整理的艺术-读书笔记.docVIP

《整理的艺术》读书笔记：作者：未知 前言：整理是一种工作流程设计 图解小山龙介式“无障碍办公”绝招 Chapter 1 资料整理术 集中数据、分散浏览场所 整理术01 打印的纸质资料要毫不留情地废弃 整理术02 用电子邮件共享、保管会议资料 收到的电子文件不仅便于保存，还能立刻转发给其他人共享，简直是一石二鸟，非常便利。以前可能有人担心自己的文件被篡改或盗用，因此不太愿意提供电子文件，现在只要用PDF格式发送就没有后顾之忧了。如果你担心机密事项会泄露出去，再给文件加个密码就万无一失了。 （1）可以按时间顺序对邮件进行严格管理 （2）可以用发件人进行搜索 （3）参考邮件内容可以回忆起当时的状况（诸如“已修改”“已添加”能让我们回忆起当时的语境状态） （4）首推使用Gmail 整理术03文件按“项目名+文件名+制作日期”的格式来命名 整理术04 用扫描仪将纸质文件变为电子文件 整理术05 扫描书籍，制作电子书架 用裁纸机切掉书脊，将书本分成一页一页的，再像扫描资料一样扫描就可以了。 整理术06 用SugarSync实现“无障碍办公” 整理术07 随身携带纸质资料，实现终极“无障碍办公” 整理术08 充实参考资料，随时实现工作效率最大化 如果你去商学院学习商业知识，你就会发现这类参考资料非常多。有加入了战略性框架的PowerPoint，还有设定了资金计算公式的Excel表。 学校就是参考资料的宝库。通过看书或去商学院学习，我们可以获取各种各样方便实用的参考资料。有了这些资料，就能大大缩短工作时间。 参考资料是前人智慧与经营的结晶，整理参考资料其实就是盘点前人的智慧与经验。 （1）研讨会、演讲会资料 （2）市场营销、经营企划资料——这里不仅有4P、3C这类基本框架，还有企划书的开篇资料等，各种方便实用的资料都汇集在此。此外还有我自己制作的资料和扫描的一些杂志插图。 （3）公司标志、产品照片、个人简介 （4）安装文件 整理术09 只要是文件就全部放入Magic Briefcase 整理术10 在目的地或便利店打印必要的资料 整理术11 不关电脑电源，设为待机状态 整理术12 用Google Documents、Picasa与他人共享文件 整理术13 用Eye-Fi自动上传图片 整理术14 重要的网页可以截图 整理术15 分类使用SD卡，传递数据更高效 整理术16 纸质资料装入透明文件夹，按时间顺序排列 将某个项目的全部相关资料都统一放进一个透明文件夹中，在文件夹右上角注明日期和项目名称，然后将最近使用过的文件夹都排在前面就可以了。之后需要 大家养成将这段时间常用的文件夹放到前面的习惯，以方便取出。如此一来，长期未用的资料自然就被挤到了最后面，野口教授给这种方法取名为“排挤式文件管理 法”。 整理术17 用100日元的笔记本整理信息 因为100日元的笔记本便宜，所以不用思考“这样的信息不值得往上面粘吧”之类的问题，不加思索就能把信息记录、黏贴下来，然后按照日期就能找到资 料。还有一种诀窍就是在记完笔记后将那一页的页脚剪掉，这样就能保证需要时立刻翻到最新一页了。这也是为了防止忙乱中记录，随便翻开一页，使得日期顺序变 得错乱。 整理术18 集中数据、分散浏览场所 Chapter 2 环境整理术 统一环境、简化环境 整理术19 将小物品装入透明文件袋 分袋装是为了该取出东西的时候尽快取出，显得干练。透明更易于一眼看到里面的是什么东西。 整理术20 准备好出差用品，自如应付紧急出差 整理术21 充电全靠USB解决 整理术22 实现一物多用 整理术23 为笔记本电脑准备三个电源适配器 整理术24 家里和办公室使用同样的键盘和鼠标 整理术25 用Firefox的附加组件实现网页浏览器的个性化 整理术26 用Xmarks瞬间复制电脑运行环境 整理术27 将办公桌的右半边变成激发创造力的空间 人的视线向左表示回忆，向右表示想象。可以把电话放在左边，方便回忆电话内容。把企划资料和书籍放在右边，方便激发灵感。 整理术28 通过固定纸巾盒与笔筒的位置来保持桌面井然有序 用胶布把纸巾盒和笔筒黏住 整理术29 分隔抽屉，充分利用空间 大抽屉可以用文件整理盒分隔，宽抽屉可以用磁铁间壁金属板分隔。 整理术30 将输入法语言栏放在电脑桌面顶端的中部 整理术31 一机双屏，扩展工作领域 整理术32 将办公桌面和电脑桌面都清理干净后再回家 整理术33 统一、简化工作环境 Chapter 3 信息整理术 管理时间轴与空间轴 整理术34 扔掉书本，提高信息吸收能力 扔书会给自己增加压力，尽快阅读书本，并尽可能吸收书本中最有价值的信息。 整理术35 写书评博客，制作数据库 整理术36 加原创注释，将书籍变成信息数据库 利用的Adobe Acrobat添加注释的功能。一边阅读，一