公司电子文档管理规范bybonnie.docVIP

电子文档管理规范 GL-24 第一章 总 则 第一条、 为适应公司信息化建设的需要，规范电子文件归档与管理工作，保障电子文件的真实性、完整性、有效性和安全性，结合公司的实际情况，制定本制度。 第二条 、 本制度所称的电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。 第三条、本制度所称的电子文件归档与管理是指在各项活动中产生并具有保存价值的电子文件（含电子公文）的形成、积累、鉴定、归档、保管、使用和统计的过程。 第四条 、本办法适用于本公司范围内的所有部门。 第二章 电子文件管理体系 第一条、行政管理部门建立与各部门档案人员、数据管理人员的指导和联系制度，保证及时沟通、解决在电子文件归档与管理中出现的问题。 第二条、为保证电子文件的安全性，防止因灾难、病毒、意外等可能带来的数据丢失，对于电子文件正式文本实行双套保存（电脑保存和移动载体保存）有永久和长期保存价值的文本或图像、图形形式的电子文件，必须制成纸质文件，同步归档保存。 第三条、 一般电子文件的分类； 1．文字型电子文件；2．图像电子文件；3．音频电子文件；4．影像及多媒体音像数据； 第三章 电子文件的收集与保存 第一条、电子文件在形成、接收时就要制作备份。在文件流转的每一个环节，只要发生过信息变化的，都必须制作备份，并在文件内容中注明：初稿、修订稿、定稿。如需多次修改的文件还需标注：修改1稿、修改2稿、以此类推并注明修改人姓名和修改时间。 第二条、对已经定稿完毕的电子文件及时交由行政部进行统一编号发布，无论有没有归档，都要定期制作备份。 第三条、电子文件登记表（附表）应当与电子文件同时保存。 第四条、电子文件稿本代码： M—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；F—正式电子文件； 第五条、文件来源分类是收文单位对所收到的文件按其来源进行的分类。归档分类可以分两就是划分成可以是“+日期”模式。进行的分类其基本格式并一律用8位阿拉伯数字表示，表示日历年内日历月的顺序数，表示日历月中日历日的顺序数。时间不详时用数字“0”表示。 例1：0000，即：表示年度为年，月、日不详。?? ?例2：，即：表示年度月日。 2 3 4 5 GK 公开 NB 内部 MM 秘密 JM 机密 UM 绝密 公开级 内部级 秘密级 机密级 绝密级 以上3-5项需在文件格式上设置密码 第八条、各部门在电子文件审核传阅过程中必须按以上要求进行标注否则每出错一次处罚责任人50元一次，对于对公司所造成恶劣电子邮件账号必须由申请人本人使用，禁止将电子邮件账号转借给他人使用。是按性质和用途确定的文件种类的名称用汉字表示文种项依实际情况著录，如命令、决议、指示、通知、报告、批复、函、会议纪要、说明书、协议书、鉴定书、任务书、发送保密资料邮件，按级别不同分别对待： 2、秘密级：需由部门同意，加密发送，由部门对资料的安全性负责。机密级：由部门签字同意，将发送资料交。审核、存档，并由负责发送绝密级：禁止在网上发送何人使用电子邮件泄露公司商业秘密，一经发现，视情节轻重，处以降薪辞退的处理造成恶劣影响或严重损失的，公司还将依法追究本自年月日起开始实施By Bonnie 编制： 审核： 核准： 有道之君，行治修制，先民服也！ 分享才能进步！by Bonnie