作简述 随着我国改革开放的深入和经济蓬勃发展，我们的对外交流活动日益频繁，信息交流显得至关重要。尽管现代的通讯手段十分发达，如电话、电报、电传、传真、电子邮件 (e-mail) 等，但信函仍不失为频繁的商务活动、社交活动中维持联系、增进友谊、互通信息的重要方式。信函载负信息量大，且讲求周全、严密、清楚、准确。信函较之其他通讯手段，有其特殊的风格、惯用词汇和套语。因此，信函的撰写十分值得探讨和研究。 在商务活动与社交活动中，有时正确的信函格式和结构与信函的内容一样重要，它有助于信函给对方留下一个好的印象，并为双方关系持久下去奠定基础。 1. 信函的格式 1.1. 齐头式 信函中所有内容，包括信内地址、日期、签名等都从信的左边开始，垂直成一条直线。这种格式相对来说现代、快捷、容易操作，无论在商务信函还是在社交信函中都很通行。见图： Ⅱ. 1.2. 缩进式 地址和签名等需要换行的地方，通常向后缩进几个字母。此种格式易于打字，且外观新颖。见图： Ⅱ. 1.3. 混合式 混合式系齐头式与缩进式的综合形式。见图： 注：通常，正式的英文书信中的段与段之间要用双行距，以示分段。 2. 信函的结构 信函通常由以下部分组成。 2.1. 信头 (Letterhead) 信头，亦称回信地址 (return address)，这是中国人所不习惯用的。其实，它很重要，是复信的依据。因为信封往往不被保留，而且，有些信封上并不标明寄信人的地址。 信头通常包括寄信人的地址或公司的名称、地址、电话、电传、传真号、电报挂号、邮政编码以及信函编号 (reference number) (编号是用来标示有关的来往信函，并对信函编号归档)。信头通常写在信笺的右上方。如果信笺上已经有印刷信头，则可免去此项。地址的书写顺序是由小到大。如： Anderson Placement Service Inc. 240 Market Street Los Angeles, California 70193 Tel: 684—7534 Fax: 540913 Your Ref. Ds Our Ref. MS / LR 2.2 日期 (Date) 日期应该写在寄信人地址的下方，日期的表达方式英美各不相同。英式是按照日、月、年的顺序；美式是按照月、日、年的顺序。 另外，写日期还应该注意： 1) 年份应写全，不可省略。 2) 月份用英文拼写，不可用数字代替，如 1/1/2000。除May, June, July 外，可以用缩写，如：Jan., Feb.。但是，在较正式的公函或商务信函中，月份一般不可缩写。 3) 日期用基数词表示，尽量避免用序数词。以下两例均不可取：Oct 20th, 2000; twentieth Oct 2000。月份在日期前，日期与年份间用逗号隔开，月份与日期之间不用标点；如日期在月份之前，月份与年份之间不用标点。 如: October 7, 2001; 29 February 2003。 2.3 信内地址 (Inside Address) 除一般社交信函，正式的商务信函或社交信函必须有信内地址。信内地址应写在信笺的左上方，约在日期下两行。信内地址中的收信人地址应与信封上完全一致。 另外应注意： 1) 收信人的姓名应使用全名，如果收信人是男性，就写 Mr. xxx，另起一行写出职务；如果是女性，就写 Ms. xxx (称呼婚姻状况不详的女士)，Miss xxx (称呼未婚女士)，Mrs. xxx (称呼已婚女士)。如： Mr. John Boell Ms. Alice Spring President Credit manager 2) 收信人的地址应确切、完整，并且按照投寄国家的惯用格式。英语国家的地址由小到大排列：门牌号，街名，市名，州名，邮编，国名。如： Mr. Paul Lee Director, Customer Relations 231 Davis Street New York, New York 10020, USA 2.4 称呼 (Salutation) 称呼一般放在信内地址的下两行，常用的称呼语如下： 1) 商务信函 Dear Mr. Jackson: / Dear Ms. Spring, (冒号、逗号均可) Dear John, / Mary, (用名字时，后面用逗号) Dear Sir, / Madam, / To whom it may concern, (不知对方姓名时，称呼 Sir, / Madam，后面用逗号) Dear Sales Manager, (写给部门负责人) Gent