一切为了高效——时间管理与工作计划分析.ppt

一 切 为 了 高 效！ ——时间管理与工作计划 Page ? * 这可怕的抱怨 正使我们变成—— 痴男怨女！！ 时间不够用啊，不够用！ 我到底在忙什么？ 为什么我总被打断？！ 计划赶不上变化！做来干嘛！ 执行力在哪里啊？！ 说了这么多遍，怎么还会错！！ Page ? * 1.你通常工作很长时间吗？ 2.你通常把工作带回家吗？ 3.你感到很少花时间去做你想做的事吗？ 4.如果你没有完成你所希望做的工作，你是否有负罪感？ 5.即使没有出现严重问题或危机，你也经常感到工作有很多压力？ 6.你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件？ 7.你时常在做重要工作时被打断吗？ 8.你在办公室用餐吗？ 你只需回答“Yes”Or“No”。 把脉 Page ? * 9.在上个月里，你是否忘记一些重要的约会？ 10.你时常把工作拖到最后一分钟，然后很努力地去做完它们？ 11.你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗？ 12.你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗？ 13.当你长休了一段时间，你是否有负罪感？ 14.你常无暇阅读与工作有关的书籍？ 15.你是否太忙于解决一些琐碎的事而没有去做与公司目标一致的事？ 16.你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于未来？ Page ? * 结果 回答“Yes”的数量 诊断结果 12~16个 救命！你真的需要改进了~ 8~11个 当心！要重新审视了！ 4~7个 可以！方向正确，但需要提高冲进！！ 0~3个 恭喜！要坚持哦~ Page ? * 重要性 紧急性 紧急重要 十字交叉大法——以价值和重要性为导向管理时间 不紧急但重要 紧急不重要 不紧急不重要 对于紧急重要的突发事件，要本人亲自、立刻处理； 对于不紧急但重要的，则要本人进行战略规划，花最多的时间去处理 对于紧急不重要的工作，要减少所花时间，酌情委托下属去处理 对于不紧急不重要的工作可以不去处理，或花最少的时间处理 20%时间 60%时间 15%时间 5%时间 Page ? * 谁偷走了我们的—— 时间？！ Page ? * ?电话打扰或者社交闲谈 害怕冒犯别人 希望保持消息灵通 自我膨胀 享受社交的乐趣 阻绝干扰，过滤访客与电话 设置一些暗示社交时间结束的技巧 集合你的时间，去处理电话、文件等…… Page ? * ?不速之客 延后处理 把访客转交给别人 另外安排时间 学会过滤 不要让别人找到你 Page ? * ?沟通不良 不明白事情的重要性 没有时间 没有倾听 沟通的目的不明确 时机不当 沟通的机会不够 学会倾听 使用恰当的字眼 运用非语言式的沟通 Page ? * ?会议耽误 提前准备，首先安排议程 无效的会议 有效的会议 无准备、无目的、无议程 会议过多或会议时间过长 会议的时间和次数要恰当 讨论脱离议程的内容 不能准时开会/散会 会而不议，议而不决、决而不行 务必准时开会和散会 不讲废话 会而有议、议而要决、决而必行 Page ? * ?事必躬亲1 作为管理人员： 学会让下属/同事独当一面； 不断地教他要接纳错误，从错误中学习； 学会授权，学会信任同事及下属，利用进度报告加以控制。 Page ? * ?事必躬亲2 应注意： 学会表达完整，不让人觉得模糊，要求部属遵从指令，确定任务内容； 如果人手不足，部属工作过量，当一个主管的你应该学习先完成一部分，再完成另一部分，先把这个阶段的事情完成，再把下一个阶段完成，而不要一次性的赋予他们更多的任务或事情。 Page ? * 1、订购一张明天到北京的软卧火车票； 2、打扫办公室的清洁； 3、9:30出发到火车站接一位从总部来的检查专员； 4、通知相关店长下午14:00和总部检查专员座谈； 5、安排中午店长及总部来的检查专员吃饭事宜； 6、前台告之有客人正在前台投诉，要求见店长； 7、客房主管汇报说客房有两个同事因矛盾正在打架； 8、此时，前台告知出现客户投诉（房间内有人摔伤）； 9、前台告知下午14:00将会停水停电。 店长上午8:00把你叫到办公室，让你今日务必处理好下列事情： Page ? * 处方 1、做好事前控制 2、做好过程监控 3、做好结果反馈 一切为了 高效 计 划 Page ? * Why What Who When Where How to 1、做好事前控制——5W3H（“一站式”工作思维） 5W3H 任务如何做？ 可以借助类似的成功先例吗？ 哪种方式最有可能达成目标？ 可能会遇到的问题是什么？解决方法呢？ 制定任务目标的原因？ 明确目标的原因及目的 论证可行性（一定是可以做到的） 变“要我做”为“我要做” 任务的目标是什么？ 明确目标内容及要求 完成任