浅谈公路档案信息化建设及有效管理.doc

浅谈公路档案信息化建设及有效管理 　　中图分类号：F272.9 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2017）03-000-01 摘 要 伴随交通事业迅速发展，公路档案数量也随之增加。在交通发展中，公路档案发挥着重要作用，需要对其进行妥善保管，基于此公路档案的信息化建设与管理非常重要。本文就公路档案信息化建设的必要性和现状进行分析，并提出建设与管理建议 关键词 公路档案 信息化 建设 管理 伴随现代科学技术发展，在公路档案管理中信息化技术得到广泛应用，其应用使传统管理方式和手段发生改变，档案管理进入信息化时代。在信息化管理公路档案中，应注意信息资源的合理利用，通过有效途径对资源进行协调，促进公路事业发展 一、公路档案信息化建设与管理的必要性 为适应现代社会发展，公路档案管理应不断革新管理模式，使服务能力得到提升。伴随近些年电子时代蓬勃发展，信息化建设成为档案管理的一种流行趋势，而事实上纸质文件被电子文件取代需要一个过程，在此过程中不仅需要改变工作人员的认知思维，还要使其各方面能力进一步提升。现阶段，在公路档案管理中，通常为无纸化办公，使用全自动化办公系统，多数文件存在方式为机读文件，对此需要准备充足的电脑空间分类存放各类文件，使档案系统真实性和价值得到保障，为相关部门工作的有序进行提供便利 二、公路档案信息化建设与管理的现状 首先，管理方式缺乏统一性。公路档案管理分管部门之间存在较大差别，分类、整理以及标注等管理习惯存在差异，使档案管理难以得到统一，增加了管理难度，使信息化建设受到影响。其次，管理模块缺乏完善性。现阶段，公路档案管理工作基础业务较差、管理质量不佳，类型与时期不同的档案无法有效融合，在一定程度上影响着信息化建设。最后，归档意识有待加强。信息化管理公路档案对工作人员的要求比较高，不仅要求其具备良好专业能力和基础知识，还需要其具备良好素质，对信息化档案管理的内容与形式能够充分理解与掌握，使档案管理工作的开展受到影响。另外，在实际工作中，有些管理人员习惯使用纸质文件，对信息化管理不适应，使文件管理的实效性和真实性降低 三、公路档案信息化建设与管理的建议 （一）形成信息化管理思想 针对信息化建设与管理，公路档案管理相关工作人员首先应形成信息化管理思想，对以往的管理思想和理念需要彻底变革。信息化建设标志着公路档案事业朝着信息化方向发展，应引起相关管理人员的高度重视，强化自身责任感和紧迫感，使思想认识进一步提升，充分认识到信息化建设对管理公路档案的意义，将信息化建设提到管理工作日程中。公路档案管理要求各级领导和工作人员都应形成信息化管理思想，使档案管理从馆藏式过渡到信息化。公路档案管理工作人员应正确认识时代发展给档案管理带来的挑战，使其工作责任感提升，通过现代科学技术实现档案管理 （二）建立档案信息库 信息化建设是以公路档案的信息化改革为基础，将以往纸质档案向电子档案转换，同时形成公路档案相关的数据库，这样才能使纸质档案大范围占用空间的问题得到解决，同时增加了信息储存量，这与相关档案应用需求相符合，使档案应用及时性得到保障，使资源利用效率提升。数据库的建立应做到第一时间补充并完善最新档案资料，并定期维护和更新数据库信息，使档案资源的有效性和真实性得到保障。此外，管理人员应通过互联网技术和信息技术在确保档案信息安全的基础上建设共享平台，为档案信息的实时共享提供支持，通过此种方式扩宽公路档案获取途径，以促进档案管理发展 （三）统一信息管理标准 近些年，大部分公路管理部门已经着手建设信息化档案管理工作，但就建设整体而言，其信息化水平仍无显著提升，加上信息化管理标准缺乏全面统一，阻碍了档案的信息化管理，给档案信息共享带来一定困难，因此为提供公路档案信息的共享程度，可对档案管理标准进行统一，在前期阶段，档案管理团队应与实际档案管理情况相结合，并认清公路管理的特点，以公路档案相关管理规定和要求为依据，形成统一的管理标准，并在管理系统上增加投入力度，研究出具备较高适应性的软件系统，形成系统、完善的管理平台，再充分利用互联网技术、信息技术、多媒体技术、微缩技术等，为档案资源、网络资源以及人才资源三方面的共享提供了技术支持，在一定程度上节约了财力、物力以及人力 （四）强化管理人员业务素质 对档案管理工作而言，管理人员业务素质直接影响着管理有效性，因此公路主管各级部门应重视管理人员业务素质，定期组织开展人员培训工作，使管理人员在培训过程中不断丰富自身认识，吸收更多、更新的档案管理知识，以不断提升自身业务素质，对业务知识要求熟练掌握，使整体业务水平不断提升，进而成为符合档案管理工作要求的管理人员。伴随自动化办公系统的深入推行，电子文件形式盛行，给档案管理工作