OA系统在企业信息化中的作用.docxVIP

OA系统在企业信息化中的作用 随着集团公司信息化进程的深入，OA软件的建设也已提上日程。对于OA的概念，大家也许并不陌生，在IT技术飞速发展的今天，OA早已不是一个新鲜的名词，当传统的决策模式不能适应瞬息万变的信息社会，为了提高工作效率，加快企业内部信息沟通，客观上需要一个快速有效的OA系统来进行一系列有效的沟通。因此,OA系统建设也被视作衡量企业现代化管理的标准之一。 OA是Office Automation的缩写，指办公室自动化或自动化办公。简单的说，就是采用各种计算机技术，基于工作流的概念，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作；改变过去复杂、低效的手工办公方式，实现迅速、全方位的信息采集、信息处理，为企业的管理和决策提供科学的依据。 广义上讲，OA是一个循序渐进的过程。OA项目的实施并不是集中在一段时间就可以完成的，计算机和复印机可以视作办公自动化开始的标志，各种OFFICE软件的使用在很大程度上提高了个人的工作效率，随着企业计算机网络的建设，特别是企业内部网络各个信息系统不断完善，利用网络进行协同工作的需求即OA软件的需求就应运而生了。 如何理解OA系统的作用呢？ 如果将企业比作人的生命体，那么OA系统就是人体中的神经网络系统，传递领导理念、指令，协调全身肌肉、四肢和谐运行，愉快工作，使企业充满生命力和战斗力，为企业提供一种管理新境界。具体来说，实施OA系统可帮助企业事业单位实现信息资源的共享；增强员工协同工作的能力；强化领导的监控管理；有效管理起有形（设备等）、无形(业务信息、知识)资产，避免流失；实现公文流转、审核、签批等行政事务的自动处理，促进管理电子化、规范化，完美整合了组织内部的信息流。 首先，OA系统是一个信息发布的平台。OA系统在内部建立一个有效的信息发布和交流的场所，例如：公告、规章制度、新闻，促使技术交流、公告事项等能够在企业或机关内部员工之间得到广泛的传播，使员工能够了解单位的发展动态。而内部的邮件系统，短信系统，即时通讯系统等，使组织内部的通讯和信息交流快捷通畅。 其次是实现工作流程的自动化。这牵涉到流转过程的实时监控、跟踪，解决多岗位、多部门之间的协同工作问题，实现高效率的协作。各个部门都存在着大量流程化的工作，例如公文的处理、收发文、各种审批、请示、汇报等，通过实现工作流程的自动化，就可以规范各项工作，提高单位协同工作的效率。同时，由于工作流程的自动化，也强化了领导的监控管理，增强管理层对组织的控制力，及时有效监控各部门、各个人员的工作进度情况；实时、全面掌控各部门的工作办理状态，有利于及时发现问题及时解决，从而减少差错、防止低效办公。 OA系统也可以实现知识管理的自动化。传统的手工办公模式下，文档的保存、共享、使用和再利用是十分困难的。在手工办公的情况下文档的检索存在非常大的难度。办公自动化使各种文档实现电子化，通过电子文件柜的形式实现文档的保管，按权限进行使用和共享。就集团公司实际情况而言，目前的档案管理系统已提供了集团公司文档资料归档功能。而通过数据接口的功能加入到OA系统以后，则可以把文档使用范围大大扩展开来。比如说，单位新进的员工，只要管理员给他注册一个账号，给他一个口令，他自己上网就可以看到符合他身份的???限范围内的企业内部积累下来的各种知识，这样就减少了很多培训环节。 OA系统还可以实现辅助办公，协同（远程）办公的功能。辅助办公包括如会议管理、车辆管理等与我们日常事务性的办公工作相结合的各种办公。而协同办公。支持多分支机构、跨地域的办公模式以及移动办公。现在来讲，随着地域分布越来越广，移动办公和协同办公将成为很迫切的一种需求，而OA系统可以使相关的人员能够有效地获得整体的信息，提高整体的反应速度和决策能力。 “工欲善其事，必先利其器“。做为一个现代化企业 ，OA系统的建设具有重要作用，我们应该看到OA系统虽然是一个促进办公的工具，然而又不仅仅限于工具，自动化的流程必然会带来某些工作流程的改变。正如前面说到的OA是一个循序渐进的过程。其本身也是在不断修改于部署之中螺旋上升，从而推动企业不断向前发展。