整机收货管理制度.doc

整机收发货管理制度 为规范整机发货的管理，使整机发出、收回中避免出现混乱现象，根据公司实际情况，特制定本管理制度。 整机收发货的原则 销售合同发货的机器，必须经总经理签字，方可发货。 试用和演示的机器，必须经市场部经理签字，方可发货。 返修和替换发货的机器，必须经应用技术部经理签字，方可发货。 《发货申请单》表格的内容必须填写完整，符合要求，方可发货；如若暂不知道发货地点等必须后续补充完整，以便机器整体管理。 如果发货手续不符合发货原则的，发货人员不得发货，否则，责任自负。 收货人员在收到机器时应认真检查机器的完整性，确认后，方可收货。 收货人员在收到货后应及时办理收货手续，将机器入库，不得拖延，否则，责任自负。 发货流程 市场部根据实际情况详细填写《发货申请单》，填好后交部门领导签字。 将批准的《发货申请单》交生产部，通知生产部进行发货。 生产部准备相关资料、线包和机器进行装箱，市场部检验、签收。复印《发货申请单》，两个部门各一份。 市场部需准备一份《收货单》，并将内容填写完整；若是货运发货时应该将《收货单》和机器一起寄出。 整机发出后市场部应及时填写好《机器出厂登记表》。 收货流程 市场部检查、签收货后，应认真检查发货地址和机器编码是否和发货时一一对应，并填写好《机器入厂登记表》。 将机器交给生产部，生产部收到机器后应认真复查机器后再签收。然后将机器入库，并进行入库登记。 市场部和生产部收到货后，再注销更新整机管理电子档和纸质档。 货运发货 市场部和生产部完成发货流程后由市场部送到货运站发货，留存《货运详情单》和发票。 市场部应及时通知收获单位注意查收货物，并要求对方在《收货单》上面签字、盖章后回传。 市场部收到客户回传的《收货单》后复印一份给生产部。 市场部留存《快运详情单》操作联和发票，填写报账申请单，交部门领导签字后，到财务部门报销。 自带发货 销售工程师自带发货时，需填写《收货单》。 销售工程师让客户在《收货单》上签字、盖章后带回。交市场部。 市场部复印一份客户签收的《收货单》给生产部。 市场部将客户签收的《收货单》与《发货申请单》订放在一起备查。 收发货管理 同时发送多台机器时，市场部和生产部应将机器编码与收货地址一一对应起来并添加标示在机器外壳上以示区别，如若中间出现纰漏由两个部门共同承担责任。 整机发出和收到后，市场部和生产部应各自及时更新注销整机管理电子档和纸质档。 每个月末市场部和生产部共同盘点库房。 生产部填写盘点报表交给市场部，市场部审核盘点报表。 经部门领导审核后，市场部将报盘点报表交给总经理审核。