9000质量体系认证文件控制程序.docVIP

文件控制程序 目的 对质量管理体系文件进行控制，确保本公司在质量管理体系中顺利运行，以及相关场所能得到相应文件的有效版本。 范围 适用于质量管理体系中有关文件的控制和管理。 职责 3．1 本公司质量管理体系文件由企管部负责控制和管理。 3．2 本公司技术文件由技术部控制和管理。 3．3 本公司各部门专用文件由相关部门自身管理。 文件控制要求 4.1文件的分类： 质量手册（包括形成文件的质量方针和质量目标的声明）； 程序文件 作业类文件（如作业指导书、操作规程、技术文件等）； 管理性文件 质量记录（含标准要求的记录和本公司认为需要的） 外来文件（包括适用的法律、法规、国标、行标等文件） 4.2 文件的编号 所有与质量体系有关的文件必须按规定进行编号 4．2．1 质量手册的编号规定 XXX/QM—2003 公司代号/手册代号—发布年号，其中QM是英文Quality Manual的简称，为质量手册的代码。 4．2．2 程序文件编号的规定 XXX/QP—□□ 公司代号/程序文件代号—序号，其中QP英文为程序文件的代码。 4．2．3 作业文件编号的规定 XXX/WI—□□—□□ 公司代号/作业文件代号—部门代号—序号，其中WI是英文Work Intraductions的简称，为作业文件代码。 4．2．4 质量记录文件编号的规定 XXX/QR—□□—□□ 公司代号/质量记录代号—部门代号—序号，其中QR是英文Quality Records的简称，为质量记录的代码。 4．3 文件控制状态 4．3．1 “受控”文件的要求 文件发放前，必须盖有“受控”印章，当此种文件失效或作废时，应立即通知文件所持有者，统一收回，统一销毁或者盖“作废”印章，妥善保管。 4．3．2 “非受控”文件的要求 此种文件更改和作废，不必通知该文件所持有者。 4．3．3文件的修订状态要求 文件的修订状态标识采用“版本状态/修订状态”，其中版本状态采用A、B、C、……分别表示第一版、第二版、第三版。修订状态采用1、2、3、……分别表示第一次修订、第二次修订、第三次修订。 4．4 文件的编写和审批 4．4．1 质量手册由公司企管部组织编写，总经理批准发布。 4．4．2 程序文件由企管部组织各部门编写，经管理者代表批准发布。 4．4．3作业文件由各部门组织编写，经企管部经理审核，副总经理批准发布，技术类作业文件由技术部组织编写，经技术部经理审核，副总经理批准发布。 4．5 文件的发放 4．5．1质量手册、程序文件、管理文件由企管部根据需要确定发放范围，并负责发放， 技术文件由技术部确定发放范围，并负责进行发放。 4．5．2受控文件发放前依据4.4批准，统一编写颁发号，由企管部填写《文件发放、回收记录表》记录，履行双方签字手续。 4．5．3管理文件发放前依据4.4批准，分发到所需部门，企管部做好《文件发放、回收记录表》记录，履行签字手续。 4．5．4技术文件发放前依据4.4批准，分发到所需部门，由技术部填写《文件发放、回收记录表》，并履行签字手续。 4．6 文件的修改 4．6．1文件在实施过程中，经过评审需要修改时，首先由编制部门或使用部门填写《文件更改申请单》，经审批部门进行审批，方可进行修改，文件更改后，依据4.4批准，再发放到原来部门，填写《文件发放、回收记录表》履行签字手续。 4．6．2 在文件修改过程中，所撤出作废文件，由文件管理部门立即销毁或注明“作废”标记，填写《销毁文件记录》，需保留文件时，加盖“保留”印章，归档保存。 4．7 文件保存、借阅、复制 4．7．1 文件编制审批后原版由公司企管部保存管理，为了防止文件 丢失，所有文件应存入计算机中，并做软盘备份，注明标识。 4．7．2 文件应分类存放，明确标识，如：a.质量管理体系文件b.管理制度文件c.技术性文件d.其它文件。 4．7．3 文件保存环境应为：通风干燥、安全并做好防潮、防虫、防火等措施。 4．7．4 借阅前，应对质量管理体系文件原文进行复印，并填写《文件复印记录》由文件管理部门批准后，办理借阅手续，填写《文件借阅记录》，借阅人必须在指定日期内归还所借文件，到期不还者，应采取强制措施收回，原版文件一律不准外借。 4．8 外来文件的控制 收到外来文件时，应由企管部建立《外来文件清单》，并识别其适用性，分发到所需部门，确保其有效性，应每年对外来文件进行检查是否为国家规定的有效版本，及时更换过期文件。 相关记录 《文件发放、回收记录表》 《文件更改申请单》 《外来文件清单》