秘书办公室工作实务--综合篇课案.ppt

衬衫放西裤外 过短 不扣衬衫扣 西服配便鞋 西服及裤子口袋 西服袖长过衬衫 扣子全扣上 男人着西服的八忌 不许不穿衬裙 不随意搭配 不乱配鞋 过大或过小 衣扣不到位 不内衣外穿 女士着 西装的六不 坐姿 行姿 站姿 仪态礼仪 手势 蹲姿 电话礼仪三要素 声音 态度 言词 电话形象三要素 1 时间 2 空间 3 内容 同事家里电话 迟到、请假 外出办事 延误拜访 用传真机机传文件 借用他人或单位电话 让工作更顺利的电话术 你是如何鼓掌的? 你会握手吗？ 握 手 礼 仪 禁 忌 握手时，左手拿着东西或插在兜里 不按顺序，争先恐后 男士戴手套（社交场合女士可戴薄手套） 戴墨镜（有眼疾病或眼有缺陷除外） 用左手或用双手与异性握手 交叉握手（与西方人握手视为十字架，不敬） 拉来、推去或上下左右抖个不停 长篇大论、点头哈腰、过度客套 只握指尖或只递指尖 手脏、湿、当场搓揩 三心二意、面无表情、目光游移或旁观 介绍集体： 介绍双方时先卑后尊 介绍其中一方时先尊后卑 介 绍 礼 仪 介 绍 他 人： 按尊者优先与相互原则 先介绍下级给上级 ?先介绍年轻的给年长的 先介绍女士给男士? 先介绍来宾给主人 先介绍家人给同事、朋友 ?先介绍未婚者给已婚者? 先介绍后与会者给先与会 者 自我介绍： 单位（全 称） 部门 职务 姓名（缓、顿、释） 了解尊卑次序同时尊重客人习惯 司机 秘书 上司 来宾 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 秘 书 司 机 来宾B 上司 来宾A ? 上司 来宾A 来宾C 秘书 来宾B 我是自己命运的主宰 我不能左右天气， 但我可以改变心情 我不能改变容貌， 但我可以展开笑容 我不能控制他人， 但我可以控制自己 我不能掌控过去， 但我可以掌控未来 我不能预知明天， 但我可以抓住今天 我不能样样顺心， 但我可以事事尽心 * A（态度）德 S（技能）才 你是属于什么样的人才？ 定义： 收文是收进外来发送本企业的文件，即：凡是公司收进的一切以文字作为表达工具的关于商务的材料，都是收文。 程序图： 签收 ? 拆封 分文 请办 批示 备注 归档 ? 登记 传阅 拟稿 协商 会签 核稿 归档 校对 登记编号 公文处理方法和程序 三大环节： 1、发文处理： 拟稿---审核---签发---登记---缮印---用印---分发 2、收文处理： 签收---登记---分办---拟办---批办---承办---催办--督办---办复 3、公文管理： 制定立卷类目表---归卷---调用---立卷---归档---销毁 文档管理与处理 文档的归档原则： 一、是在本企业活动中直接形成的； 二、是在当前或一定时期内具有依 据凭证作用的； 三、是对企业具有长远的历史查考 价值的。 文档的归档方法： 1、按问题组卷 2、按名称组卷 3、按时间组卷 4、按地区组卷 5、按收发文机关组卷 6、按作者组卷 7、按结构组卷 8、按工作阶段组卷 9、按专业组卷 归档案卷内的基本排列方法： 一、上级机关文件在前，本企业和下属单位形成的文件后； 二、来文和复文，复文在前，来文在后； 三、正文和附件，正文在前，附件在后； 四、正本和原稿，正文在前，原稿在后； 五、成果性、结论性文件在前，原始性、过程性文件在后。 低投入 高效能 A 高投入 高效能 B 低投入 低效能 C 高投入 低效能 D 投入 效能 会议价值＝ 会议收益 会议成本 人力成本 物料成本 机会成本 情感收益 认识收益 任务收益 应当开什么样会议？ 如何提升会议价值？ 会议弊端与防治 参加人员过多 会议目的不明确 简单问题复杂化 议题讨论失控 会议问题 控制会议规模 简化会议程序 缩短会议时间 提升会议水准 会议控制 明确参会人员 选择开会地点 选择会议时间 制定会议议事日程 会议现场布置 会议的通知 会前的审核 会议经费