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第四章　科技文件管理 北京市档案局 第一节 科技文件的概念、特点、作用及类型 一、科技文件的概念 ：科技文件是记录和反映科学技术活动，传递科技思想的文字、图表、声像等文件材料的总称。 二、科技文件的特点（一）专业技术性　　（二）成套性　（三）更改性　（四）通用性（五）现实性 专业技术性从科技文件形成的领域看，科技文件产生于国民经济各个领域的科学技术活动中，而任何一项科技生产活动都是在一定专业分工的范围内进行的，都具有较强的专业性。科技文件作为科技活动的直接记录，同样具有专业技术性的特点。 成套性 ：科技文件的成套性是指在科技活动中围绕一个独立的工作项目 （如一个工程项目的设计与施工，一个新产品的研制与开发，一个研课题的研究等）所形成的全部科技文件的总和。 更改性 ：科技文件在各个专业技术领域的活动中，处于正在形成、使用的动态过程中。在工作中要随着科技活动的不断变化，对相应的科技文件进行不断的修改、补充，使之准确地反映科技活动客观变化的实际。 通用性： 各学科、专业的相互依赖性增强和标准化工作的不断发展，给科技文件的通用性奠定了基础。 科技文件在行业、专业之间进行的科技交流，互相借鉴和使用，充分体现了科技文件的通用性特点。 现实性：科技文件效用的现实性，是指科技文件从某项科技、生产活动的开始到完全结束，都自始至终发挥着作用。 三、科技文件的作用 （一）科技文件是指导科技、生产、建设活动的重要依据（二）科技文件是继承科技知识的重要手段 （三）科技文件是提高经济效益和社会效益的重要工具 四、科技文件的基本类型 （一）图样科技文件　　（二）文字科技文件　（三）其他形式的科技文件（四）非纸质载体的科技文件 第二节 科技文件编制 一、科技文件编号 ：科技文件的编号，就是根据科技文件的形成规律，按照一定的要求和方法，用字母和数字组成一组代号，用来表示科技文件的内容与特征的一种“技术语言”。它是管理和使用科技文件的工具。 (一)科技文件编号要求１.每份科技文件，必须有独立的编号，同一个代号不能代表两种以上的科技文件２.科技文件的编号与所反映的对象的代号相对应。 ３.对科技文件进行编号，首先应编制科技文件编号方案。４.科技文件的编号由代字和代号两部分组成，代字统一使用汉语拼音字母，代号使用阿拉伯数字。 (二)科技文件编号方法１．项目结构编号法：项目结构编号法就是在一定的项目范围内（一个产品型号或一个工程项目），按照科技文件所反映的隶属关系、结构关系及有机联系进行编号。它主要包括产品隶属编号法和工程结构编号法。 （１）产品隶属编号法：产品隶属编号法是按照产品结构的关系， 在产品范围内进行的编号。 （２）工程结构编号法：工程结构编号法，也叫工程设计编号法，它是指在具体的工程项目范围内，按工程项目的设计过程和内在联系进行的编号。 　　 2 .分类编号法：分类编号法，就是将一个专业、一个系统或一个企业的全部科技文件（如产品、工艺装备、基建工程全部科技文件），按其性质、特点、用途、专业采用十进位制分类方法进行编号。这种分类编号方法，要按预先编制好的分类方案进行。 　 (三)．科技文件编号与科技档案编号的区别和联系区别：科技文件的编制是以单份文件或单张图纸为单位进行的，每个编号只代表一份文件或一张图纸。科技档案的编号是以保管单位(案卷)为单位进行的。 联系:科技文件编号是编制科技档案号的基础，科技档案编号可利用科技文件编号的一部分。 工程技术人员较熟悉科技文件的编号，科技文件转化为科技档案后，在利用工作中，一般通过科技文件的编号来查阅所需的科技档案。 二、科技文件更改方法 (一)工业产品科技文件的更改方法 1.底图的更改 (1)划改。其方法是将底图上需要更改部位的图形、尺寸、文字等用细实线划掉，然后在改动部位的右上方，填注新的内容。并填注更改标记，注明更改次数和该次更改的处数。如：某张底图第二次更改一处注：a.b.c代表修改次数，1.2.3代表修改处数。 （2）刮改。就是将底图需要更改部位的内容，用刮削的方法将原来内容去掉，然后填注新的内容，并填上更改标记。 如：某张底图第一次更改两处 2.复印图的更改 (1)底图划改，对复印图也相应划改或晒印新图，旧图作废。 (2)底图刮改，对复印图一律更换新图，旧图作废。 (二)基建工程科技文件的更改方法 1.国家对编制竣工图的原则规定： (1)．凡按图施工没有变动的，则由施工单位(包括总包和分包施工单位，下同)在原施工图上加盖“竣工图”标志，该图即作为竣工图。 (2).凡在施工中，虽有一般性设计变更，但能将原施工图加以修改补充作为竣工图的，可不重新绘制，由施工单位负责在原施工图(必须是新蓝图)上注明修改的部分，并附以设计