办公室主任岗位职责.doc

办公室主任岗位职责 职级：办公室主任 直属上级：行政总监 督导下级：人事、外联、行政、质检、卫生、车队、员工文艺活动 联动部门：酒店各部门负责人 工作概述：协助总经理核发相关的文件及备案，并做好相关档案的荐档，做好上传下达，一职多能工作，全权安排督办全公司的后勤保障工作，制定分管部门的工作细节规定，并动用授权的所有资源跟踪完成落实。在公司利益、员工利益、社会利益的前提下，特事特办必须事后及时汇报。 （1）根据总经理要求起草酒店有关公文、函件、通知。 （2）通知安排各部门参加的行政例会，并做好会议记录，整理保存好，以便随时查阅校对，跟踪落实。收集同业有关资料，提供总经理参考，负责总经理室资料、档案的保存工作，招待来访客人。如：示座、上茶、敬烟等招呼工作。完成总经理的日常行政事务，接好电话，传真，做好传达工作，认真完成总经理交待的事项并及时汇报。 （3）严格要求自己努力学习，积极进取，作风正派、自觉在制度上带头作用，严格保密制度：做到不该说不说，不该问不问，忠实可靠。处事认真求实、团结协作、谦恭谨慎、互助互勉，搞好人际关系，不偏不倚，公正无私。 （4）提前到达办公室，安排好卫生打扫工作，准备日常办公用品，把当天有关工作通知总经理，整理好报纸及办理的文件、资料转送总经理批阅。整理有关资料分类保存、打印、传真。记录有关上级指示或资料。替总经理处理有关外联行政事务。 （5）经常保持和以下相关部门的联络。（公安、司法、检察院、保安公司、派出所、消防站、街道办、爱卫办、城管办、绿化、防疫、供水、供电、排污、教育、敬老院、基金会、商协、劳动局、工商、税务、废物处理站等）相关部门的联动。不断巩固企业在社会中的有利地位，协助总经办和公司提升企业声誉，提升品牌适度，关注员工的生活状况，并指令相关负责人彻底理顺。 （6）根据行政部门的运作内容制定相应的表格，票证，证件，文案，并注明使作办法。定时盘点固定资产，并审定报损物资的性质，报给财务。 接待文员岗位职责 　　直接上级：总经理室主任 　　直接下属：无 　　岗位职责 　　1. 重点做好来店重要领导、贵宾的接待工作。 　　2. 协助做好酒店日常的行政接待工作。 　　3. 打印、复印酒店领导的有关文件。 　　4. 负责做好总经理来访客人的接待工作。 　　5. 完成酒店总经理室主任交付的其他任务。 　　素质要求 　　基本素质：遵守酒店各项规章制度，保守机密，工作认真、细致、热情、周到。 　　自然条件：22～28岁，身高1.66～1.70米，身体健康五官端正。 　　文化程度：大专以上学历。 　　外语水平：具有中级英语水平。 　　工作经验：具有两年以上工作经验，有公关、接待经验者最佳。 　　特殊要求：能够熟练使用现代办公设备，对有关重要贵宾、领导人的情况有较熟悉的了解。 　　1直接上级：会计 　　2直接下级:无 　　3工作概要: 　　热情礼貌对待结帐的客人，及时准确收取现金，日清日结。 　　4岗位职责: 　　a) 小心操作所使用的电脑、计算器、验钞机等设备，并做好清洁保养工作。 　　b) 妥善保管好帐单、备用金、用具和柜台物质。 　　c) 准确打印各项收费帐单和发票，及时，快捷收好客人应付的各项费用，对各种钞票必须能够验明真伪。 　　d) 接受使用信用卡、签单结账业务时，要仔细合对，以防错帐、漏款，熟练掌握业务知识。 　　e) 客人结帐时，要热情礼貌并按结帐程序收付，收找准确动作迅速敏捷，做好每一笔的收款工作。 　　f) 对每日收入的现金，发现长款或短款，如实向上级汇报。 　　g) 负责柜台的卫生清洁、电话接听、烟缸和便条的摆放，杜绝闲散无关人员进入柜台。 　　h) 当班营业结束后，将当天的票、款和账单稽核审查无误后方可下班。 　　完成上级交派的其它工作任务。 　　1、根据总经理意图，起草酒店内部通知、酒店综合性业务报告、总结、计划、决议等公文函件； 　　2、安排总经理办公会议和行政会议，做好会议记录，整理会议纪要，检查各项决议、决定的贯彻执行情况，及时了解和反馈信息； 　　3、汇总各类报表，做好酒店大事记和外事活动日记； 　　4、负责有关业务资料的收集、积累、整理、分析，向总经理提供酒店经营管理的数据资料及动向； 　　5、协助总经理处理好来信、来电、来访和日常接待有关事宜； 　　6、协助总经理及行政副总完成行政管理工作，及时承办各部门递交批阅的请示、报告等，并按照领导批示意见及时处理； 　　7、每天早上将当天有关活动内容及主要工作报知总经理，并做好相关活动的即时提醒； 　　8、负责总经理办公室文件档案资料的登记、归档、保管和酒店机要档案的管理；负责酒店书画收藏品和礼品的接收、登记、保管； 　　9、严格酒店介绍信、印章的保管和使用，协助各类许可证的办理并对相关证照进行归档管理； 　　完成总经理及行政副总交办