发送邮件应注意事项.docVIP

各位同事: ? ?? 以下整理一些邮件注意事项,尤其请注意加粗红色字段, 有需要的同事可以自我检查提高邮件处理能力,尤其是注意邮件泄密和基本礼仪方面的. ? 一 主题1．尽量不要空白标题2．标题要简短，不宜冗长，??能真反映文章的内容和重要性. 3．一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理4．回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要RE RE一大串。 二 称呼与问候1．?恰当地称呼收件者，拿捏尺度????? 邮件的开头要称呼主收件人,也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。????? 如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x**”称呼，但要把性别先搞清楚。????? 2．?Email开头结尾最好要有问候语????? 最简单的开头写一个“HI”，中文的写个”你好”；结尾常见的写个Best Regards，????? 中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了。 三 正文 1. Email正文要简明扼要，行文通顺??? Email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。??? 正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧。 2. 注意Email的论述语气??? 根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。????尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。? 电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观,保持就事论事的态度。 3. Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。??? 如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。 4. 一次邮件交待完整信息??? 最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。 5. 尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查??? 这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文Email，最好把拼写检查功能打开; 如果是中文Email，注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。??? 在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。 6.?合理提示重要信息??? 不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。 7.?合理利用图片，表格等形式来辅助阐述??? 对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述。 四? 语言的选择和汉字编码1.?只在必要的时候才使用英文邮件??? 英文邮件只是交流的工具，而不是用来炫耀和锻炼英文水平的。如果收件人中有外籍人士，应该使用英文邮件交流；如果收件人是其他国家和地区的华人，也应采用英文交流，由于存在中文编码的问题，你的中文邮件在其他地区可能显示成为乱码天书。 2. 尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件??? 如果对方与你的邮件往来是采用中文，请不要自作聪明的发送英文邮件给他；如果对方发英文邮件给你，也不要老土的用中文回复。 3. 对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文。你很难保证你的英文表达水平或收件人中某人的英文理解水平存在问题，而影响邮件所涉及问题的解决。 4. 选择便于阅度的字号和字体??? 中文老实点用宋体或新宋体，英文就用Verdana 或 Arial 字型，字号用五号或10号字等标准字体。 五? 结尾签名??? 每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。虽然你的朋友可能从发件人中认出你，但不要为你的朋友设计这样的工作。 1.?签名信息不宜过多??? 电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。你只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。?? 引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如你的座右铭，或公司的宣传口号。但是要分清收件人对象与场合，切记一定要得体。 2. 不要只用一个签名档???? 对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让与对方显得疏远。你可以在OUTLOOK中设置多个签名档，灵活调用。 六 回复技巧 1. 及时回复Ema