体系文文件标准格式.docVIP

修 订 记 录 　修订日期变更编号变 更 内 容版本/次总页数　次发行A/010　　会 签 记 录　　会签单位会签姓名会 签 意 见　　　　　　　　　核准审核制定制作单位发 行 章　一、目的规范系统文件制作,确保文件正确制作、修改、查阅、引用及执行,以推进集团内部作业标准化。二、适用范围2.1适用于集团及各公司所有文件的制作。(如体系手册、程序文件、管理办法、操作规范、标准等）均属之。三、定义略四、职责4.1 集团文控中心：负责制定本标准。4.2 集团各部门：遵照执行。4.3 集团各公司部门：遵照执行。五、作业内容5.1 集团各部门在制定/修订文件时，直接向集团文控索取标准格式封面(见附件一:集团文件格式标准封面)，并依本标准的规定进行文件标准化；集团下属各公司在制定/修订文件时，依该标准规定进行文件标准化（见附件二：各公司文件格式标准封面）。5.2 文件在“Word文档或者“Excel”中制作，优先选用“Word”文档，工程技术标准可用“Excel”格式；四阶表单的制作优先采用“Excel”格式。5.3 中文和英文字体全部用宋体。5.4所有文件或表单签名必须签署时间。格式为: □□各下级条款号相对上级条款号，缩进一格。各下级条款号相对上级条款号，缩进一格。5.5 附件一、二、三的填写要求5.5.1 附件一、二、三的标题栏⑴ 填写“公司名称”用22号加粗字：上面一行为“泓淋科技集团”,下面一行为HONG LIN，用22号加粗字，若各子公司制定文件时，还需要加一行公司名称（或简称），用18号加粗字。⑵ 填写“文件名称”用22号加粗字。⑶ 填写“文件编号”用12号加粗字。⑷ 填写“版本/次”用12号加粗字。 ⑸ 填写“页次”用12号加粗字。 ⑹ 填写“制作日期”用12号加粗字。 5.5.2 附件一、二修定记录栏⑺ 填写“修订日期”用12号加粗字。 ⑻ 填写“变更编号”用12号加粗字。⑼ 填写“变更内容”用12号加粗字。文字内容不得超出条款号。 ⑽ 填写 “变更后的版本/次”用12号加粗字。文字内容不得超出条款号。⑾ 填写变更后的“总页数”用12号加粗字。5.5.3 附件一、二会签记录栏集团制作/修订文件时，将集团所有部门、公司列入“会签单位”内；各公司制作的文件依据本公司组织架构将所有部门列入“会签部门”内。另，集团文件只下发到各公司文控中心，由各公司文控中心负责在公司进行文件内部发放或共享、并召集相关部门对集团下发的文件进行宣导培训。⑿ 填写“部门主管／或经理的名字”。⒀ 填写“会签记录”， “会签单位或会签部门”处“□”内打“■或√”表示该部门需要会签，反之不用会签。5.5.4 附件一标题栏尾⒁ 填写“核准人的名字和日期”。 ⒂ 填写“审核人的名字和日期” 。⒃ 填写“制定人的名字和日期” 。⒄ 填写“制作单位的名称” 。⒅ 盖“文控发行章”，除封面页面外，其他各页的“文件发行章”盖右上角处。5.5.5 附件三中的⒆填写“所要叙述的内容”，内容架构要求按5.6，用12号加粗字。 5.6文件架构要求如下：序号文件类别架构要求说明1二阶文件一、目的， 二、适用范围，三、定义，四、职责，五、作业内容， 六、相关文件，七、相关记录。 均用12号加粗字2三阶文件管理·操作规范类一、目的， 二、适用范围，三、定义，四、职责，五、作业内容， 六、相关文件，七、相关记录。均用12号加粗字工程类一、目的， 二、适用范围，三、定义，四、职责，五、作业内容， 六、相关文件，七、相关记录。均用12号加粗字其他参考执行上述要求，不做硬性规定参考执行 5.6.1目的：制订文件作业事项的主要用意及欲达到的结果。 5.6.2适用范围：制订文件所适用的人、事、时、场所等。 5.6.3定义：制订文件中重要名词或述语的解释和说明。 5.6.4职责：制订文件作业内容方法有关的权责单位及其负责的主要工作事项。 5.6.5作业内容：指具体作业的详细说明。指画出文件其作业顺序及方向的简要说明图。 5.6.6相关文件：指具体相关涉及到的文件。5.6.7相关记录: 指具体相关涉及到的记录。5.6.8 附件：指流程图及相关内容。5.6.9 上述各条款项目无内容填写时，可填写“无”或“略”等字样。5.7 作业流程制作规定 5.7.1 流程线分类与使用说明如下：序号 符号 名称 使用说明1 流向线 作为流程的顺序和方向的标示2