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广州大学学生会档案管理制度（试行） 来源： 广州大学学生会 作者：广州大学学生会 发表日期： 2007-9-6 10:47:47 阅读次数： 1458 查看权限： 普通文章 广州大学学生会档案管理制度（试行） 档案工作是校学生会工作连续性、有序性的有力保障，为实现工作的正规化、特制定此项制度，以提高工作效率和工作质量。 一、日常档案工作办法 1、校学生会档案是学生会的组织干部管理、教育、活动等工作开展所积累的文字与图象或声象资料，是校学生会至关后果要的公共财产。档案内容不得随意公示、复制。 2、校学生会档案由秘书处分类统一管理；各部门档案由各部门部长整理，秘书处监督管理，每一学期各部门将进行一次档案清理，将有关活动资料归档备案。 3、校学生会档案包括人事档案，工作档案，财务档案及活动档案。（文安档案与电子档案各一） 4、各部门策划筹备的各项活动的所有资料，必须一式两份交秘书处存档，以备查找（每月计划、总结一份存档即可）。 5、档案形式要求：对于各部文档案，应有文本和电子两面种版本。对于磁盘、磁带、CD、VCD等介质，向办公室索取档案带，等总结完后一并上缴。 6、档案上缴日期：在该项活动结束后一周内。 7、档案上交时由秘书外签收。 二、档案内容要求： （一）人事档案：包括个人履历简介、年度工作鉴定，以及其它有关材料，由秘书处负责考察记录。 1、个人履历简介是校学生会成员的基础档案，由有关个人及部门填写。 2、年度工作鉴定是对校学生会成员每年工作证明定，一式三份，每年由校学生会送一份到被鉴定人所在学院，作为证明定奖学金、评选三好生、优秀学会干部的依据之一。 3、工作鉴定是校学生会成员免职毕业离校时对其总其总体工作的鉴定，由学校有关部门存入该学生档案。 (二)工作档案：包括校学生会工作目录，部门工作档案，院系学生分会工作档案，上级及外单位来文以及其它有关档案，由秘书处整理保管。 1、校学生会工作目录是校学生会的大事记，按日期顺序记录，并标上详细内容所在有关档案的页码。 2、校学生会各部门建立工作日志。工作日志作为部门工作档案保存，各部门将其各项工作指示、活动通知、会议文件、决定、建议意见、经验总结等认真详实地加以记载，公管常委定期检查并将重大事项列入工作目录。 3、各院系学生分会填写出工作日志，定期上交、由秘书处批阅并向主席团汇报。 （三）财务档案：包括账目、现金收支表、各种有关票据、表格等，由秘书处负责，定期检查，详见财务制度。 （四）活动档案 1、活动档案内容包括活动企划书：活动筹备情况：活动及进程结果：活动新闻稿。照片等各种文字与图像资料。 2、活动结束后由主办部门及时写出工作总结，并与以上材料一起及时交秘书处归档。 二、档案查阅办法 1、查阅要求： （1）各种子档案由秘书处统一分类整理保管，且做好档案记录工作，各部门可以根据工作所需向秘书要借阅有关文件，但不得将有关文作非工作之用。 （2）各部门借阅文件后，应保持文件的完整、清洁，不得文件上乱涂乱写，并且应该及时归还，若有遗失应作出书面检讨，秘书外会作出相应的警告、批评。 （3）查阅前请对照办公室档案清单，明确档案名称及档案号。 （4）认真填写索档单，并由部长以上签名。 （5）各部在指定时间办理查档手续，并同时告知办公室归还日期。 （6）档案阅毕后请及时归还，过期不还办公室有权进行查询并作相应处理。 2、借阅手续： （1）各部门副部长、干事、借阅资料要征得部长同意，并由部长以书面形式告知值班人员（学生会干部培训期间，借阅培训材料除外）。 （2）借阅档案应办理登记手续（包括编号、内容、时间、借阅人、记录人），做到责任落实到个人。 （3）借阅时间不得超过一周（主席团同意除外），延期归还由秘书处给予口头警告、批评。 （4）复制文件必须征得主席团的同意。 3、外单位借阅校学生会工作楼案的，需向秘书处提出书面申请，并经主席签字同意后方可。 秘书处的对外借楼案应做好外借登记（包括编号、内容、时间、借阅人员的个人资料、签名主席、记录人员），外借期限为一周。 4、外借档案不得为档案原件。