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办公用管理办法
办公用品管理办法
第一章 总则
第一条 为加强办公用品管理,规范办公用品的申报、采购、领用、日常管理及使用,使其标准化、合理化、制度化,保证正常办公,控制办公费用,结合公司生产技术部相关规定,制定本办法。
第二条 本办法适用于公司所有科室办公用品的采购、领用、使用等管理。
第二章 管理职责分工
第三条 办公室职责
一、办公室负责对各科室提出的各类办公用品月采购计划汇总、并给出采购意见;
二、行政副总负责对办公室提供的月采购汇总审批;
第四条 各科室职责;
一、协助办公室制定办公用品配置标准及管理办法;
二、负责按时汇总本科室办公用品月度需求计划,并依据办公用品配置标准进行审核,并报科室领导审批;
三、负责办公用品的质量验收;
四、负责定期、不定期对本科室办公用品日常管理、使用及台账建立情况进行检查、指导、考核。
第五条 供销科职责
一、负责依据审批通过后的办公用品需求计划,核实库存后形成办公用品采购计划,并依据审批后的《采购计划表》选择合适供应商,及时采购办公用品;
二、负责及时掌握办公用品在使用过程中存在的质量等问题,及时协调供货商进行调换处理。
第六条 网络管理员职责
负责对各科室耗材类办公用品的用途、型号、数量等的确定
第三章 办公用品分类
第七条 办公用品分类
文具类办公品:包括计算器、订书机、起钉器、文件架、笔筒、文件夹、压杆夹、裁纸刀、剪刀、打(复)印纸、传真纸、工作手册、效率手册、专业会议记录本、中性笔、档案盒、档案袋、文件袋、铅笔、白板笔、橡皮、墨水、回形针、大头针、订书针、长尾夹、随取纸、随取纸盒、留言条、便签、信封、信纸、标签纸、固体胶、胶带、涂改液、更正带、皮筋、图钉、票夹、印台(油)、直尺、刻录盘、纸杯、电池、垃圾袋等。
办公用具:办公用具包括空调、电扇、台式电脑、笔记本电脑、碎纸机、打印机、复印机、桌椅、沙发、茶几、饮水机、文件柜、保险柜、移动硬盘、U盘等。
印刷品:各类宣传单、各类表格、文件头等,各类账本、凭证及企业文化用品等。
耗材:激光打印机碳粉、硒鼓、针式打印机色带、喷墨打印机墨盒(水)、复印机碳粉、鼠标、键盘等。
第四章 办公用品采购及入库管理
第八条 办公用品在洽谈采购时应尽可能统一品牌、统一规格(如笔类、计算器、计算机、打印机等),以便维修时窜换使用配件降低成本,也便于控制办公用品质量。
第九条 为降低物资部采购人员的采购次数,减少工作量,其中文具用品和设备耗材定为每月采购一次,每月25日至30日由各科室按实际需要编制下月办公用品需求计划填写《办公用品月度申购单》,交办公室。
第十条 各科室在确定办公用品采购计划前应根据配置标准,充分考虑库存量,避免物资积压占用资金和质量下降。
第十一条 办公用品入库时,供销科负责该货品的洽谈,采购人员及库管员要到场验收,计算机及配套设备还需网络管理员参加验收。
第十二条 办公用品入库后,物资部人员应不定期对其质量进行抽样检查;网络管理员应不定期对计算机及耗材质量进行抽样检查,发现问题及时与供销科协调解决。
第五章 办公用品支领及使用规定
第十三条 各需求科室依据《办公用品申购单》支领办公用品,领取时先检查是否符合常规质量要求,如属伪劣产品,可拒绝支领;在支领办公用品时不能检验出质量情况,用后才发现问题的需做退库处理。
第十四条 办公用品使用要本着节约的原则,其中纸张的使用,除公司文件、需上报或特殊要求的材料外,一般情况,一张纸两面使用;字号为4号;页边距上、下、左、右均为2厘米;字间距固定值为22磅。
第十五条 非消耗办公用品如计算器、订书机、电话、办公桌椅等实行交旧领新。
第十六条 各部门除必须备用的办公用品外,其它用品要求储备量尽可能为零。
第十七条 岗位变动的员工,必须把原岗位的办公用品向办公室交清,方可在新岗位报到并领用办公用品。
第十八条 办公用品(非消耗品)使用年限达到10年以上而无法使用后可更换,如办公桌椅、铁制档案柜、沙发;非消耗类文具用品使用年限达到4年以上而无法使用后可更换,如计算器、订书机等;生活用品使用年限达到7年以上而无法使用后可更换,如电视机、电风扇。
第十九条 所有办公用品和生活用品明确使用年限,在使用年限内发生损坏的公司原则上不予购买,发生丢失的按价赔偿。
第六章 办公用品配置说明
第二十条 配置说明:
一、办公资产(办公桌椅、复印机、数码相机等)配置标准参照文件配置标准执行。【见附件一】
二、电脑、打印机、文件柜等办公用具以及非消耗类文具用品(计算器、订书机、文件架、起钉器等)配置标准【见附件二】。
三、消耗类文具用品(如打印纸、工作手册、会议记录本、中性笔等)配置标准【见附件二】,其他消耗类文具用品按照经济、节约的原则按月度提报,办公室审
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